O Papel Da Organizacao Nos Diferentes Estagios da Comunidade de Pratica

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    19-Oct-2014

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O papel da organizao nos diferentes estgios da Comunidade de Prtica-juniors TerraForum Consultores 1 Discute o papel das organizaes para garantir o sucesso de suas comunidades de prtica e em todos os seus estgios. Para isso, apresenta e explica os pontos principais relacionados s Comunidades de Prtica: potencial, expanso, maturidade, sustentao, e transformao. ! "# As comunidades de prtica so partes vivas da organizao e precisam ser cultivadas. Como plantas, crescem e se desenvolvem sozinhas, mas para isso necessitam de solo, gua e luz apropriados. As organizaes devem apoiar o processo de desenvolvimento das comunidades de prtica tomando muito cuidado para que esse apoio no dissolva seu carter de auto-organizao. Ainda assim, ela pode promover um ambiente favorvel criao e ao desenvolvimento dessas comunidades, fornecendo suporte necessrio, legitimando a participao de seus membros e reconhecendo sua importncia estratgica para a organizao. Porm, cada fase possui caractersticas e demandas especficas, que a organizao deve entender para que possa tomar as aes apropriadas e prever problemas futuros. Este artigo tem como objetivo mostrar o papel das organizaes nos diversos estgios de uma comunidade, proposto por Etienne Wenger, para que auxiliem obter o resultado esperado: Potencial Expanso Maturidade Sustentao Transformao Fase 1 Potencial As comunidades comeam a existir como pequenas redes imprecisas de pessoas com questes e necessidades similares. Nessa fase, os indivduos descobrem objetivos e interesses comuns e comeam as discusses para a formao de uma nova comunidade. O principal papel da organizao nesta fase identificar estes grupos e ajud-los a se constiturem como uma comunidade de prtica. Outra maneira de atuar seria primeiro estabelecer, a partir da estratgia, domnios de conhecimento que so fundamentais para enfrentar problemas crticos do negcio ou ampliar seu nvel de conhecimento, para s depois identificar as pessoas. A organizao deve mostrar os ganhos de curto e longo prazo que tanto a organizao quanto os indivduos obtero com a formao de comunidades para TerraForum Consultores 2 $%&'((%&)*&+ ganhar seu engajamento. Alm disso, a organizao deve ajudar a estabelecer o escopo do domnio de conhecimento, que deve ser ao mesmo tempo importante ao negcio e apaixonante para os membros. O domnio tambm deve ser abrangente o suficiente para trazer novos membros e idias, mas estreito o suficiente para despertar o interesse nos tpicos discutidos. Tambm necessrio encontrar pessoas e especialistas interessados pelo tpico e construir relacionamentos entre os membros. Identificar demandas comuns de conhecimento em suas prticas e comear por um assunto ou projeto cativante auxilia para o seu sucesso inicial. Principalmente nessa primeira fase, a comunidade torna-se mais dependente da atuao de um lder, que quem direcionar a construo dos valores da comunidade, estimulando a participao, colaborao e troca de conhecimentos. Seu papel construir redes de confiana entre os membros para que a comunidade possa se consolidar e alcanar as outras fases. Fase 2 Expanso Nesta segunda fase a comunidade comea a tornar-se mais ativa, as pessoas comeam a identificar o valor de se tornarem engajadas nas atividades de aprendizado, e a comunidade e suas fronteiras comeam a ser moldadas. Nessa fase a comunidade precisa negociar com a organizao o seu reconhecimento e sua relao com o contexto estratgico, para que ela possa obter o suporte necessrio durante sua existncia. Alm disso, preciso que se torne claro para as pessoas como as comunidades se encaixam no seu dia-a-dia na empresa e necessrio que a sua participao seja reconhecida pela organizao para que elas se sintam motivadas a participar. Outra prtica que pode facilitar a continuidade do projeto o mapeamento do fluxo e das relaes entre os conhecimentos, pois assim na prxima fase quando as pessoas comearam a aderir comunidade, elas iro possuir uma rpida e fcil visualizao de todas as suas possibilidades dentro da comunidade. Podendo assim decidir se desejam ou no fazer parte dela. Fase 3 Maturidade Um erro freqente das empresas que incentivam comunidades de prtica achar que no precisam mais dar grande suporte para estas quando atingem o estgio da maturidade. Este pode ser - e na maioria das vezes acaba sendo - um dos principais motivos para a queda da atividade de muitas comunidades que atingem essa fase. A comunidade, neste estgio, ganha respaldo e reconhecimento da organizao como um todo e comea a ter um crescimento sustentvel do nmero de membros. Isso poderia ser o suficiente para a empresa pensar que esta fase de maturidade um tempo de estabilidade e TerraForum Consultores 3 que podem aos poucos, deixar de dar suporte. Como pessoas, as comunidades mudam e crescem durante sua maturidade tanto quanto em sua formao. Tal mudana ainda mais complexa uma vez que se aumenta a responsabilidade e tambm a diversidade entre os membros. Uma comunidade que antes no passava de pequenos encontros informais pode agora contemplar um grande nmero de colaboradores, agregando diversas pequenas comunidades. Assim, sofrem uma grande expanso simultnea do seu domnio, dos seus membros e principalmente das suas prticas. As necessidades de cada membro so cada vez mais diferentes entre si, principalmente na dualidade formada entre novos membros e membros antigos. necessrio assim, estar sempre reavaliando o escopo do domnio e suas fronteiras de conhecimento. A tenso entre os membros pode ser bem forte. Comunidades nesta fase muitas vezes necessitam de reorganizaes, nascendo a necessidade de um grande suporte da organizao. Como grandes desafios dessa fase, podemos destacar algumas grandes necessidades. O grande crescimento do nmero de membros traz a necessidade de uma maior rotinizao dos processos de entradas, de modo a diminuir as barreiras para novos associados. Consequentemente, a comunidade precisa criar um repositrio de conhecimento bem organizado, de modo a facilitar o acesso a discusses passadas, no ocorrendo na duplicidade de informao. Neste ponto, sugerida a definio de papeis especficos dentro da comunidade para esta funo, como bibliotecrios, alm de ferramentas tecnolgicas que facilitem o resgate da informao. Alm disso, a comunidades deve reafirmar seu foco estratgico, no caindo para assuntos mais bsicos j discutidos no passado. Os coordenadores precisam neste ponto estar conectados com os membros de modo a garantir que suas necessidades continuam se cruzando. Fase 4 Sustentao Nesta fase a comunidade j no possui um engajamento to intenso de seus membros, mas ela continua viva como centro de conhecimento, e principalmente atravs dos contatos pessoais ainda existentes e da prtica compartilhada durante as outras fases. justamente por esse motivo que a comunidade no pode ser deixada de lado. Nesse momento importante mant-la atravs de aes que dem motivao para os membros continuarem envolvidos e que busquem o equilbrio entre a abertura da comunidade para novas idias e o conhecimento j consolidado. Para conseguir lidar com essas questes a organizao deve agir em duas frentes. A primeira frente diz respeito renovao e legitimao da comunidade, por meio da entrada de novos membros, da criao de grupos para discutir os rumos e direcionamento da comunidade, recrutamento ativo de novas pessoas para o grupo central de especialistas, desenvolvimento de novas lideranas, acompanhamento do ingresso de novos membros e, principalmente, atravs da reafirmao de sua importncia estratgica para a organizao formal, e sua capacidade de participar da definio dos rumos que ela pode percorrer. A segunda frente buscar o equilbrio entre as idias j assimiladas e novas. Para isso interessante criar relacionamentos e benchmarks fora da organizao, trazendo novas perspectivas, novas discusses e motivando os membros retomarem os TerraForum Consultores 4 estudos de pontos tomados como consenso para a comunidade. Fase 5 Transformao Ao longo da existncia da comunidade, novos interesses surgiram e novos laos se formaram entre as pessoas, e inclusive entre comunidades. natural que a motivao e o engajamento das fases iniciais j no sejam o mesmo, pois novos caminhos tendem a ser criados. Nessa fase, a comunidade no essencialmente importante na vida de seus membros, mas ainda reconhecida como parte de suas identidades, atravs de histrias, da preservao dos seus artefatos e da reunio de documentos que ressaltem sua existncia. O papel da organizao nessa fase o de preservar a memria da comunidade, atravs de histrias, documentos, discusses e artefatos produzidos ao longo do processo. Alm disso, a organizao deve dar o suporte necessrio para que seus membros continuem em contato, atravs de reunies peridicas e da manuteno de seu espao virtual. Por fim, a organizao deve facilitar e direcionar a sada dos membros da comunidade, oferecendo novas oportunidades e temas e aproximando pessoas com interesses ou problemas semelhantes para a formao de novas comunidades. Consideraes Finais As comunidades possuem caractersticas diferentes em cada fase, e cada comunidade especificamente assume uma gama de caractersticas prprias, de acordo com a cultura de seus membros, tipo de organizao em que est instalada, foco estratgico, tipo de relacionamento entre seus membros, etc. Assim, cabe organizao no tentar burocratizar demais essas comunidades, e nem tampouco forar situaes tentando acelerar ou frear o surgimento de novas fases. Por exemplo, a nomeao de um lder na etapa de transformao possivelmente no ter efeito algum sobre a comunidade, mas na fase potencial de extrema importncia. importante que a comunidade esteja sempre negociando seu valor estratgico para a organizao, utilizando a estrutura formal para que possa se comunicar com a organizao e com outras comunidades, dentro e fora dela, criando assim sua identidade. * * * David Kato consultor associado TerraForum. Seu email david@terraforum.com.br * * * Felipe Fioravante consultor jnior associado TerraForum. Seu email felipe@terraforum.com.br * * * Paulo Floriano consultor associado TerraForum e atua tambm como design grfico e para web. Seu email paulo@terraforum.com.br * * * Rafael Fraga consultor jnior associado TerraForum. Seu email rafael@terraforum.com.br * * * Wagner T. Cassimiro consultor associado TerraForum e membro fundador da Gesto, ONG que presta consultoria voluntria em gesto para organizaes do terceiro setor. Seu email wagner@terraforum.com.br TerraForum Consultores 5 ,!De Casco Lagartixa Comunidades de Prtica: conceitos, resultados e mtodos Gesto do Conhecimento em Comunidades de Prtica ,-.!-/, A TerraForum Consultores uma empresa de consultoria e treinamento em Gesto do Conhecimento (GC) e Tecnologia da Informao. Os clientes da empresa so, em sua maioria, grandes e mdias organizaes dos setores pblico, privado e terceiro setor. A empresa atua em todo o Brasil e tambm no exterior, tendo escritrios em So Paulo, Braslia e Ottawa no Canad. dirigida pelo Dr. Jos Cludio Terra, pioneiro e maior referncia em Gesto do Conhecimento no pas. Alm disso, conta com uma equipe especializada e internacional de consultores. 0123,45-/#-!!, !0. Gesto do Conhecimento e E-learning na Prtica Portais Corporativos, a Revoluo na Gesto do Conhecimento Gesto do Conhecimento - O Grande Desafio Empresarial Gesto do Conhecimento em pequenas e mdias empresas Realizing the Promise of Corporate Portals: Leveraging Knowledge for Business Success Gesto de Empresas na Era do Conhecimento