A preservao digital na biblioteca universitria. um estudo de caso

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A Preservao Digital na Biblioteca Universitria: Um Estudo De Caso

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  • 1. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 20141A PRESERVAO DIGITAL NA BIBLIOTECA UNIVERSITRIA: Um estudo de casoGT 5 Organizao e Representao da Informao e do ConhecimentoModalidade: Apresentao OralANDRADE, Murilo Rocha1SANTOS, Fernando Bittencourt dos2RESUMOApresenta como tema a preservao de documentos digitais no contexto de uma biblioteca universitria. Tem como objetivo geral avaliar a efetividade das estratgias de preservao da informao digital adotadas pela Biblioteca Central da Universidade Federal de Sergipe. Constituem-se objetivos especficos: compreender o que a preservao digital, seus conceitos, finalidades e importncia na atual sociedade da informao; identificar as estratgias usadas pelos profissionais que atuam nas bibliotecas para promover a preservao digital e buscar solues para os possveis problemas da poltica de preservao digital adotada pela BICEN/UFS. A metodologia utilizada, quanto aos procedimentos foi o estudo de caso com a aplicao de um questionrio direcionado a chefe da BICEN/UFS e o levantamento bibliogrfico. Quanto abordagem do problema, foi adotada a pesquisa qualitativa para a apresentao dos resultados, onde estes ltimos foram analisados luz da literatura sobre o tema do trabalho. Foi constatado que existe uma preocupao da bibliotecria com a preservao digital dos documentos, bem como as questes que norteiam essa prtica na unidade de informao, embora muita coisa precise ser feita no que tange a questo. So propostas solues para estas dificuldades, visando otimizar a preservao de documentos digitais que a Biblioteca possui. Espera-se que este estudo possa trazer significativas contribuies ao campo da Biblioteconomia, em especial a linha de pesquisa Informao & Tecnologia e que suscite outras discusses sobre este tema.Palavras-chave: Preservao digital. Documentos digitais. Poltica de preservao digital. Biblioteca Central da Universidade Federal de Sergipe.ABSTRACTPresents as its theme the preservation of digital documents in the context of a university library. Aims at evaluating the effectiveness of strategies for preserving digital information adopted by the Central Library of the Federal University of Sergipe. Specific objectives are to: understand what is digital preservation, their concepts, aims and importance in the current information society, to identify the strategies used by professionals working in1 Graduando em Biblioteconomia e Documentao pela Universidade Federal de Sergipe.2 Docente do curso de Biblioteconomia e Documentao da Universidade Federal de Sergipe. E-mail: fernandoubatuba@hotmail.com

2. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 20142libraries to promote digital preservation and seek possible solutions to policy problems digital preservation adopted by BICEN/UFS. The methodology, as to the procedures was the case study with a questionnaire directed to chief BICEN/UFS and literature. How to approach the problem, qualitative research was adopted for the presentation of the results, where the latter were analyzed in light of the literature on the subject of the work. It was found that there is a concern with the librarian digital preservation of documents, as well as questions that guide this practice in information unit, but much needs to be made regarding the question. We propose solutions to these difficulties, in order to optimize the preservation of digital documents that the library has. It is hoped that this study will bring significant contributions to the field of librarianship, especially the research line "Information & Technology" and inspire other discussions on this topic.Keywords: Digital Preservation. Digital documents. Digital preservation policy. Central Library of the Federal University of Sergipe.1 INTRODUOAs tecnologias modernas criaram novas possibilidades e facilidades na vida em sociedade. No mbito da Cincia da Informao facilitou o acesso aos estoques informacionais de rgos pblicos e empresas privadas. Alm disso, houve um barateamento da produo, edio e distribuio da informao em formato digital por causa da Internet. Estas facilidades geraram uma produo de informao digital, tanto de vdeos, msica, imagens e textos, maior que a capacidade de preservar o acesso a elas.Vrios especialistas, como Sayo (2006) e Reagan (2009) apontam para o risco de a humanidade contrair uma amnsia digital, tendo informaes ricas sobre a nossa histria e cultura atuais irremediavelmente perdidas. Muitas informaes consideradas tesouros digitais pela Unesco j foram irremediavelmente perdidas, como por exemplo, a primeira mensagem eletrnica enviada por cientistas do Massachusetts Institute of Technology (MIT), em 1964.Esta preocupao com a preservao dos documentos digitais, segundo Rios (2007, p. 12), j no se limita mais aos profissionais de informao, se estende a muitos rgos empresariais ou privados, que buscam estabelecer polticas que protejam seu patrimnio digital de seus documentos eletrnicos, de acordo com as suas necessidades.Graas a isso, a questo da preservao digital vista como o principal desafio do sculo XXI para os profissionais da informao por especialistas como Ferreira (2011), Arellano (2004) e Lopes, Cardoso e Moreira (2002). 3. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 20143Esta pesquisa visa o estudo e a avaliao de estratgias de preservao da informao digital na Biblioteca Central da Universidade Federal de Sergipe. As informaes que fundamentam este trabalho provm da anlise das tcnicas de preservao digital adotadas por ela.Apresenta como objetivos especficos: compreender o que a preservao digital, seus conceitos, finalidades e importncia na atual sociedade da informao; identificar as estratgias usadas pelos profissionais que atuam nas bibliotecas para promover a preservao digital e buscar solues para os possveis problemas da poltica de preservao digital adotada pela Biblioteca Central da Universidade Federal de Sergipe.2 PRESERVAO DIGITALA preservao digital vista por especialistas como Arellano (2009) e Ferreira (2006) como um dos grandes desafios do sculo XXI para os profissionais da informao. Se durante os ltimos anos do sculo XX apenas as bibliotecas, os arquivos, os centros e institutos de pesquisa produziam contedo digital relevante, hoje at pessoas comuns contribuem para a exploso informacional com seus prprios sites e blogs.Cunha (1999,p.268) atenta para o risco das informaes digitais se perderem:Nos ltimos anos duas das funes bsicas das bibliotecas esto sofrendo perigo de extino: a proviso de acesso informao e a preservao do conhecimento para futuras geraes. Atualmente muitas colees digitais importantes esto sendo construdas fora das bibliotecas por diferentes organizaes, ou sendo publicadas diretamente na Internet. Com o aumento da produo de informao em formato digital, tem sido questionada cada vez mais a importncia de se ter garantida a sua disponibilizao e preservao por longos perodos de tempo. Essa preocupao envolve tanto os produtores dos dados quanto os rgos detentores dessa informao. No incio, as prticas relacionadas com a preservao digital estavam baseadas na ideia de garantir a longevidade dos arquivos, mas essa preocupao agora est centralizada na ausncia de conhecimento sobre as estratgias de preservao digital e o que isso poder significar na necessidade de garantir a longevidade dos arquivos digitais.A evoluo tecnolgica sempre esteve presente na vida do homem, influindo no seu modo de pensar e de viver. Desde os mais rudimentares instrumentos de pedra na Pr-histria at as mais complexas ferramentas para explorar o universo, os avanos tecnolgicos seguiram um ritmo cada vez mais acelerado. 4. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 20144Este crescimento gil, porm, no veio sem problemas. A Internet, inicialmente uma rede voltada apenas para o uso de pesquisadores e jovens universitrios para disseminar quase que imediatamente suas pesquisas, abriu-se ao mundo. Segundo estimativas da Unio Internacional de Telecomunicaes (UIT) cerca de 2,7 bilhes de pessoas, mais de um tero da populao mundial, j tem acesso Internet. A facilidade de acesso as informaes online permitiu cada vez mais ampla difuso de informao digital no mundo moderno. Jornais consagrados no mundo impresso, como o Washington Post, j ensaiam os primeiros passos para migrar totalmente para o mundo virtual. Editoras lanam verses digitais de suas obras. O New York Times j disponibiliza seus arquivos na internet para todos os internautas, mesmo para quem no assinante do jornal. E alguns dos mais bem sucedidos blogueiros, como a Arianna Huffington, do The Huffington Post, e o Boing Boing (este ltimo se tornou clebre por ser o primeiro a expor que as liberdades civis nos Estados Unidos ps-atentado s Torres Gmeas estavam diminuindo paulatinamente), possuem mais prestgio que muitos veculos de mdia mais tradicionais.Segundo o autor americano Anderson (2005, p.7) j so mais de setenta mil blogs sendo criados por dia e a ferramenta de busca de blogs Technorati j rastreia a existncia de mais de cento e cinquenta milhes de blogs. Ademais, qualquer pessoa pode gerar novas informaes digitais com comentrios ou textos em sites prprios.A Internet rompeu diversos paradigmas e modificaram as relaes sociais, fazendo surgir um novo cenrio onde a informao se transformou no elemento chave. Desde seu surgimento, sua funo foi facilitar o acesso e o compartilhamento de informaes. Entretanto, com o passar do tempo, absorveu e gerou um volume informacional gigantesco e que jamais para de crescer, tornando-se um grande espao emaranhado de informaes interconectadas desprovidas de qualquer senso de organizao.Segundo Bawden e Robinson (2008, p.4) esta grande quantidade de informao disponvel pode ser para muitos usurios mais um obstculo do que um auxlio. Nadaes (2007, p. 21), o excesso de informao est associado perda de controle sobre a informao e inabilidade em usar efetivamente a informao.A Web um espao que se torna mais desorganizado sempre que se torna mais rico em informaes. Uma das razes disso capacidade ilimitada da rede, ou seja, no h limites 5. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 20145para estocagem de informaes. Por causa disso, surgem milhares de informaes replicadas ou que no atendem a necessidade do usurio, excedendo a capacidade humana de percorr-lo e explor-lo, ocasionando assim uma tarefa que demanda bastante tempo para que as pessoas acessem e processem a informao que procuram. Exemplos disso podem ser tirados do prprio site de buscas Google, que retorna ao usurio milhares de resultados.No final do sculo XX se percebeu a necessidade e as dificuldades de se tentar preservar esse crescente mar de informaes. Embora um documento digital possa ser copiado um nmero incontvel de vezes sem perder a qualidade, o acesso a este depende de um contexto tecnolgico para que possa ser consumido pelas pessoas. Ou seja, para serem lidos dependem de hardwares e softwares especficos. Por exemplo, hoje quase impossvel encontrar um aparelho capaz de ler as informaes de fitas VHS e os leitores de disquete so cada vez mais raros.Alm da obsolescncia dos suportes fsicos, todo tipo de arquivo tem que respeitar as regras de um determinado formato. medida que os softwares passam para novas verses deixam de abrir adequadamente arquivos de verses anteriores.Outro problema o desgaste natural do suporte fsico da informao. Assim como o papel, a superfcie metlica magnetizada se desintegra e pode se tornar irrecupervel. Alm disso, h ainda os efeitos da temperatura, umidade, poluio e ameaas biolgicas; os danos provocados pelo uso indevido e as catstrofes naturais.Alm disso, h ainda o problema do direito autoral. Toda obra intelectual, seja ela digital ou no, independente de seu formato de origem (papel, Internet, vdeo) tem a sua proteo vlida dentro de um perodo pr-determinado de tempo. O direito patrimonial tem sua validade at setenta anos aps a morte do autor, contados a partir de primeiro de janeiro do ano subsequente ao do seu falecimento. Para obras audiovisuais e fotogrficas a validade menor, sendo de setenta anos, contados a partir de primeiro de janeiro do ano seguinte divulgao do trabalho. (MARTINS FILHO, 1998, p.185- 186).Com um fluxo to grande de documentos na Internet, como softwares, artigos e vdeos quase impossvel checar a autoria deles, permitindo que pessoas mal intencionadas faam uso de propriedade intelectual alheia sem dar o devido crdito. A prpria facilidade de copiar 6. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 20146e distribuir dos documentos digitais facilitou a violao dos direitos autorais e o aumento considervel do plgio.Este um problema que ainda no tem soluo, devido grande dificuldade em estabelecer uma relao entre a tecnologia e as leis do direito autoral, surgindo a necessidade de se reformular e adequar a Lei do Direito Autoral, visando atender s necessidades dos autores independente do formato das obras. (RIOS, 2007, p. 26).A questo do direito autoral se divide em dois pontos bsicos. O moral, que garante que o autor tenha seu nome mencionado na divulgao de sua obra e o respeito integridade dele, alm do poder de modific-la ou retir-la de circulao. E o patrimonial, que se destina a controlar as relaes jurdicas da utilizao econmica das obras. (PIMENTA, 2008, p.43-47).Em 2003, a UNESCO apresentou uma carta sobre a preservao do patrimnio digital, reconhecendo que os recursos informacionais esto cada vez mais sendo produzidos e mantidos em formato digital, se preocupando com o seu acesso permanente. Na carta, estabeleceu alguns princpios para os pases membros desenvolverem polticas de preservao.A preservao digital consiste nas tcnicas e estratgias adotadas para garantir que a informao digital permanea acessvel e autntica no futuro, independente das mudanas tecnolgicas. Segundo Ferreira (2006, p. 12) designa-se, assim, por preservao digital o conjunto de atividades ou processos responsveis por garantir o acesso continuado a longo- prazo informao e restante patrimnio cultural existente em formatos digitais.O interesse em desenvolver este trabalho surgiu a partir da leitura de textos relacionados ao tema, como a dissertao de Innarelli (2006) sobre a preservao de documentos digitais, a dissertao de Corra (2010) que aborda a integridade dos documentos digitais e o artigo voltado para os desafios de se construir uma Biblioteca Digital de Cunha (1999).As bibliotecas no so apenas lugares dedicados a armazenar livros e papis. O que elas armazenam so informaes que representam um patrimnio cultural e histrico para a humanidade, e que por isso deve ser preservado continuamente.Pode-se definir as bibliotecas como um lugar de memria e de preservao do patrimnio documental, considerando-a como um espao dinmico e vivo tendo como uma 7. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 20147das tarefas fundamentais colecionar, proteger, inventariar e, finalmente, tornar acessvel a herana da cultura escrita. (ANDRADE, 2009, p. 26).Para preservar a informao que a biblioteca gerencia, seja ela eletrnica ou analgica, se faz necessrio que os profissionais da informao estudem estratgias e medidas para encontrar as melhores solues para preservar o acervo. Ou seja, para manter estes arquivos preciso que as bibliotecas desenvolvam polticas de preservao.O real papel do bibliotecrio tornar disponvel todas as informaes que supram as necessidades de sua comunidade, escolhendo para isso o meio que melhor facilitar essa disponibilidade. E muitos dos princpios centrais da preservao, desenvolvidos no universo analgico, podem ser transportados para o universo digital, de forma a dar prosseguimento ao essencial desempenho da administrao e dos servios. (FERREIRA, 2011, p. 9).As bibliotecas universitrias, sejam pblicas ou privadas, representam um grande papel para o desenvolvimento acadmico e cientfico, servindo como intermedirio entre o universo da produo intelectual registrada pela universidade e as necessidades de informao de seus alunos e professores. Entretanto, esse intermdio pode ser prejudicado se as instituies no abrirem os olhos para a preservao da informao digital, no desenvolvendo polticas para alcanar este objetivo. A biblioteca universitria, como aponta Bores (2004, p.12), tem que estar completamente atualizado com o novo cenrio da tecnologia:A biblioteca universitria (SU) tem que no apenas saber que vive num mundo "virtual", mas inserir-se nele. Seus produtos e servios devem estar nas pginas da Internet, ela prpria deve ter sua pgina, atualizada constantemente, de modo a inspirar confiana nas informaes ali contidas por parte dos usurios. Servios relacionados a intercmbio bibliotecrio precisam ser repensados no sentido de tornarem-se ainda mais "competitivos", pontuais e satisfatrios, de modo que nem o usurio perca tempo esperando algo que no era o desejado, nem gastar seu tempo com contedos que no queria.Dentre as bibliotecas brasileiras j existem vrios exemplos de universidades que disponibilizam seus acervos em formato digital. o caso do catlogo on-line da Universidade de So Paulo, da biblioteca de teses, dissertaes e livros eletrnicos da Universidade Estadual de Londrina, da biblioteca de teses e dissertaes Universidade Federal do Rio Grande do Sul e do repositrio institucional da Universidade Federal do Cear, entre outros. 8. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 20148A importncia desta pesquisa vem da necessidade de conferir se existe de fato uma poltica de preservao digital em uma das maiores bibliotecas universitrias do estado de Sergipe, a BICEN/UFS, e se sim quais os aspectos abordados por ela, seus pontos fortes e pontos fracos, no que concerne preservao digital.3 PROCEDIMENTOS E MTODOSEsta pesquisa, quanto aos procedimentos, empregou a metodologia de estudo de caso. Segundo Farias (2007, p. 28) estudo de caso : Toda pesquisa, caracterizada como um estudo aprofundado de um ou poucos objetos, e cujos dados sejam obtidos a partir de um contexto real, pode ser enquadrada como estudo de caso.Na concepo de Vergara (2009, p. 44),Estudo de caso o circunscrito a uma ou poucas unidades, entendidas essas como pessoa, famlia, produto, empresa, rgo pblico, comunidade ou mesmo pas. Tem carter de profundidade e detalhamento. Pode ou no ser realizado no campo.Foi realizado tambm o levantamento bibliogrfico em fontes impressas e eletrnicas disponveis na BICEN/UFS, bases de dados, dando como exemplo a Brapci, Lisa, Web of Science, Domnio Pblico e Scielo bem como o acesso e utilizao da Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertaes (BDTD). Aps o levantamento, foi feita a seleo e documentao do material pertinente ao tema desse trabalho de pesquisa.Como instrumentos de coleta de dados aplicamos um questionrio com 11 (onze) questes, divididas em fechadas, semi-abertas e abertas. sendo que quanto abordagem do problema foi adotada a pesquisa qualitativa para a apresentao dos resultados, onde estes ltimos foram analisados luz da literatura sobre o tema do trabalho. O questionrio foi enviado por e-mail e respondido pela Bibliotecria Chefe da BICEN/UFS. A construo do questionrio foi baseada na literatura sobre o tema Preservao Digital (CORRA, 2010; BORES, 2004; MUNHOZ, 2011).Os questionrios so instrumentos de coletas de dados muito utilizados para o levantamento de informaes e devem ser organizados e sistematizados, tendo como meta alcanar os objetivos propostos. 9. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 201494 ANLISE E DISCUSSO DOS RESULTADOSPrimeiramente foi perguntado se a gesto do acervo era centralizada ou descentralizada. A diretora afirmou que a gesto era centralizada, ou seja, as decises so tomadas pelo prprio administrador da Instituio.Em toda organizao, a deciso de centralizar ou descentralizar deve ser tomada aps a anlise de uma srie de fatores, inclusive tipo, tamanho e objetivos da organizao, a localizao geogrfica, alm de recursos humanos e materiais disponveis. Como aponta Miranda (1976, p. 253.), a centralizao a alternativa mais correta para uma instituio do porte da Biblioteca Central: a administrao centralizada resulta da necessidade de manter o controle e exercer a coordenao sobre as atividades de um empreendimento de grande porte.A segunda pergunta pretendeu verificar se a biblioteca possua uma poltica de preservao de documentos digitais. A poltica deve definir para cada tipo de documento digital as aes e estratgias para garantir sua integridade e autenticidade. A Biblioteca Central ainda no possui uma poltica de preservao digital, apenas estratgias que visam resolver os principais problemas pela gesto do acervo digital. Como demonstra Bores (2004), a Biblioteca Central j deu um importante passo para implantar de vez a preservao digital, pois se presume que das bibliotecas que no tenham polticas de preservao digital, no futuro estas no apresentaro itens bibliogrficos digitais em seus acervos. Pois, como diz a autora, a poltica, ainda que no formalizada, o estgio inicial para a preservao.Segundo Arellano (2004, p. 25), a forma mais eficaz de garantir o armazenamento e o uso da informao digital por grandes perodos de tempo a imediata implementao de polticas de preservao digital.Entendemos a digitalizao como um processo de converso dos documentos arquivsticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binrios, denominadas de bits - que so 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados. (CONARQ, 2010, p.5). 10. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 201410Como j dito anteriormente, a tecnologia digital abriu uma nova gama de possibilidades para as instituies de informao. Uma delas a oportunidade de digitalizar o acervo, difundindo assim o seu acesso, permitindo o acesso remoto e simultneo mesma fonte de informao, e contribuindo para a preservao, j que consequentemente limita o manuseio dos documentos originais.Segundo o CONARQ (2010, p.4):A adoo de um processo de digitalizao implica no conhecimento no s dos princpios da arquivologia, mas tambm no cumprimento das atividades inerentes ao processo, quais sejam a captura digital, o armazenamento e a disseminao dos representantes digitais. Isto quer dizer que os gestores das instituies arquivsticas e os demais profissionais envolvidos devero levar em considerao os custos de implantao do projeto de digitalizao, compreendendo que um processo como este exige necessariamente um planejamento com previso oramentria e financeira capazes de garantir a aquisio, atualizao e manuteno de verses de software e hardware, a adoo de formatos de arquivo digitais e de requisitos tcnicos mnimos que garantam a preservao e a acessibilidade a curto, mdio e longo prazos dos representantes digitais gerados. Devido natureza complexa de um ambiente tecnolgico de rpidas mudanas e, em geral, de custos elevados para sua implementao e manuteno, sugere-se elaborar projetos cooperativos com outras organizaes possuidoras de infraestrutura tecnolgica e pessoal especializado, que ofeream estrutura tecnolgica adequada captura digital, ao acesso e ao armazenamento com garantias de segurana e preservao em longo prazo.Como a digitalizao uma ferramenta extremamente importante para difundir e preservar documentos, chegando a ser enfatizado por Bores (2004, p. 100) como uma das primeiras aes a ser tomadas para iniciar a preservao digital pela maioria das unidades de informao e at mesmo por empresas privadas e organizaes pblicas. Foi perguntado se a Biblioteca Central digitalizava algum tipo de documento, o qual foi respondido que apenas as teses e dissertaes mais antigas da Universidade Federal de Sergipe estavam sendo convertidas para o formato digital, por meio de um escner, e disponibilizadas via Internet na Biblioteca Digital de Teses e Dissertaes da UFS (BDTD UFS).Quando perguntado se a Biblioteca tambm reproduzia documentos para outros formatos verificou-se que cpias de artigos de peridicos so tambm disponibilizadas on-line em seu catlogo. Esta pergunta pretendia avaliar se a necessidade de disponibilizar cpias do acervo j era uma preocupao latente na Instituio e, se sim, se j havia um critrio de seleo para selecionar o que deveria ser copiado. 11. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 201411Como indica Munhoz (2011, p. 28), a unidade de informao deve estabelecer estratgias para regular os formatos dos arquivos aceitos no acervo e avaliar os riscos destes formatos se tornarem obsoletos no futuro. Desta forma, planejando providncias como a migrao para novos formatos ou a emulao dos formatos antigos.No existe ainda consenso sobre a melhor estratgia de preservao, existem, sim, muitas sugestes e relatos de instituies estrangeiras que esto experimentando propostas, analisando os resultados obtidos, as dificuldades e solues adotadas. No Brasil, aparentemente faltam relatos do gnero. A maioria deles descreve projetos de digitalizao, criao de sites ou repositrios para possibilitar o acesso ao patrimnio, o que parece ser a prioridade, ou seja, os relatos no costumam detalhar a estrutura, as estratgias de preservao adotadas nem as rotinas do gerenciamento. (CORRA, 2010, p. 65).A quinta pergunta foi feita para averiguar se a unidade de informao tem estratgias bem definidas de preservao de documentos digitais. A estratgia adotada se resume a um backup dos dados da instituio presentes nos programas utilizados por ela, como o Pergamum, BDTD (Biblioteca Digital de Teses e Dissertaes) e o Repositrio Institucional da UFS (RIUFS) feito pelo servidor do Centro de Processamento de Dados da Universidade Federal de Sergipe.Ainda no existe na Biblioteca Central nenhuma estratgia caso os hardwares ou softwares se tornem obsoletos, nenhuma ao definida caso um dia se faa necessrio realizar a migrao ou a emulao dos documentos digitais para que estes possam se manter acessveis aos usurios.As leis de direitos autorais tambm se aplicam ao meio eletrnico, com o agravante de que com o fluxo de documentos cada vez maior torna-se impossvel verificar a autoria correta de todos os documentos digitais. Tendo isso em vista foi questionado se as leis de direito autoral so empecilho para o desenvolvimento de atividades de preservao digital. A diretora da Biblioteca Central afirma que os direitos autorais limitam a quantidade de trabalhos acadmicos e cientficos que a Instituio pode disponibilizar na rede, porque necessria a autorizao a partir de um formulrio assinado pelos prprios autores dos trabalhos. Apenas depois de assinada a autorizao o trabalho acadmico disponibilizado no Repositrio Institucional da UFS. 12. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 201412Sobre a questo mencionada anteriormente, Silva (2010, p.07) afirma que:[...] a tecnologia tornou-se uma ferramenta de grande utilidade na preservao de acervos em bibliotecas. O texto que no puder ser restaurado ou que deva ser protegido dos meios fsicos que o deteriora, pode ser digitalizado e preservado para o futuro, bem com os acervos digitais, cuja preservao depende de cpias, de segurana e para atualizao tecnolgica.Quanto integridade e autenticidade dos documentos digitais as principais medidas utilizadas pela Biblioteca para garantir a validade dos documentos digitais, como os artigos disponibilizados pela instituio, so as credenciais do autor e da Instituio em que ele tem vnculo e do grupo de pesquisa apoio da CAPES, mas que ainda no existem critrios para verificar se com o passar do tempo ele permanece autntico e ntegro. Ou seja, ainda no h nenhuma medida que garanta que aps a indexao os documentos digitais no tenham passado por alteraes ilegais.O conceito de autenticidade est longe de ser consensual entre os profissionais da preservao. Este poder assumir significados consideravelmente diferentes consoantes comunidade que o manipula. Para um historiador um objeto autntico se a sua identidade e integridade no foram comprometidas, e se for possvel aferir que um objeto realmente aquilo que se prope ser. Esta definio pressupe que o seu contedo verdadeiro e que o seu contexto histrico se encontra devidamente identificado. Em suma, um objeto autntico se estiver conforme o original e se a histria de sua custdia tiver sido devidamente documentada ao longo do tempo. Do ponto de vista de um arquivista, a autenticidade de um documento no pressupe uma legitimao da sua veracidade ou at mesmo utilidade. Um arquivista preocupa-se, sobretudo, com a prova que um documento poder constituir. Este poder conter incorrees, erros ou at falsidades, mas isso no invalida a sua importncia como testemunho de que algo aconteceu. Um documento falsificado, por exemplo, pode ser considerado autntico uma vez que constitui prova de que algum falsificou um documento. (FERREIRA, 2006, p. 49).Fatores importantes a serem considerados pelos profissionais da informao so a obsolescncia dos programas e dos equipamentos de informtica e os danos provocados por agentes naturais como fungos, insetos, a luz, roubos, incndios, inundaes, vandalismo, entre 13. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 201413outros. Por isso essencial que as unidades de informao mantenham cpias de segurana para salvaguardar o seu acervo.A oitava pergunta demonstra que apesar da Biblioteca Central manter um backup dos programas parceiros Instituio, ainda no so feitas cpias para salvaguardar o prprio acervo. Para agravar esta situao, como demonstra a nona questo sobre a avaliao das estratgias de preservao digital, esta ltima ainda no realizada para que se possa comear a se buscar solues para este tipo de deficincia.Segundo a diretora da Biblioteca Central, as estratgias de preservao digital adotadas pela unidade de informao ainda no puderam passar por uma reviso, porque falta instituio um grupo de profissionais maior para dar conta desta atividade sem que os demais servios oferecidos pela Biblioteca fiquem prejudicados.Alm da falta de profissionais, outros problemas apontados pela diretora da Biblioteca Central para poder viabilizar com sucesso a preservao dos documentos digitais so a falta de uma verba definida para a preservao e a falta de ambientes climatizados e bem cuidados para tentar evitar que os suportes da informao digitais como CDs e DVDs, entre outros, sejam danificados. Como indica Munhoz (2011, p. 48- 49) ideal que haja pessoas especficas para exercer as funes da preservao digital, no apenas para no sobrecarregar os demais funcionrios, mas tambm para que se possa contar com uma equipe que esteja sempre disposta prioritariamente s atividades referentes aos documentos digitais.Como demonstra o resultado do questionrio, a Biblioteca Central da Universidade Federal de Sergipe ainda d os primeiros passos na preservao de documentos digitais. Mas para que continue avanando se faz necessrio que os gestores da Universidade percebam que cresce a cada dia a busca e o interesse dos usurios por este tipo de material, permitindo uma comunicao maior entre a biblioteca e o setor de recursos humanos, os departamentos financeiros e os de tecnologia da Universidade. De forma que os profissionais da informao possam contar com uma equipe dedicada exclusivamente preservao digital e investimentos nesta rea para que solues e estratgias para salvaguardar os documentos digitais sejam melhor elaborados. 14. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 201414Do contrrio, a biblioteca que hoje tida como a maior do Estado pode fechar seus olhos para toda uma nova forma de comunicao e informao hoje considerada essencial para a humanidade.5 CONSIDERAES FINAISO uso das ferramentas digitais trazem grandes possibilidades para auxiliar os servios das bibliotecas universitrias e salvaguardar os documentos para a posteridade. Essas instituies devem sempre se manter atualizadas para melhor apoiar o desenvolvimento cientfico e tecnolgico da instituio que vinculada, tanto na rea do ensino, quanto da pesquisa e extenso. Se inicialmente estas unidades de informao se serviam da tecnologia digital apenas para difundir informaes sobre as obras disponveis em seus acervos, hoje j passam a se servir de ferramentas digitais para armazenar, preservar e dar acesso aos itens bibliogrficos sob a sua custdia e at mesmo no gerenciamento das informaes que j nascem em meio digital e que esto sobre a posse da biblioteca.Desde a reviso de literatura tentou-se buscar o que est sendo pesquisado ou criado sobre a preservao digital, seja no Brasil ou no mundo. Conforme a pesquisa se aprofundava, ficava claro que, apesar de sua natureza relativamente recente a preservao digital j era uma grande preocupao para os profissionais da informao, em decorrncia da fragilidade das mdias utilizadas para salvaguardar a informao, as condies de acondicionamento, entre outros fatores. A tecnologia digital um meio que se mostra cada vez mais instvel e frgil, correndo riscos como a obsolescncia tecnolgica, o manuseio errado por parte dos usurios, a falsificao, entre outros.As estratgias de preservao de documentos digitais aqui descritas, embora no sejam universalmente aceitas, j representam a busca dos profissionais de informao ao redor do planeta por solues para evitar perdas de documentos digitais. Tambm foi observado que cada vez mais projetos de preservao digital so implantados nas bibliotecas universitrias do Brasil. Universidades como a UNICAMP, a Universidade Federal do Rio Grande do Sul, a UNIFESP, a PUC-RS e a USP j disponibilizam para seus alunos e professores suas prprias bibliotecas digitais de teses e dissertaes. 15. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 201415Tendo isso em vista, este trabalho foi realizado com o objetivo geral de verificar se a Biblioteca Central da Universidade Federal de Sergipe conta com uma poltica, estratgias e mtodos para tentar salvaguardar o acervo digital. Foi aplicado um questionrio respondido pela diretora da Biblioteca Central, onde se constatou que a preservao digital ainda uma tarefa que d seus primeiros passos na Instituio.Como foi apontado pelo questionrio o prprio ritmo acelerado de trabalho de uma biblioteca universitria de grande porte, como o caso da Biblioteca Central, impede que a unidade estabelea novos critrios e elabore novas aes para tentar preservar e difundir os documentos digitais.Tambm existem problemas como a falta de uma equipe de profissionais capacitados que se dediquem exclusivamente tarefa da preservao digital. Tambm h uma falha sria com a averiguao da autenticidade dos documentos digitais da unidade. Os profissionais da biblioteca confiam totalmente nos crditos do autor e da instituio a que este pertence, porque ainda no h planos de se elaborar estratgias que garantam que o documento do acervo no tenha passado por alteraes ilegais aps terem adentrado ao acervo.Foi apontada como soluo para a preservao de documentos digitais que a Biblioteca Central estreitasse laos com o setor de recursos humanos e de concursos, os departamentos financeiros e os cursos de tecnologia da Universidade. Entretanto, estas solues devem ser tomadas o mais rapidamente possvel, porque se no a Instituio corre o risco de perder irremediavelmente documentos que representam a produo intelectual elaborada por seus prprios alunos e professores, ou seja, a perda da memria documental dessa importante Instituio do estado de Sergipe. 16. XVII Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentao, Cincia e Gesto daInformao EREBDAbordagens Contemporneas na Sociedade da Informao: Tecnologia Sociedade e CulturaUniversidade Federal do CearFortaleza 02 a 08 de Fevereiro de 201416REFERNCIASANDERSON, Bruce et al. Dont tread on my blog: A study of military web logs. Milblogs, Oklahoma, p.1-49, 2005. Disponvel em: . Acesso em: 18 abr. 2013.ANDRADE, Rosane Maria Nunes. Bibliotecas: Lugar de Memria e de Preservao: O caso da biblioteca nacional do Brasil. Patrimnio e Memria, So Paulo, v.4, n. 2, p. 25-42, junho 2009.ARELLANO, M. A. Preservao de documentos digitais. Ci. Inf., Braslia, v. 33, n. 2, p. 15- 27, 2004. Disponvel em: . Acesso em: 18 Abr. 2013.ARELLANO, Miguel Angel. Preservao de documentos digitais. Ci. Inf., Braslia, v.34, n.2, p. 15-27, maio 2009.BAWDEN, David; ROBINSON, Lyn. The dark side of information: overload, anxiety and other paradoxes and pathologies. 2008. Disponvel em: . 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