Revisita e Anlise dos Mtodos para Captura de Lies Aprendidas: Uma Contribuio Gesto de Projetos

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    20-Nov-2014

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Revisita os mtodos para captura de lies aprendidas Anlise discutindo caractersticas de cada mtodo baseado num conjunto de critrios comuns. Recomendaes para promover o aprendizado em projetos por meio da gesto de lies aprendidas.

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  • 1. Marcirio Chavesmschaves@uninove.brGiuliana Veronesegveronese@stefanini.com

2. AgendaIntroduoMotivao e asprincipais contribuiesdeste trabalhoMtodosComparamtodos paraCaptura eAnlise de LiesAprendidasRecomendaesExplora pontoscruciais naimplantao dagesto de liesaprendidasConclusoRevisa pontosimportantes daapresentao2 3. Introduo 4. Motivao Cada projeto executado fornece uma base de conhecimentoimportante que pode ser utilizada como diferencial competitivopela empresa. Mtodos de captura e anlise de lies aprendidas permitem agesto da informao e a transferncia do conhecimento. Um dos principais desafios que as organizaes enfrentam opouco incentivo para implantao de um processo estruturadode lies aprendidas. A gesto inadequada das lies aprendidas pode acarretar emaumento dos custos dos projetos, horrios estendidos, falta decomunicao, retrabalho e repetio de erros.4 5. Contribuio Revisita os mtodos para captura de lies aprendidas Anlise discutindo caractersticas de cada mtodo baseado numconjunto de critrios comuns. Recomendaes para promover o aprendizado em projetos pormeio da gesto de lies aprendidas.5 6. Mtodos para Captura eAnlise de LiesAprendidas 7. Mtodos Baseados em Documentao Baseados em narrativas de eventos ocorridos no projeto Registram o que foi realizado e o resultado Diferem na periodicidade do registro de eventos, nosJournaling Histrias de Aprendizagem Micro ArtigosDocumentao Leve deExperinciasparticipantes e no formato7 8. Mtodos Baseados em Ao Definem workshops para compartilhamento daslies aprendidas Diferem na periodicidade destes eventos e noformato Avaliam o que foi realizado e qual o resultado Definem aes corretivas que devem ser executadas Fazem uso de facilitadoresAvaliao Aps Ao Reunies de RetrospectivaMtodo Apreciativo deAvaliao do Projeto Avaliao Ps-Projeto Lies Aprendidas8 9. Mtodos Baseados na Teoria Social deAprendizado e na Criao do Conhecimento Grupo de pessoas conectadas pelo interessecomum no aprendizado terico e prtico dedeterminado assunto Colmatam fronteiras organizacionaisaumentando o conhecimento coletivo Diferem quanto a estabilidade dos grupos, autilizao de facilitadores e a reviso daslies aprendidasComunidades de Prtica Contexto Compartilhado9 10. Anlise dos Mtodos para Aprendizado em ProjetosCritrio Avaliao doProjetoAvaliao Ps-ProjetoApreciao PsProjetoComunidades dePrticaAplicabilidade Durante o projeto No fim do projeto 2 anos aps o fim doprojetoDurante o projetoParticipantes GP, equipe estakeholdersGP, equipe estakeholdersGP, equipe estakeholdersGP, facilitador, equipe estakeholdersDurao estimada Varivel Varivel 6 meses VarivelExemplos deorganizaes queusam ou j usaramKennedy SpaceCenterHewlett-Packard,DaimlerChrysler,SAP e UnisysBP e Boing Siemens, Oracle, IBM,CERN e PioneerTecnologia comosuporteBlogue, VoIP e Wiki Blogue, VoIP eWikiBlogue, VoIP e Wiki Wiki e OfficeData da 1 publicao 1977 1977 1987 1991Referncia Faas (1977) Skeen (1977) Gulliver (1987) Lave e Wenger (1991)10 11. Anlise dos Mtodos para Aprendizado em ProjetosCritrio Anlise Ps Projeto Reunies deRetrospectivaMicro Artigos Histrias deAprendizagemAplicabilidade Durante o projeto No fim de cada sprint Durante o projeto Durante o projetoParticipantes GP, facilitador eequipeGP, facilitador eequipeGP e equipe GP e equipeDurao estimada Entre 20 min. e 2horas3 horas Mximo 1 turno Vrios diasExemplos deorganizaes queusam ou jusaramBP, Siemens e ForasArmadas Americanas.Google, Stefanini ITSolutions, CI&TNo encontrado naliteraturaSloan School ofManagement at MITTecnologia comosuporteWiki, blogue e Office Wiki e Office Blogue ou Wiki OfficeData da 1publicao1993 1995 1998 1998Referncia Center (1993) Sutherland eSchwaber (1995)Willke (1998) Roth e Kleiner (1998)11 12. Anlise dos Mtodos para Aprendizado em ProjetosCritrio Documentao Levede ExperinciasContextoCompartilhadoJournaling 4ALLAplicabilidade Aps uma curtaatividade (de 1 a 3meses)Durante o projeto Duas vezes porsemanaAps a concluso doprojetoParticipantes GP e equipe GP, facilitador eequipeGP e equipe GP, moderador, equipee stakeholdersDurao estimada Mximo 2 horas Varivel Mximo 1 turno 1 ou 2 turnosExemplos deDaimlerChrysler No encontrado naorganizaes queliteraturausam ou j usaramUniversidade deLethbridge (alunosde graduao emAdministrao)EricssonTecnologia comosuporteWiki Wiki, blogue,Office e VoIPWiki, blogue eOfficeWikiData da 1publicao2000 2000 2002 2010Referncia Schneider (2000) Nonaka, et al.(2000) Loo (2002) Baaz et al. (2010)12 13. Recomendaes 14. Recomendaes Ambiente organizacional: considerar diferentes ambientesorganizacionais (projetizados, matriciais, mistos). Definio de objetivos tangveis: acompanhamento de objetivos a fimde avaliar benefcios e continuamente sensibilizar stackeholders ediretores sobre a importncia dos processos de transferncia deconhecimento. Anlise do tempo mdio de execuo dos projetos: Para projetos curtos: Mtodos dinmicos como Micro Artigo eReunies de Retrospectiva. Projetos de mdio a largo prazo: Histrias de Aprendizagem eAvaliao do Projeto. Reviso continua das lies aprendidas: evita perda de conhecimento epromove equipes disciplinadas, anlise de desempenho, reflexo deaes exitosas, e definio de aes corretivas.14 15. Recomendaes Captura dinmica: os mtodos e formatos de captura devem serdinmicos e de fcil acesso fazendo com que os participantes se sintammotivados a compartilhar suas experincias. Reunies de retrospectiva com facilitador: permite o direcionamentodos participantes tornando as reunies mais geis e assegurando umambiente colaborativo. Seguimento e controle das aes: apresentao dos resultados dasaes definidas nas reunies de retrospectiva permitindo que cadaparticipante se sinta como um agente transformador. Mtricas: com base na informao proveniente da captura das liesaprendidas, transformar essa informao em indicadores de qualidade ematuridade da gesto de projetos.15 16. Concluso 17. Concluso A gesto de projetos apresenta inmeros desafios que incluem: problemas contratuais, estimativas erradas, baixo desempenho daequipe, falta de conhecimento dos provedores e substituio deprofissionais. Mtodos que permitam documentar e distribuir o aprendizado obtidoem cada experincia so fundamentais a fim de reduzir custos, reduzirriscos, aumentar produtividade e competividade. A gesto de lies aprendidas em projetos pode combinar o uso dediversosmtodos de captura e anlise.17 18. Concluso Caractersticas do ambiente organizacional e dos projetosdesenvolvidos devem ser considerados. Para que a gesto das lies aprendidas seja exitosa, a gesto deconhecimento deve ser um aspecto cultural da organizao. A aplicao de novas tecnologias para a gesto de lies aprendidaspode motivar e tornar o processo dinmico e iterativo.18 19. Referncias Bibliogrficas Anbari, F.T. (1985).A systems approach to project evaluation. Project Management Journal 16(3), 2126. Anbari, F. T., Carayannis, E. G., & Voetsch, R. J. (2008). Post-project reviews as a key project management competence. Technovation,28(10), 633-643. Baaz, A., Holmberg, L., Nilsson, A., Olsson, H. H., & Sandberg,A. B. (2010).Appreciating Lessons Learned. Software, IEEE, 27(4), 72-79. Busby, J.S. (1999). An assessment of post-project reviews. Project Management Journal, 30 (3), 2329. Carrillo, P.M. and Anumba, C.J. (2002). Knowledge management in the AEC sector: an exploration of the mergers and acquisition context.Knowledge and Process Management, 9(3), 149-161. CCS-MIT (2014). 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