• La gestión del cambio asociado a proyectos. Un caso práctico de adopción de Office 365 XII Evento Anual. Actuales Herramientas de Gestión de Proyectos Barcelona, 10/12/2015 Ramon Costa Project & Change Director Partner Senior Adjunct Professor. EADA MICProductivity Project Management Program Director ramonc@micproductivity.com rcosta@eada.edu Facebook: Prof.Ramon Costa Twitter-Linkedin: @RamonCosta mailto:ramonc@micproductivity.com mailto:rcosta@eada.edu
  • Material Disponible Presentación del taller (sin ejemplos concretos) en http://slideshare.net/eadaProjectManagement Otras presentaciones (complementarias) “La gestión del Cambio en Proyectos”: http://www.slideshare.net/rcosta/la-gestin-del-cambio-en-los-proyectos “La gestión del Cambio en los Proyectos Tecnológicos”: http://www.slideshare.net/rcosta/la-gestin-del-cambio-en- los-proyectos-tecnolgicos-igualada-1122014 “La gestión del cambio en las organizaciones. 12 recomendaciones prácticas”: http://www.slideshare.net/rcosta/12- recomendaciones-para-la-gestin-del-cambio-en-las-organizaciones http://slideshare.net/eadaProjectManagement http://www.slideshare.net/rcosta/la-gestin-del-cambio-en-los-proyectos http://www.slideshare.net/rcosta/la-gestin-del-cambio-en-los-proyectos-tecnolgicos-igualada-1122014 http://www.slideshare.net/rcosta/12-recomendaciones-para-la-gestin-del-cambio-en-las-organizaciones
  • Durante más de 50 años EADA ha estado al frente de la formación para directivos y de los programas de formación in-company para la comunidad empresarial. Nuestra continuada relación con más de 350 Empresas Asociadas es la columna vertebral de una formación basada en dar respuesta a las necesidades del mundo corporativo implicando a los participantes en nuestros programas en que sean los principales actores de su propio proceso de desarrollo personal. Más de 120.000 participantes de más de 40 países diferentes nos han confiado su formación, demostrando que EADA es una de las escuelas de negocios más innovadoras y prestigiosas de Europa. http://www.eada.edu/es/programas /executive- education/operaciones/direccion- de-proyectos http://www.eada.edu/es/programas/executive-education/operaciones/direccion-de-proyectos
  • Ser un Partner de Referencia en la Transformación de la Manera de Trabajar de las Organizaciones y sus Profesionales con el objetivo de mejorar su eficiencia y productividad a través de la Adopción, Gestión del Cambio y Explotación de las Tecnologías de la iProductividad en los Procesos de Evolución Organizacional (incorporando nuevas herramientas y sacando el máximo provecho de las ya existentes)
  • Agenda Taller de Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Transformación y Cambio Cambio y Proyectos AGC en Proyectos de Office365 La Gestión del Cambio El Cambio en Proyectos Tecnológicos Consideraciones Finales
  • Mantener el éxito en una organización depende de su capacidad de adaptarse a un entorno cambiante y ser capaz de transformase. La Innovació tiene que ser una constante en las empresas para garantizar esa adopción. Desafortunadamente, el 70% de las iniciativas de transformaciones organizativas fallan. Rara vez la causa del fallo es debido a una estrategia errónea o la falta de compromiso de los dirigentes. Por lo general, el fracaso se debe a que la organización no consigue el compromiso de sus empleados. El elemento más importante de la transformación- un programa de gestión del cambio – no ha existido. • Lanzar nuevos productos • Entrar en nuevos mercados • Renovar la propuesta de valor al cliente • Implementar una nueva metodología de gestión del desempeño • Establecer nuevos objetivos de crecimiento • Cambiar el proceso de asignación de recursos, distribuir de manera uniforme el presupuesto entre sus unidades de negocio para establecer las prioridades de financiación centralizada • Implantar una metodología de Balanced Scorecard • Modificar la orientación al cliente del segmento de toda la venta hasta el usuario final • … Sobre el cambio en las empresas
  • Tipos de cambio en las organizaciones Cambio Objeto Profundidad Origen Alcance Ritmo Control
  • Tipos de cambio en las organizaciones: resumen Tipo Objeto De actividad, modelo de negocio, producto/mercado, localización, propiedad, estrategia, cultura, estructura Funcionales Profundidad Crecimiento, transición, transformación Origen Por crisis, previsión, oportunidad Alcance Individual, grupal, organizacional Ritmo Discreto, continuo Control Voluntario, impuesto
  • ¿Por qué fracasan los cambios? Barreras ¿?
  • Factores clave de éxito (la opinión de las organizaciones) % Buena comunicación 100 Mandato férreo de la Alta Dirección 95 Establecer objetivos y plazos intermedios 95 Planes flexibles y adaptables 91 Posibilidad de acceso a los recursos adecuados 86 Demostrar la urgencia del cambio 86 Fijar medidas de rendimiento 81 Obtener resultados rápidos y tangibles 76 Involucrar pronto a clientes y proveedores 62 Comparar rendimiento con la competencia 62
  • Agenda Taller de Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Transformación y Cambio Cambio y Proyectos AGC en Proyectos de Office365 La Gestión del Cambio El Cambio en Proyectos Tecnológicos Consideraciones Finales
  • Gestión del Cambio: Justificación La gestión del cambio tiene como principal objetivo el identificar los riesgos que puedan dificultar la adopción del nuevo entorno o situación y planificar y ejecutar un conjunto de actividades que suavicen/mitiguen/eliminen/reduzcan esos riesgos (comunicando, demostrando valor, alineando las personas con la nueva realidad y los objetivos estratégicos y formándoles). Para ello, hay que planificar y ejecutar un conjunto de actividades orientadas tanto a reforzar la aptitud (formación en los nuevos procesos, políticas, entorno,…) como, sobretodo, a promover la actitud de los futuros usuarios (motivación para la aceptación de la misma). Posteriormente tendremos que evaluar y medir los resultados del proceso de la adopción
  • http://www.kotterinternational.com www.ouricebergismelting.com Kotter: Un marco de referencia http://www.kotterinternational.com/ http://www.ouricebergismelting.com/
  • Agenda Taller de Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Transformación y Cambio Cambio y Proyectos AGC en Proyectos de Office365 La Gestión del Cambio El Cambio en Proyectos Tecnológicos Consideraciones Finales
  • …antes de nada… La gestión de cambios en un proyecto Proyectos de cambio La gestión del cambio en los proyectos
  • Proyectos y Cambio Gestión Cartera Proyectos Gestión de Proyectos Proyecto Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información http://gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2014/07/y-cambio-accelerate-john-p-kotter-en.html http://gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2014/07/y-cambio-accelerate-john-p-kotter-en.html
  • Managing Change in Organizations (PMI) http://www.pmi.org/build-foundation-of- knowledge/~/media/Files/Home/ManagingChangeInOrganizations_ A_Practice_Guide.ashx http://www.pmi.org/build-foundation-of-knowledge/~/media/Files/Home/ManagingChangeInOrganizations_A_Practice_Guide.ashx
  • ADKAR, ejemplo de metodología http://www.change-management.com/ http://www.change-management.com/tutorial-adkar-overview.htm Tutorial: http://www.change-management.com/tutorial-change-process-detailed.htm ¿? http://www.change-management.com/adkar-book.htm http://www.change-management.com/adkar-book.htm http://www.change-management.com/ http://www.change-management.com/tutorial-adkar-overview.htm http://www.change-management.com/tutorial-change-process-detailed.htm
  • Un toque de humor: “el soporte a los usuarios” https://www.youtube.com/watch?v=yrwnjoSySpw&index=70&l ist=FLc0eZLrogJ0nlH3G51aF1vw https://www.youtube.com/watch?v=yrwnjoSySpw&index=70&list=FLc0eZLrogJ0nlH3G51aF1vw
  • Ejemplo de metodología WorkPlace Advantage Program
  • Ejemplo de metodología WorkPlace Advantage Program
  • Agenda Taller de Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Transformación y Cambio Cambio y Proyectos AGC en Proyectos de Office365 La Gestión del Cambio El Cambio en Proyectos Tecnológicos Consideraciones Finales
  • El coste del “no cambio”
  • Adopción Tecnológica, Gestión del Cambio y Transformación La puesta en marcha de un nuevo SI conllevará la adopción de unas nuevas maneras de trabajar por los usuarios del mismo, cambios en los procesos organizativos y/o hábitos de conducta y el uso de nuevas tecnologías de apoyo. Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción, por parte de los usuarios, del nuevo SI y de todos los cambios asociados (manera de trabajar,…), para poder asegurar los objetivos de negocio perseguidos por el proyecto.
  • Agenda Taller de Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Transformación y Cambio Cambio y Proyectos AGC en Proyectos de Office365 La Gestión del Cambio El Cambio en Proyectos Tecnológicos Consideraciones Finales
  • La adopción de Office 365
  • Metodología de Gestión: MICProductivity
  • Fundamentos Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Comunicaciones Sponsors Coaching Gestión Resistencias Formación Herramientas AGC Concienciación Deseo Conocimiento Habilidad Refuerzo Fases AGC1 1ADKAR (Prosci) Comunicación Transferencia de Conocimiento Acompañamiento Las actividades enmarcada en un proceso de apoyo a la adopción y gestión del cambio (AGC) propuestas están fundamentadas en la aproximación de la metodología ADKAR de la organización Prosci y se fundamentan en 5 pilares: • Comunicación • Participación • Formación • Soporte • Evaluación
  • Programa de Trabajo | Adopción y Gestión del Cambio Los proyectos de “adopción y gestión del cambio” en la puesta en marcha de la plataforma Microsoft Office 365 contemplan un conjunto de actividades y tareas enmarcadas desde las fases de definición y planificación hasta la ejecución y evaluación posterior del despliegue para asegurar la correcta y más rápida adopción de la tecnología y los cambios asociados por parte de los usuarios
  • Fase 0. Definir el Cambio Alcance del Servicio, Tiempo y Resultados Actividades 0.0. Elaborar la “Guía de Adopción” 0.1. Establecer la visión y alcance del cambio 0.2. Determinar el impacto en la organización 0.3. Identificar los Stakeholders clave y segmentarlos 0.4. Identificar y evaluar los escenarios de negocio 0.5. Estudiar el perfil y necesidades de los destinatarios 0.6. Identificar las plataformas, dispositivos y herramientas a incorporar 0.7. Priorizar soluciones a desplegar 0.8. Identificar y definir métricas e indicadores (directos e indirectos) 0.9. Definir los objetivos de éxito 0.10. Evaluar los principales riesgos ante la adopción 0.11. Elaborar borrador de “Plan de Adopción” Entregables E0.1. Guía de Adopción (visión, alcance, impacto, stakeholders, escenarios, plataformas, soluciones, métricas, riesgos…) E0.2. Plan de Adopción (Borrador) (principales mensajes, actividades de adopción, estructura plan formación- comunicación-participación, centro de aprendizaje…) E0.3. Cuestionario de perfilado de usuarios + Análisis Calendario y dedicación 2 semanas de trabajo (estimado) / 3 sesiones de trabajo con “Organización”
  • 0.1. Establecer visión y alcance Objetivo: Un visión bien definida permite a los empleados de todos los niveles anticipar el valor que aportarán las nuevas herramientas, tanto a la Organización como a los roles individuales que ellos desempeñan Resultado: Formulación de la visión mediante un conjunto limitado de declaraciones en forma de frases concisas y claras
  • 0.2. Determinar impacto en la organiz. Objetivo: Identificar todas las áreas de la compañía que se verán afectadas por el cambio, segmentándolas por tipología o similitud Resultado: Alcance claramente definido en cuanto a los equipos, departamentos, áreas de negocio, delegaciones/sucursales y/o países afectados por el cambio
  • 0.3. Identificar y Segmentar Stakeholders Objetivo: La mejor adopción de la tecnología se consigue cuando un conjunto comprometido de individuos que representan diferentes áreas de la organización ejecutan todas las tareas efectivamente y a tiempo. En esta etapa pretende identificar los roles recomendados y las responsabilidades necesarias para garantizar la adopción de las tecnologías y las practicas durante todo el proyecto de evolución tecnológica Resultado: Matriz de Stakeholders y descripción de su rol y capacidad de influencia / interés en el proyecto Sponsor & Comité de Dirección Directores Funcionales, Mánagers Equipo de Trabajo (Proveedores…) Equipo de Gestión del Proyecto y el Cambio Destinatarios Agentes del Cambio (Champions,…) Trainers / Influenciadores / … Usuarios piloto IT, Helpdesk RRHH, Formación, Comunicación …
  • 0.4. Identificar y evaluar los escenarios de negocio Objetivo: Los escenarios de negocio son las metas a alcanzar como grupo o individualmente. Las soluciones tecnológicas deben ayudar a permitir el cambio en la organización, llevando tus objetivos priorizados de negocio a la práctica Resultado: Relación de los principales escenarios de negocio detectados a partir de la visión empresarial. Descripción de desafíos, barreras y soluciones tecnológicas asociadas
  • 0.5.Estudiar el perfil y necesidades de los destinatarios Objetivo: Conocer las necesidades y singularidades de los destinatarios del cambio, con el objeto de adaptar las acciones de cambio a cada colectivo Resultado: Segmentación de Usuarios, caracterizando un conjunto diferenciado de colectivos según sus perfiles de uso de la tecnología y basado en sus actividades principales
  • 0.6. Plataformas, dispositivos y herramientas Objetivo: Cuando proceda, se determinarán las herramientas tecnológicas necesarias para permitan la realización de los Casos de Uso identificados. Es importante, también, determinar el punto de partida de las tecnologías digitales ya existentes para llevar a cabo el análisis incremental Resultado: Relación de herramientas necesarias, según escenarios y roles y matriz de análisis incremental (Workload/Escenario, Origen, Destino) Planes de Office365 (E1, E3,…) Servicios a activar / configurar (Exchange, OneDrive, Skype for Business, Sites, Yammer,…) Sistemas Operativos (Windows, OS,…) Navegadores Web (Internet Explorer, Firefox, Safari,…) Plataformas dispositivos móviles (Windows Phone, iOS, Android,…) Dispositivos de trabajo (PCs de escritorio, portátiles, tabletas, smartphones,…)
  • 0.7. Priorizar soluciones a desplegar Objetivo: No todas las soluciones aportan lo mismo con la misma inversión. Debemos ordenar las acciones de cambio según su impacto vs. su coste Resultado: Matriz de soluciones priorizadas en base a la óptica combinada coste/impacto Posibles criterios Complejidad Valor Añadido Impacto Soporte Directivo
  • 0.8./0.9. Métricas, indicadores y objetivos de éxito Objetivo: Medir significa creer. Se recomienda elegir criterios que ayuden a mostrar el éxito a corto plazo: satisfacción de los usuarios, involucración de los empleados, velocidad de adopción y cifras relacionadas con los escenarios de negocio identificados Resultado: Definir métricas (indicadores) y valores objetivo que justifiquen las esfuerzos realizados Plan de medición Específico (S) Medible (M) Alcanzable (A) Relevante (R) Planificado (T) Pre Durante Post PILOTO Pre Durante Post DESPLIEGUE
  • Fase 1. Preparar el Cambio 1.0. Actualizar y definir el “Plan de Adopción” 1.1. Elaborar el programa de comunicación 1.2. Elaborar el programa de participación 1.3. Elaborar el programa de formación 1.4. Elaborar el programa de soporte 1.5. Elaborar el modelo de Sponsorship / Champions 1.6. Preparar el centro de aprendizaje 1.7. Elaborar el programa y cuestionarios de evaluación 1.8. Medir las métricas e indicadores pre-despliegue 1.9. Calendarizar las acciones de acompañamiento del plan 1.10. Elaborar materiales de apoyo Entregables E2. Plan de Adopción (principales mensajes, actividades de adopción, estructura plan formación-comunicación- participación, centro de aprendizaje…) E3. Calendario de Adopción (actividades, responsables y temporalización) Materiales varios (Buzoneo, posters-panfletos, ‘tips & tricks’, videos, guías rápidas de inicio, definición talleres, soporte presentaciones, centro de aprendizaje, cuestionarios…) Calendario y dedicación Por determinar
  • 1.1. Elaborar plan de comunicación Objetivo: Facilitar a las audiencias objetivos la información necesaria y por los canales más fluidos, de forma que se garantice la Concienciación necesaria para la recepción y aprovechamiento de las acciones posteriores. Resultado: Planificación de la formato, la dimensión y el contenido de los recursos de comunicación elegidos. Plan de Mensajes / Newsletters Elaboración del contenido de correos/boletines alrededor de los mensajes de productividad y aplicación de Office 365 y Microsoft Office Online y su despliegue en la organización Comité de Dirección, VIPS, Destinatarios,… Cuenta atrás, anuncios,… Material impreso Posters. Elaboración de posters con mensajes clave y beneficios de las nuevas funcionalidades del entorno y que será publicados/compartidos acorde al plan de despliegue y migración Handouts, revistas, artículos, folletos,… Presentaciones sobre el entorno Material en formato PowerPoint de introducción y visión general de O365 y de Office Online para poder ser utilizado, por los diferentes interlocutores de la compañía en reuniones, talleres, presentaciones, town hall,… Merchandising Productos promocionales (bolígrafos, tazas, camisetas,…) de los productos y aplicaciones del nuevo entorno
  • 1.2. Elaborar plan de participación Objetivo: Superar la fase de ‘concienciación’ para alcanzar la fase de ‘deseo’; provocar entre los destinatarios la curiosidad y el estímulo por realizar acciones que requieran mayor esfuerzo o puedan iniciar el cambio de hábitos Resultado: Planificación de la formato, la dimensión y el contenido de los recursos de participación elegidos Reuniones / Talleres Preparación de reuniones de trabajo y talleres de presentación del entorno y sus funcionalidades adaptados a diferentes perfiles en función de su puesto futuro de trabajo Directores, Mánagers, Key Users, Destinatarios Finales,… Pilotos Espacios de participación Foros, Redes Sociales Corporativas,… Evento(s) de lanzamiento Incentivos y concursos
  • 1.3. Elaborar plan de formación Acciones de formación Cursos, seminarios, talleres, píldoras,… Materiales de apoyo Definir guías rápidas de inicio (Microsoft,…) Ej: Configuración y uso de O365 en iPhone/iPad, Android y Windows Phone; Referencia rápida de Lync; Excel 2013, OneNote 2013, Outlook 2013, PowerPoint 2013, Word 2013; Excel 2011, Outlook 2011; PowerPoint 2011, Word 2011,… Definir guías rápidas de trabajo (MICProductivity) Ej: OneDrive para la Empresa, Word 2013, Excel 2013, PowerPoint 2013, Lync 2013, Word, Excel, PowerPoint, OWA y OneNote sobre iPad,… Definir videos y tutoriales (Microsoft, MICProductivity,…) Objetivo: Realizar la transferencia de conocimiento que permita alcanzar la etapa de ‘habilidad’ con garantías de éxito Resultado: Programa de Transformación basado en el diseño de contenidos adaptados y recursos de apoyo, tanto estáticos (materiales), como dinámicos (participación)
  • 1.4. Elaborar programa de soporte Canales de soporte Buzón / Call Center Responsables y Roles Definición de entornos de demostración Materiales de apoyo Documento FAQs Elaboración de un documento de Preguntas Frecuentes para ser utilizado como guía de apoyo y consulta por parte de los diferentes perfiles destinatarios del cambio Lista a recursos externos de formación Links a recursos de formación, tutoriales y sesiones online de Microsoft: Office 365, Office 2013, Office 2011, Office365 con dispositivos móviles y multiplataforma (iPhone / iPad / BlackBerry / Android / Windows Phone Guía de apoyo para el personal de soporte Formato documento abierto (Word) con las principales incidencias, cuestiones y necesidades del personal de soporte a usuarios Comparativas entre productos/tecnologías. Ej: OneDrive vs Dropbox vs Directorio Archivos Tips & Tricks Documento “Directivas y procedimientos recomendados” Formato documento abierto (Word) con las principales políticas, directivas y procedimientos corporativos para el buen uso de la plataforma adaptado a la casuística de la organización Modelos de gobierno del entorno Objetivo: Proveer canales de refuerzo al conocimiento adquirido, en el camino hacia su aplicación en los procesos de negocio Resultado: Definir canales de soporte adaptados y materiales de apoyo
  • 1.5. Definir el modelo de Sponsorship Descripción Los líderes empresariales y ejecutivos juegan un papel crítico como sponsors de la gestión del cambio. El equipo de gestión del cambio debe desarrollar un plan para las actividades de estos y ayudar a los líderes empresariales clave para que lleven a cabo estos planes. Rol de la dirección en el cambio Articula la visión del negocio / estrategia Tiene la responsabilidad última para impulsar el cambio a través de la empresa Proporciona el compromiso de alto nivel y la información sobre el equipo y la cultura Lidera la comunicación con los destinatarios del cambio … Materiales de apoyo Mapa de sponsors: dirección general, comité directivo, mánagers, jefes de equipo, gerentes,… Mensajes clave para el comité de dirección Plan de actividades para el equipo de dirección Talleres, reuniones, … Presentaciones … Objetivo: Establecer las actividades de gestión del cambio requeridas para involucrar al equipo directivo de la organización y asegurar su participación y obtener el compromiso de estos stakeholders Resultado: Plan de participación del comité directivo (sponsors, líderes, managers,…)
  • 1.6. Preparar el Centro de Aprendizaje Centro de Aprendizaje. Propuesta de contenidos y clasificación / Taxonomía Recopilación y estructuración de todos los materiales existentes (Microsoft / MICProductivity), desarrollados para el proyecto y los recursos online de Microsoft para ser almacenados y organizados en un entorno de colaboración (site) de la intranet de la organización junto con una propuesta de metadatos asociados a cada elemento Objetivo: Proporcionar un espacio de consulta y de ensayo de los conocimientos y hábitos adquiridos Resultado: Disponer de contenido estructurado y categorizado en un espacio de acceso ubicuo
  • 1.7. Preparar la evaluación Encuesta de evaluación Predespliegue: para evaluar el punto de partida y las necesidades de los destinatarios del cambio Postdespliegue (proceso): para evaluar la satisfacción de los destinatarios del cambio respecto al proceso de acompañamiento (comunicación, formación, soporte…) y sobre los materiales y recursos de apoyo (guías,…) Postdespliegue (cambio): para evaluar el punto de llegada y poder obtener métricas de comparación entre el antes y el después del cambio • La evaluación del cambio permite poder identificar áreas de mejora o refuerzo así como poder valorar el éxito del cambio Objetivo: Definir los recursos necesarios para evaluar tanto la adopción de las tecnologías como el cambio de hábitos c correspondiente como también el propio proceso de AGC Resultado: Encuestas de evaluación Encuestas de evaluación Piloto Pre despliegue Post despliegue (Proceso) General Pre despliegue Post despliegue (Proceso) Post despliegue (Cambio)
  • 1.8. Medir las métricas e indicadores pre-despliegue Métricas situación actual Es necesario poder identificar los valores de las métricas e indicadores previo a la nueva situación (adopción y uso de las herramientas) para tener una base con la que comparar a posteriori una vez finalizado el proyecto Las métricas e indicadores pueden ser de observación y medida directa o indirecta y objetiva / subjetiva Objetivo: Analizar las métricas e indicadores de la situación actual en la organización Resultado: Valores de las métricas e indicadores definidos durante la fase inicial para el punto de partida
  • 1.9. Calendarización Calendario de despliegue del Plan de AGC Diseño y elaboración de un calendario de aplicación de todos los elementos del plan de adopción y gestión del cambio (comunicación, participación, formación,…) tanto para el lanzamiento de la campaña como para el despliegue en las diferentes fases / etapas / países / oficinas /... Hay que considerar tanto los pilotos como los diferentes despliegues Objetivo: Describir la temporización de las acciones de acompañamiento del Programa Resultado: Calendario del Plan de Acompañamiento de AGC
  • 1.10. Elaborar materiales de apoyo Recursos Actividades de: comunicación, formación, participación, soporte,… Presentaciones, videos, tutoriales, manuales, guías de inicio y consulta, cartas, posters, panfletos, comunicados, … Objetivo: Recopilar y preparar todos los materiales de apoyo a las actividades de Adopción y Gestión del cambio planificadas Resultado: Materiales y recursos de apoyo
  • Fase 2. Ejecutar y Seguir el Cambio 2.1. Evaluar situación de partida (pre-despliegue / pre-piloto) 2.2. Ejecutar las actividades de los programas de comunicación, participación, formación (uso, aplicación y buenas prácticas) y acompañamiento 2.3. Distribuir materiales, guías, tutoriales, documentos, videos,… 2.4. Preparar y poner en marcha el programa de soporte (todas las actividades se llevan a cabo acorde a la segmentación de los usuarios destinatarios del cambio) Entregables Seminarios de Formación Resultado análisis cuestionarios pre-despliegue (piloto y general) Resultado análisis cuestionarios post-despliegue (piloto) Calendario y dedicación Por determinar
  • Fase 3. Evaluar y Reforzar el Cambio 3.1. Capturar testimoniales e historias de aplicación 3.2. Compartir los casos de éxito 3.3. Medir y evaluar las métricas, indicadores y objetivos 3.4. Medir la satisfacción de los usuarios y evaluar cambios 3.5. Evaluar y preparar acciones de refuerzo Entregables Resultados análisis cuestionarios post-despliegue (AGC y Cambio) Calendario y dedicación 1 semana de trabajo (estimado) / 2 sesiones de trabajo con el cliente
  • Agenda Taller de Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Transformación y Cambio Cambio y Proyectos AGC en Proyectos de Office365 La Gestión del Cambio El Cambio en Proyectos Tecnológicos Consideraciones Finales
  • Los cambios son lentos y hay que aceptarlo
  • Personas Participación PilotosPrototipos .. … … Las 4 Ps del cambio
  • 2 última reflexiones
  • 12 + 2 Reflexiones + 1 Propuesta http://www.youtube.com/watch?v=2lXh2n0aPyw http://www.youtube.com/watch?v=2lXh2n0aPyw
  • Bibliografía http://www.kotterinternational.com www.ouricebergismelting.com http://gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2013/08/pmi-guia- practica-sobre-gestion-del.html http://www.prosci.com/ http://www.slideshare.net/rcosta/adoption-whitepaper-change-management http://libros.fnac.es/a651550/Jose-Manuel- Gil-Solo-a-los-bebes-les-gusta-que-les- cambien http://www.kotterinternational.com/ http://www.ouricebergismelting.com/ http://gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2013/08/pmi-guia-practica-sobre-gestion-del.html http://www.prosci.com/ http://www.slideshare.net/rcosta/adoption-whitepaper-change-management http://libros.fnac.es/a651550/Jose-Manuel-Gil-Solo-a-los-bebes-les-gusta-que-les-cambien
  • Recursos www.gestiondelcambioyproyectos.com http://www.gestiondelcambioyproyectos.com/
  • Dos vídeos muy recomendables ... http://www.youtube.com/watch?feature=player_embe dded&v=YuLMQgwPfK0 http://www.youtube.com/watch?v=0LFpyNxXkZ8&f eature=player_embedded http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=YuLMQgwPfK0 http://www.youtube.com/watch?v=0LFpyNxXkZ8&feature=player_embedded
  • Para acabar… recordad que… http://www.youtube.com/watch?v=SV1uvFI6AKU El cambio empieza por nosotros mismos http://www.youtube.com/watch?v=SV1uvFI6AKU
Please download to view
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
...

La gestion del cambio en proyectos técnicos. El caso de Office 365

by eada-business-school-barcelona

on

Report

Download: 0

Comment: 0

3,096

views

Comments

Description

Download La gestion del cambio en proyectos técnicos. El caso de Office 365

Transcript

  • La gestión del cambio asociado a proyectos. Un caso práctico de adopción de Office 365 XII Evento Anual. Actuales Herramientas de Gestión de Proyectos Barcelona, 10/12/2015 Ramon Costa Project & Change Director Partner Senior Adjunct Professor. EADA MICProductivity Project Management Program Director ramonc@micproductivity.com rcosta@eada.edu Facebook: Prof.Ramon Costa Twitter-Linkedin: @RamonCosta mailto:ramonc@micproductivity.com mailto:rcosta@eada.edu
  • Material Disponible Presentación del taller (sin ejemplos concretos) en http://slideshare.net/eadaProjectManagement Otras presentaciones (complementarias) “La gestión del Cambio en Proyectos”: http://www.slideshare.net/rcosta/la-gestin-del-cambio-en-los-proyectos “La gestión del Cambio en los Proyectos Tecnológicos”: http://www.slideshare.net/rcosta/la-gestin-del-cambio-en- los-proyectos-tecnolgicos-igualada-1122014 “La gestión del cambio en las organizaciones. 12 recomendaciones prácticas”: http://www.slideshare.net/rcosta/12- recomendaciones-para-la-gestin-del-cambio-en-las-organizaciones http://slideshare.net/eadaProjectManagement http://www.slideshare.net/rcosta/la-gestin-del-cambio-en-los-proyectos http://www.slideshare.net/rcosta/la-gestin-del-cambio-en-los-proyectos-tecnolgicos-igualada-1122014 http://www.slideshare.net/rcosta/12-recomendaciones-para-la-gestin-del-cambio-en-las-organizaciones
  • Durante más de 50 años EADA ha estado al frente de la formación para directivos y de los programas de formación in-company para la comunidad empresarial. Nuestra continuada relación con más de 350 Empresas Asociadas es la columna vertebral de una formación basada en dar respuesta a las necesidades del mundo corporativo implicando a los participantes en nuestros programas en que sean los principales actores de su propio proceso de desarrollo personal. Más de 120.000 participantes de más de 40 países diferentes nos han confiado su formación, demostrando que EADA es una de las escuelas de negocios más innovadoras y prestigiosas de Europa. http://www.eada.edu/es/programas /executive- education/operaciones/direccion- de-proyectos http://www.eada.edu/es/programas/executive-education/operaciones/direccion-de-proyectos
  • Ser un Partner de Referencia en la Transformación de la Manera de Trabajar de las Organizaciones y sus Profesionales con el objetivo de mejorar su eficiencia y productividad a través de la Adopción, Gestión del Cambio y Explotación de las Tecnologías de la iProductividad en los Procesos de Evolución Organizacional (incorporando nuevas herramientas y sacando el máximo provecho de las ya existentes)
  • Agenda Taller de Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Transformación y Cambio Cambio y Proyectos AGC en Proyectos de Office365 La Gestión del Cambio El Cambio en Proyectos Tecnológicos Consideraciones Finales
  • Mantener el éxito en una organización depende de su capacidad de adaptarse a un entorno cambiante y ser capaz de transformase. La Innovació tiene que ser una constante en las empresas para garantizar esa adopción. Desafortunadamente, el 70% de las iniciativas de transformaciones organizativas fallan. Rara vez la causa del fallo es debido a una estrategia errónea o la falta de compromiso de los dirigentes. Por lo general, el fracaso se debe a que la organización no consigue el compromiso de sus empleados. El elemento más importante de la transformación- un programa de gestión del cambio – no ha existido. • Lanzar nuevos productos • Entrar en nuevos mercados • Renovar la propuesta de valor al cliente • Implementar una nueva metodología de gestión del desempeño • Establecer nuevos objetivos de crecimiento • Cambiar el proceso de asignación de recursos, distribuir de manera uniforme el presupuesto entre sus unidades de negocio para establecer las prioridades de financiación centralizada • Implantar una metodología de Balanced Scorecard • Modificar la orientación al cliente del segmento de toda la venta hasta el usuario final • … Sobre el cambio en las empresas
  • Tipos de cambio en las organizaciones Cambio Objeto Profundidad Origen Alcance Ritmo Control
  • Tipos de cambio en las organizaciones: resumen Tipo Objeto De actividad, modelo de negocio, producto/mercado, localización, propiedad, estrategia, cultura, estructura Funcionales Profundidad Crecimiento, transición, transformación Origen Por crisis, previsión, oportunidad Alcance Individual, grupal, organizacional Ritmo Discreto, continuo Control Voluntario, impuesto
  • ¿Por qué fracasan los cambios? Barreras ¿?
  • Factores clave de éxito (la opinión de las organizaciones) % Buena comunicación 100 Mandato férreo de la Alta Dirección 95 Establecer objetivos y plazos intermedios 95 Planes flexibles y adaptables 91 Posibilidad de acceso a los recursos adecuados 86 Demostrar la urgencia del cambio 86 Fijar medidas de rendimiento 81 Obtener resultados rápidos y tangibles 76 Involucrar pronto a clientes y proveedores 62 Comparar rendimiento con la competencia 62
  • Agenda Taller de Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Transformación y Cambio Cambio y Proyectos AGC en Proyectos de Office365 La Gestión del Cambio El Cambio en Proyectos Tecnológicos Consideraciones Finales
  • Gestión del Cambio: Justificación La gestión del cambio tiene como principal objetivo el identificar los riesgos que puedan dificultar la adopción del nuevo entorno o situación y planificar y ejecutar un conjunto de actividades que suavicen/mitiguen/eliminen/reduzcan esos riesgos (comunicando, demostrando valor, alineando las personas con la nueva realidad y los objetivos estratégicos y formándoles). Para ello, hay que planificar y ejecutar un conjunto de actividades orientadas tanto a reforzar la aptitud (formación en los nuevos procesos, políticas, entorno,…) como, sobretodo, a promover la actitud de los futuros usuarios (motivación para la aceptación de la misma). Posteriormente tendremos que evaluar y medir los resultados del proceso de la adopción
  • http://www.kotterinternational.com www.ouricebergismelting.com Kotter: Un marco de referencia http://www.kotterinternational.com/ http://www.ouricebergismelting.com/
  • Agenda Taller de Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Transformación y Cambio Cambio y Proyectos AGC en Proyectos de Office365 La Gestión del Cambio El Cambio en Proyectos Tecnológicos Consideraciones Finales
  • …antes de nada… La gestión de cambios en un proyecto Proyectos de cambio La gestión del cambio en los proyectos
  • Proyectos y Cambio Gestión Cartera Proyectos Gestión de Proyectos Proyecto Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información http://gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2014/07/y-cambio-accelerate-john-p-kotter-en.html http://gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2014/07/y-cambio-accelerate-john-p-kotter-en.html
  • Managing Change in Organizations (PMI) http://www.pmi.org/build-foundation-of- knowledge/~/media/Files/Home/ManagingChangeInOrganizations_ A_Practice_Guide.ashx http://www.pmi.org/build-foundation-of-knowledge/~/media/Files/Home/ManagingChangeInOrganizations_A_Practice_Guide.ashx
  • ADKAR, ejemplo de metodología http://www.change-management.com/ http://www.change-management.com/tutorial-adkar-overview.htm Tutorial: http://www.change-management.com/tutorial-change-process-detailed.htm ¿? http://www.change-management.com/adkar-book.htm http://www.change-management.com/adkar-book.htm http://www.change-management.com/ http://www.change-management.com/tutorial-adkar-overview.htm http://www.change-management.com/tutorial-change-process-detailed.htm
  • Un toque de humor: “el soporte a los usuarios” https://www.youtube.com/watch?v=yrwnjoSySpw&index=70&l ist=FLc0eZLrogJ0nlH3G51aF1vw https://www.youtube.com/watch?v=yrwnjoSySpw&index=70&list=FLc0eZLrogJ0nlH3G51aF1vw
  • Ejemplo de metodología WorkPlace Advantage Program
  • Ejemplo de metodología WorkPlace Advantage Program
  • Agenda Taller de Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Transformación y Cambio Cambio y Proyectos AGC en Proyectos de Office365 La Gestión del Cambio El Cambio en Proyectos Tecnológicos Consideraciones Finales
  • El coste del “no cambio”
  • Adopción Tecnológica, Gestión del Cambio y Transformación La puesta en marcha de un nuevo SI conllevará la adopción de unas nuevas maneras de trabajar por los usuarios del mismo, cambios en los procesos organizativos y/o hábitos de conducta y el uso de nuevas tecnologías de apoyo. Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción, por parte de los usuarios, del nuevo SI y de todos los cambios asociados (manera de trabajar,…), para poder asegurar los objetivos de negocio perseguidos por el proyecto.
  • Agenda Taller de Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Transformación y Cambio Cambio y Proyectos AGC en Proyectos de Office365 La Gestión del Cambio El Cambio en Proyectos Tecnológicos Consideraciones Finales
  • La adopción de Office 365
  • Metodología de Gestión: MICProductivity
  • Fundamentos Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Comunicaciones Sponsors Coaching Gestión Resistencias Formación Herramientas AGC Concienciación Deseo Conocimiento Habilidad Refuerzo Fases AGC1 1ADKAR (Prosci) Comunicación Transferencia de Conocimiento Acompañamiento Las actividades enmarcada en un proceso de apoyo a la adopción y gestión del cambio (AGC) propuestas están fundamentadas en la aproximación de la metodología ADKAR de la organización Prosci y se fundamentan en 5 pilares: • Comunicación • Participación • Formación • Soporte • Evaluación
  • Programa de Trabajo | Adopción y Gestión del Cambio Los proyectos de “adopción y gestión del cambio” en la puesta en marcha de la plataforma Microsoft Office 365 contemplan un conjunto de actividades y tareas enmarcadas desde las fases de definición y planificación hasta la ejecución y evaluación posterior del despliegue para asegurar la correcta y más rápida adopción de la tecnología y los cambios asociados por parte de los usuarios
  • Fase 0. Definir el Cambio Alcance del Servicio, Tiempo y Resultados Actividades 0.0. Elaborar la “Guía de Adopción” 0.1. Establecer la visión y alcance del cambio 0.2. Determinar el impacto en la organización 0.3. Identificar los Stakeholders clave y segmentarlos 0.4. Identificar y evaluar los escenarios de negocio 0.5. Estudiar el perfil y necesidades de los destinatarios 0.6. Identificar las plataformas, dispositivos y herramientas a incorporar 0.7. Priorizar soluciones a desplegar 0.8. Identificar y definir métricas e indicadores (directos e indirectos) 0.9. Definir los objetivos de éxito 0.10. Evaluar los principales riesgos ante la adopción 0.11. Elaborar borrador de “Plan de Adopción” Entregables E0.1. Guía de Adopción (visión, alcance, impacto, stakeholders, escenarios, plataformas, soluciones, métricas, riesgos…) E0.2. Plan de Adopción (Borrador) (principales mensajes, actividades de adopción, estructura plan formación- comunicación-participación, centro de aprendizaje…) E0.3. Cuestionario de perfilado de usuarios + Análisis Calendario y dedicación 2 semanas de trabajo (estimado) / 3 sesiones de trabajo con “Organización”
  • 0.1. Establecer visión y alcance Objetivo: Un visión bien definida permite a los empleados de todos los niveles anticipar el valor que aportarán las nuevas herramientas, tanto a la Organización como a los roles individuales que ellos desempeñan Resultado: Formulación de la visión mediante un conjunto limitado de declaraciones en forma de frases concisas y claras
  • 0.2. Determinar impacto en la organiz. Objetivo: Identificar todas las áreas de la compañía que se verán afectadas por el cambio, segmentándolas por tipología o similitud Resultado: Alcance claramente definido en cuanto a los equipos, departamentos, áreas de negocio, delegaciones/sucursales y/o países afectados por el cambio
  • 0.3. Identificar y Segmentar Stakeholders Objetivo: La mejor adopción de la tecnología se consigue cuando un conjunto comprometido de individuos que representan diferentes áreas de la organización ejecutan todas las tareas efectivamente y a tiempo. En esta etapa pretende identificar los roles recomendados y las responsabilidades necesarias para garantizar la adopción de las tecnologías y las practicas durante todo el proyecto de evolución tecnológica Resultado: Matriz de Stakeholders y descripción de su rol y capacidad de influencia / interés en el proyecto Sponsor & Comité de Dirección Directores Funcionales, Mánagers Equipo de Trabajo (Proveedores…) Equipo de Gestión del Proyecto y el Cambio Destinatarios Agentes del Cambio (Champions,…) Trainers / Influenciadores / … Usuarios piloto IT, Helpdesk RRHH, Formación, Comunicación …
  • 0.4. Identificar y evaluar los escenarios de negocio Objetivo: Los escenarios de negocio son las metas a alcanzar como grupo o individualmente. Las soluciones tecnológicas deben ayudar a permitir el cambio en la organización, llevando tus objetivos priorizados de negocio a la práctica Resultado: Relación de los principales escenarios de negocio detectados a partir de la visión empresarial. Descripción de desafíos, barreras y soluciones tecnológicas asociadas
  • 0.5.Estudiar el perfil y necesidades de los destinatarios Objetivo: Conocer las necesidades y singularidades de los destinatarios del cambio, con el objeto de adaptar las acciones de cambio a cada colectivo Resultado: Segmentación de Usuarios, caracterizando un conjunto diferenciado de colectivos según sus perfiles de uso de la tecnología y basado en sus actividades principales
  • 0.6. Plataformas, dispositivos y herramientas Objetivo: Cuando proceda, se determinarán las herramientas tecnológicas necesarias para permitan la realización de los Casos de Uso identificados. Es importante, también, determinar el punto de partida de las tecnologías digitales ya existentes para llevar a cabo el análisis incremental Resultado: Relación de herramientas necesarias, según escenarios y roles y matriz de análisis incremental (Workload/Escenario, Origen, Destino) Planes de Office365 (E1, E3,…) Servicios a activar / configurar (Exchange, OneDrive, Skype for Business, Sites, Yammer,…) Sistemas Operativos (Windows, OS,…) Navegadores Web (Internet Explorer, Firefox, Safari,…) Plataformas dispositivos móviles (Windows Phone, iOS, Android,…) Dispositivos de trabajo (PCs de escritorio, portátiles, tabletas, smartphones,…)
  • 0.7. Priorizar soluciones a desplegar Objetivo: No todas las soluciones aportan lo mismo con la misma inversión. Debemos ordenar las acciones de cambio según su impacto vs. su coste Resultado: Matriz de soluciones priorizadas en base a la óptica combinada coste/impacto Posibles criterios Complejidad Valor Añadido Impacto Soporte Directivo
  • 0.8./0.9. Métricas, indicadores y objetivos de éxito Objetivo: Medir significa creer. Se recomienda elegir criterios que ayuden a mostrar el éxito a corto plazo: satisfacción de los usuarios, involucración de los empleados, velocidad de adopción y cifras relacionadas con los escenarios de negocio identificados Resultado: Definir métricas (indicadores) y valores objetivo que justifiquen las esfuerzos realizados Plan de medición Específico (S) Medible (M) Alcanzable (A) Relevante (R) Planificado (T) Pre Durante Post PILOTO Pre Durante Post DESPLIEGUE
  • Fase 1. Preparar el Cambio 1.0. Actualizar y definir el “Plan de Adopción” 1.1. Elaborar el programa de comunicación 1.2. Elaborar el programa de participación 1.3. Elaborar el programa de formación 1.4. Elaborar el programa de soporte 1.5. Elaborar el modelo de Sponsorship / Champions 1.6. Preparar el centro de aprendizaje 1.7. Elaborar el programa y cuestionarios de evaluación 1.8. Medir las métricas e indicadores pre-despliegue 1.9. Calendarizar las acciones de acompañamiento del plan 1.10. Elaborar materiales de apoyo Entregables E2. Plan de Adopción (principales mensajes, actividades de adopción, estructura plan formación-comunicación- participación, centro de aprendizaje…) E3. Calendario de Adopción (actividades, responsables y temporalización) Materiales varios (Buzoneo, posters-panfletos, ‘tips & tricks’, videos, guías rápidas de inicio, definición talleres, soporte presentaciones, centro de aprendizaje, cuestionarios…) Calendario y dedicación Por determinar
  • 1.1. Elaborar plan de comunicación Objetivo: Facilitar a las audiencias objetivos la información necesaria y por los canales más fluidos, de forma que se garantice la Concienciación necesaria para la recepción y aprovechamiento de las acciones posteriores. Resultado: Planificación de la formato, la dimensión y el contenido de los recursos de comunicación elegidos. Plan de Mensajes / Newsletters Elaboración del contenido de correos/boletines alrededor de los mensajes de productividad y aplicación de Office 365 y Microsoft Office Online y su despliegue en la organización Comité de Dirección, VIPS, Destinatarios,… Cuenta atrás, anuncios,… Material impreso Posters. Elaboración de posters con mensajes clave y beneficios de las nuevas funcionalidades del entorno y que será publicados/compartidos acorde al plan de despliegue y migración Handouts, revistas, artículos, folletos,… Presentaciones sobre el entorno Material en formato PowerPoint de introducción y visión general de O365 y de Office Online para poder ser utilizado, por los diferentes interlocutores de la compañía en reuniones, talleres, presentaciones, town hall,… Merchandising Productos promocionales (bolígrafos, tazas, camisetas,…) de los productos y aplicaciones del nuevo entorno
  • 1.2. Elaborar plan de participación Objetivo: Superar la fase de ‘concienciación’ para alcanzar la fase de ‘deseo’; provocar entre los destinatarios la curiosidad y el estímulo por realizar acciones que requieran mayor esfuerzo o puedan iniciar el cambio de hábitos Resultado: Planificación de la formato, la dimensión y el contenido de los recursos de participación elegidos Reuniones / Talleres Preparación de reuniones de trabajo y talleres de presentación del entorno y sus funcionalidades adaptados a diferentes perfiles en función de su puesto futuro de trabajo Directores, Mánagers, Key Users, Destinatarios Finales,… Pilotos Espacios de participación Foros, Redes Sociales Corporativas,… Evento(s) de lanzamiento Incentivos y concursos
  • 1.3. Elaborar plan de formación Acciones de formación Cursos, seminarios, talleres, píldoras,… Materiales de apoyo Definir guías rápidas de inicio (Microsoft,…) Ej: Configuración y uso de O365 en iPhone/iPad, Android y Windows Phone; Referencia rápida de Lync; Excel 2013, OneNote 2013, Outlook 2013, PowerPoint 2013, Word 2013; Excel 2011, Outlook 2011; PowerPoint 2011, Word 2011,… Definir guías rápidas de trabajo (MICProductivity) Ej: OneDrive para la Empresa, Word 2013, Excel 2013, PowerPoint 2013, Lync 2013, Word, Excel, PowerPoint, OWA y OneNote sobre iPad,… Definir videos y tutoriales (Microsoft, MICProductivity,…) Objetivo: Realizar la transferencia de conocimiento que permita alcanzar la etapa de ‘habilidad’ con garantías de éxito Resultado: Programa de Transformación basado en el diseño de contenidos adaptados y recursos de apoyo, tanto estáticos (materiales), como dinámicos (participación)
  • 1.4. Elaborar programa de soporte Canales de soporte Buzón / Call Center Responsables y Roles Definición de entornos de demostración Materiales de apoyo Documento FAQs Elaboración de un documento de Preguntas Frecuentes para ser utilizado como guía de apoyo y consulta por parte de los diferentes perfiles destinatarios del cambio Lista a recursos externos de formación Links a recursos de formación, tutoriales y sesiones online de Microsoft: Office 365, Office 2013, Office 2011, Office365 con dispositivos móviles y multiplataforma (iPhone / iPad / BlackBerry / Android / Windows Phone Guía de apoyo para el personal de soporte Formato documento abierto (Word) con las principales incidencias, cuestiones y necesidades del personal de soporte a usuarios Comparativas entre productos/tecnologías. Ej: OneDrive vs Dropbox vs Directorio Archivos Tips & Tricks Documento “Directivas y procedimientos recomendados” Formato documento abierto (Word) con las principales políticas, directivas y procedimientos corporativos para el buen uso de la plataforma adaptado a la casuística de la organización Modelos de gobierno del entorno Objetivo: Proveer canales de refuerzo al conocimiento adquirido, en el camino hacia su aplicación en los procesos de negocio Resultado: Definir canales de soporte adaptados y materiales de apoyo
  • 1.5. Definir el modelo de Sponsorship Descripción Los líderes empresariales y ejecutivos juegan un papel crítico como sponsors de la gestión del cambio. El equipo de gestión del cambio debe desarrollar un plan para las actividades de estos y ayudar a los líderes empresariales clave para que lleven a cabo estos planes. Rol de la dirección en el cambio Articula la visión del negocio / estrategia Tiene la responsabilidad última para impulsar el cambio a través de la empresa Proporciona el compromiso de alto nivel y la información sobre el equipo y la cultura Lidera la comunicación con los destinatarios del cambio … Materiales de apoyo Mapa de sponsors: dirección general, comité directivo, mánagers, jefes de equipo, gerentes,… Mensajes clave para el comité de dirección Plan de actividades para el equipo de dirección Talleres, reuniones, … Presentaciones … Objetivo: Establecer las actividades de gestión del cambio requeridas para involucrar al equipo directivo de la organización y asegurar su participación y obtener el compromiso de estos stakeholders Resultado: Plan de participación del comité directivo (sponsors, líderes, managers,…)
  • 1.6. Preparar el Centro de Aprendizaje Centro de Aprendizaje. Propuesta de contenidos y clasificación / Taxonomía Recopilación y estructuración de todos los materiales existentes (Microsoft / MICProductivity), desarrollados para el proyecto y los recursos online de Microsoft para ser almacenados y organizados en un entorno de colaboración (site) de la intranet de la organización junto con una propuesta de metadatos asociados a cada elemento Objetivo: Proporcionar un espacio de consulta y de ensayo de los conocimientos y hábitos adquiridos Resultado: Disponer de contenido estructurado y categorizado en un espacio de acceso ubicuo
  • 1.7. Preparar la evaluación Encuesta de evaluación Predespliegue: para evaluar el punto de partida y las necesidades de los destinatarios del cambio Postdespliegue (proceso): para evaluar la satisfacción de los destinatarios del cambio respecto al proceso de acompañamiento (comunicación, formación, soporte…) y sobre los materiales y recursos de apoyo (guías,…) Postdespliegue (cambio): para evaluar el punto de llegada y poder obtener métricas de comparación entre el antes y el después del cambio • La evaluación del cambio permite poder identificar áreas de mejora o refuerzo así como poder valorar el éxito del cambio Objetivo: Definir los recursos necesarios para evaluar tanto la adopción de las tecnologías como el cambio de hábitos c correspondiente como también el propio proceso de AGC Resultado: Encuestas de evaluación Encuestas de evaluación Piloto Pre despliegue Post despliegue (Proceso) General Pre despliegue Post despliegue (Proceso) Post despliegue (Cambio)
  • 1.8. Medir las métricas e indicadores pre-despliegue Métricas situación actual Es necesario poder identificar los valores de las métricas e indicadores previo a la nueva situación (adopción y uso de las herramientas) para tener una base con la que comparar a posteriori una vez finalizado el proyecto Las métricas e indicadores pueden ser de observación y medida directa o indirecta y objetiva / subjetiva Objetivo: Analizar las métricas e indicadores de la situación actual en la organización Resultado: Valores de las métricas e indicadores definidos durante la fase inicial para el punto de partida
  • 1.9. Calendarización Calendario de despliegue del Plan de AGC Diseño y elaboración de un calendario de aplicación de todos los elementos del plan de adopción y gestión del cambio (comunicación, participación, formación,…) tanto para el lanzamiento de la campaña como para el despliegue en las diferentes fases / etapas / países / oficinas /... Hay que considerar tanto los pilotos como los diferentes despliegues Objetivo: Describir la temporización de las acciones de acompañamiento del Programa Resultado: Calendario del Plan de Acompañamiento de AGC
  • 1.10. Elaborar materiales de apoyo Recursos Actividades de: comunicación, formación, participación, soporte,… Presentaciones, videos, tutoriales, manuales, guías de inicio y consulta, cartas, posters, panfletos, comunicados, … Objetivo: Recopilar y preparar todos los materiales de apoyo a las actividades de Adopción y Gestión del cambio planificadas Resultado: Materiales y recursos de apoyo
  • Fase 2. Ejecutar y Seguir el Cambio 2.1. Evaluar situación de partida (pre-despliegue / pre-piloto) 2.2. Ejecutar las actividades de los programas de comunicación, participación, formación (uso, aplicación y buenas prácticas) y acompañamiento 2.3. Distribuir materiales, guías, tutoriales, documentos, videos,… 2.4. Preparar y poner en marcha el programa de soporte (todas las actividades se llevan a cabo acorde a la segmentación de los usuarios destinatarios del cambio) Entregables Seminarios de Formación Resultado análisis cuestionarios pre-despliegue (piloto y general) Resultado análisis cuestionarios post-despliegue (piloto) Calendario y dedicación Por determinar
  • Fase 3. Evaluar y Reforzar el Cambio 3.1. Capturar testimoniales e historias de aplicación 3.2. Compartir los casos de éxito 3.3. Medir y evaluar las métricas, indicadores y objetivos 3.4. Medir la satisfacción de los usuarios y evaluar cambios 3.5. Evaluar y preparar acciones de refuerzo Entregables Resultados análisis cuestionarios post-despliegue (AGC y Cambio) Calendario y dedicación 1 semana de trabajo (estimado) / 2 sesiones de trabajo con el cliente
  • Agenda Taller de Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Transformación y Cambio Cambio y Proyectos AGC en Proyectos de Office365 La Gestión del Cambio El Cambio en Proyectos Tecnológicos Consideraciones Finales
  • Los cambios son lentos y hay que aceptarlo
  • Personas Participación PilotosPrototipos .. … … Las 4 Ps del cambio
  • 2 última reflexiones
  • 12 + 2 Reflexiones + 1 Propuesta http://www.youtube.com/watch?v=2lXh2n0aPyw http://www.youtube.com/watch?v=2lXh2n0aPyw
  • Bibliografía http://www.kotterinternational.com www.ouricebergismelting.com http://gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2013/08/pmi-guia- practica-sobre-gestion-del.html http://www.prosci.com/ http://www.slideshare.net/rcosta/adoption-whitepaper-change-management http://libros.fnac.es/a651550/Jose-Manuel- Gil-Solo-a-los-bebes-les-gusta-que-les- cambien http://www.kotterinternational.com/ http://www.ouricebergismelting.com/ http://gestionpracticadelcambio.blogspot.com.es/2013/08/pmi-guia-practica-sobre-gestion-del.html http://www.prosci.com/ http://www.slideshare.net/rcosta/adoption-whitepaper-change-management http://libros.fnac.es/a651550/Jose-Manuel-Gil-Solo-a-los-bebes-les-gusta-que-les-cambien
  • Recursos www.gestiondelcambioyproyectos.com http://www.gestiondelcambioyproyectos.com/
  • Dos vídeos muy recomendables ... http://www.youtube.com/watch?feature=player_embe dded&v=YuLMQgwPfK0 http://www.youtube.com/watch?v=0LFpyNxXkZ8&f eature=player_embedded http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=YuLMQgwPfK0 http://www.youtube.com/watch?v=0LFpyNxXkZ8&feature=player_embedded
  • Para acabar… recordad que… http://www.youtube.com/watch?v=SV1uvFI6AKU El cambio empieza por nosotros mismos http://www.youtube.com/watch?v=SV1uvFI6AKU
Fly UP