SAGE FOLHA DE PAGAMENTO - ? SAGE FOLHA DE PAGAMENTO ... Verifique abaixo os detalhes de como gerar

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    08/12/2017

    SAGE FOLHA DE PAGAMENTO

    INSTRUES PARA EXECUTAR TESTES NO AMBIENTE RESTRITO DO ESOCIAL

    Disponibilizadas rotinas para gerao dos dados ao Ambiente de Produo do eSocial (Ambiente Oficial), referente 1 fase da primeira etapa, conforme cronograma de implantao estabelecido pelo Comit Gestor. A implantao acontecer em trs etapas e cada etapa em cinco fases, a partir de janeiro/2018. Para maiores detalhes do faseamento, consulte o Portal do eSocial.

    A obrigatoriedade na primeira etapa ser para as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhes e na primeira fase sero enviados os dados relativos aos cadastros do empregador e tabelas.

    Nas rotinas disponveis no sistema, ser possvel tambm realizar os testes, enviando os dados para validao no Ambiente Restrito do eSocial (Ambiente de Testes). Estes testes podero ser executados tanto pelas empresas obrigadas na primeira fase, antes de realizar o envio ao ambiente de produo, bem como, para as empresas que estaro obrigadas somente na segunda etapa. Veja abaixo as parametrizaes necessrias, bem como, os detalhes para gerao em cada um dos ambientes.

    CONFIGURAO PARA TRANSMISSO

    Para o envio dos arquivos ao eSocial, primeiro necessrio configurar algumas informaes no Menu eSocial > Configurao para Transmisso. Essa configurao pode ser feita por grupos de empresas que possuem informaes comuns. Para isso, informe um Cdigo e Nome para a configurao e preencha os campos solicitados: - Vigncia: 01/2018, 07/2018 ou 01/2019. Com esta informao, o sistema habilitar o envio oficial dos arquivos somente quando as empresas estiverem ativas nos respectivos meses/anos. - Configurar Ambiente de Envio: 1 Produo (envio de arquivos oficiais) ou 2 Produo Restrita (envio de arquivos de testes). Importante: Realize todos os testes de envio dos arquivos para as empresas obrigadas com a opo 2 Produo Restrita. Somente aps ter certeza que toda a transmisso foi realizada com sucesso, altere este parmetro para 1 Produo para entrega dos arquivos oficiais, pois no ser possvel apagar a base do ambiente do eSocial para realizao de novo envio, aps a concluso das transmisses definitivas. - IOB Diagnstico - Pr-analisar e verificar inconsistncias antes de gerar os arquivos: se este campo estiver em branco, os arquivos sero enviados e as possveis inconsistncias sero retornadas diretamente pelo ambiente do eSocial. - Configurar tempo de espera: informar a cada quanto tempo o sistema deve pedir a assinatura do arquivo atravs do certificado digital. O perodo vai de no mnimo 01 minuto at 06 horas. Conforme a definio deste tempo, o sistema pedir a indicao dos certificados e assinatura dos arquivos. Neste processo de envio e retorno, sempre necessrio o certificado digital. Se a empresa utilizar certificado modelo A1, este processo ser automtico. Porm, se a empresa usar certificado modelo A3, precisar indicar a senha/token sempre que solicitado, num processo manual. - Certificado: possvel utilizar certificado digital A1 ou A3, bem como, possvel utilizar o certificado do escritrio de contabilidade, atravs do processo de procurao. No processo do eSocial, o certificado necessrio em trs momentos distintos: 1) na assinatura do arquivo; 2) na transmisso do arquivo e; 3) no retorno do resultado do arquivo. Por esse motivo, o mais indicado que seja utilizado certificado A1, da empresa propriamente dita ou do escritrio, atravs de procurao, pois para a vigncia oficial do eSocial, o arquivo e senha sero parametrizados e o processo ocorrer de forma automtica. Se for certificado A3 ser necessrio informar senha/token a todo momento, deixando o processo dependente de interao manual, o

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    que o torna trabalhoso e passvel de perda de prazos.

    DICA: Utilize certificado modelo A1 para deixar o processo mais automtico.

    Como dito anteriormente, o certificado utilizado na assinatura e na transmisso/retorno dos arquivos. Desta forma, na configurao do certificado, deve ser parametrizado o certificado para estas duas situaes, podendo ser o mesmo certificado ou certificados diferentes. Por exemplo:

    a) Certificado A1 da prpria empresa, tanto na assinatura quanto na transmisso/retorno. b) Certificado A1 da prpria empresa para assinatura e certificado A1 do escritrio para transmisso/retorno. c) Certificado A1 do escritrio, por procurao, tanto na assinatura quanto na transmisso/retorno. d) Certificado A3 da prpria empresa, tanto na assinatura quanto na transmisso/retorno. e) Certificado A3 da prpria empresa para assinatura e certificado A1 do escritrio para transmisso/retorno.

    Se for certificado A1, dever ser selecionado o arquivo de instalao do certificado e informada a senha. Este arquivo ser armazenado, portanto, ser necessrio informar uma vez apenas e depois, quando alterar o certificado (em funo de nova validade, por exemplo). Se for certificado A3, tambm deve ser selecionado o certificado pr-instalado, mas no possvel configurar a senha, que ser solicitada a cada operao necessria.

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    No momento da transmisso dos arquivos, se houver algum problema relacionado ao Certificado Digital, o sistema apresentar a seguinte mensagem no Histrico de Protocolos:

    Neste caso, verifique se o arquivo e/ou senha foram selecionados e informados corretamente na Configurao para Transmisso do eSocial.

    INSTRUES PARA EXECUTAR TESTES NO AMBIENTE RESTRITO DO ESOCIAL

    Para todas as empresas possvel enviar dados ao ambiente restrito de produo, ou seja, possvel realizar testes enviando os dados reais da empresa. Os testes so bastante teis, pois permitem a familiarizao com os registros gerados e com o processo. Permitem tambm a verificao antecipada da consistncia dos dados, com a validao de cadastros, etc. Estes testes podem ser efetuados para qualquer empresa, independentemente de estar obrigada na primeira fase ou no. Pelo cronograma, na primeira fase as empresas tm do dia 08/01/2018 at o dia 28/02/2018 para gerar a carga inicial, composta pelo cadastro do empregador e demais tabelas. Portanto, no dia 08 inicia a entrega, mas no obrigatrio enviar exatamente neste dia. Pode ser utilizado este perodo de quase dois meses. Desta forma, possvel e bastante recomendvel que antes de parametrizar a empresa para enviar de forma oficial no ambiente de produo, sejam enviados os dados de teste, no ambiente restrito. Verifique abaixo os detalhes de como gerar os dados no ambiente de testes.

    TELA DE GERAO E TRANSMISSO DOS ARQUIVOS

    Ser disponibilizada apenas a possibilidade de enviar arquivos de teste referentes a carga inicial, ou seja, aos eventos de cadastros j existentes na empresa. So eles:

    S-1000: Informaes do Empregador/Contribuinte/rgo Pblico

    S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras de Construo Civil ou Unidades de rgos Pblicos

    S-1010: Tabela de Rubricas

    S-1020: Tabela de Lotaes Tributrias

    S-1030: Tabela de Cargos/Empregos Pblicos

    S-1035: Tabela de Carreiras Pblicas

    S-1040: Tabela de Funes/Cargos em Comisso

    S-1050: Tabela de Horrios/Turnos de Trabalho

    S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais Para cada empresa esta lista de arquivos poder variar, pois depende dos cadastros que ela possui. Por exemplo, se no houver processos administrativos/judiciais, o arquivo S-1070 no ser gerado. A rotina para gerao dos arquivos est disponvel na Folha de Pagamento, em eSocial > Carga Inicial - Gerao

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    de Arquivos Iniciais e Tabelas. O processo da carga inicial nico, ou seja, ser realizado uma nica vez, com todos os arquivos necessrios. desta forma, pois h uma ordem a ser seguida no envio dos arquivos, por serem informaes utilizadas em arquivos posteriores. Por exemplo, primeiro envia a empresa, pois para todos os demais necessrio que a empresa j esteja informada no eSocial. Sero gerados os arquivos, somente quando todos os cadastros estiverem aptos, ou seja, com todos os campos de preenchimento obrigatrio nos layouts informados corretamente, nos respectivos cadastros.

    DICA: Execute a rotina de diagnstico, disponvel em eSocial > Mdulo IOB Diagnstico eSocial para todos os cadastros e corrija todos os problemas apontados, antes de iniciar a gerao dos arquivos.

    Ao acessar a rotina de gerao da carga inicial, ela aparecer com status em branco (No Gerado), ou seja, a gerao e transmisso da carga inicial no foi iniciada ainda. O primeiro passo clicar no boto Gerar. Neste momento, ser executado automaticamente o diagnstico nos cadastros e listar os arquivos que sero gerados para a empresa.

    Se no houver problema de diagnstico, ou seja, no houver cadastros com campos no preenchidos ou inconsistncias, ao acionar o boto Gerar, o processo ser iniciado. Neste momento, o sistema ir gerar todos os arquivos (um arquivo para cada cadastro), mostrando na coluna status o cone cinza (Aguardando Envio). Este

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    status indica que os arquivos foram gerados com sucesso e esto na fila para transmisso.

    A partir deste momento, clique em OK. Todos os status sero apresentados na cor cinza. Feche a tela atravs da opo X no canto superior direito e aguarde a solicitao do Certificado Digital, conforme o tempo informado na tela de Configurao.

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    Se houver algum cadastro no apto, impedir a gerao dos arquivos. Neste caso, exibir um alerta e a partir da mensagem ser possvel acessar a rotina de diagnstico geral, para identificar o detalhe do problema. Se no acessar o diagnstico, mostrar na tela, na coluna Status atravs do cone amarelo, quais arquivos tem problema de cadastro e quais cadastros esto no aptos. O respectivo cadastro deve ter o problema corrigido para continuar o processo. Clicando no cone informaes ou na opo Clique aqui para ver detalhes, possvel verificar exatamente qual o problema e como resolver.

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    De tempo em tempo, o transmissor faz o envio e busca os retornos, considerando a ordem correta dos eventos, alterando os status conforme for o andamento. Na coluna status pode ser acompanhado o andamento dos envios, atravs dos cones coloridos, que mudam automaticamente, conforme os arquivos forem sendo enviados e retornados.

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    Lembrando que neste processo de envio e retorno, sempre necessrio o certificado digital. Se a empresa utilizar certificado modelo A1, este processo ser automtico. Porm, se a empresa usar certificado modelo A3, precisar indicar a senha/token sempre que solicitado, num processo manual.

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    Se retornar algum erro na validao do eSocial, seja de envio ou de processamento (cone roxo ou vermelho na coluna status), as correes necessrias devero ser realizadas nos cadastros. Na tela, ao lado do respectivo cadastro com problema, no boto Informao possvel ver o erro gerado na validao.

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    Para visualizar o problema que gerou erro na validao, deve-se clicar no cone de Informao , ou na opo Clique aqui para ver detalhes, que abrir uma tela com a descrio que retornada pelo ambiente do eSocial. Com esta descrio possvel identificar qual o problema e este deve ser corrigido no respectivo cadastro. Pode ter mais de um problema. Cada Ocorrncia refere-se a um problema especfico. Aps corrigir os erros apresentados, neste ambiente de testes ser necessrio iniciar o processo novamente, ou seja, ser necessrio zerar a base de dados no ambiente de testes e reenviar os cadastros novamente. Para zerar a base de dados, basta clicar no boto Limpar base do eSocial, clicar no boto Gerar Excluso e fechar a tela de excluso no canto superior direto atravs da opo X. Efetuado este processo, a rotina de gerao da carga inicial pode ser executada novamente.

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    Depois de processado tudo com sucesso, todos os registros ficaro com status verde, indicando que o processo de transmisso foi finalizado com sucesso.

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    INSTRUES PARA ENVIAR DADOS OFICIAIS NO AMBIENTE DE PRODUO

    Para as empresas obrigadas a primeira fase, aps realizar os testes, ser necessrio parametrizar a empresa para fazer o envio oficial no ambiente de produo, conforme o prazo legal. Ser necessrio primeiro fazer o envio da carga inicial, em um processo semelhante ao executado no ambiente de testes. Uma vez iniciado o processo oficial, no h mais como voltar a trs e, a partir da carga inicial finalizada com sucesso, as alteraes ou novas incluses realizadas nos cadastros tambm sero enviadas ao eSocial, automaticamente, em um ciclo de atualizao de dados. Os cadastros no eSocial sero um espelho dos cadastros no sistema.

    DICA: Execute primeiro a gerao no ambiente de testes, logo no incio do prazo (incio de janeiro). Aps corrigidos todos os possveis problemas encontrados, determine um dia para enviar a carga inicial no ambiente oficial. Se prepare para isso, pois levar um tempo para ser concludo e voc precisar aguardar a concluso do processo, com sucesso, para continuar os trabalhos na empresa. No deixe para a ltima hora.

    Verifique abaixo os detalhes de como gerar os dados no ambiente de produo.

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    CONFIGURAO PARA TRANSMISSO OFICIAL

    No Menu eSocial > Configurao para Transmisso, o campo Configurar Ambiente de Envio deve ser alterado para a opo 1 - Produo.

    Ao marcar esta opo, os registros referentes aos envios realizados no ambiente de testes, se for o caso, so apagados internamente e os controles no sistema so alterados para tratar os processos do eSocial de forma oficial. Uma vez iniciada a transmisso dos dados ao eSocial, este parmetro no pode mais ser alterado.

    TELA DE GERAO E TRANSMISSO DA CARGA INICIAL Na carga inicial, nesta primeira fase, possvel enviar o cadastro do empregador e as demais tabelas da empresa. So eles:

    S-1000: Informaes do Empregador/Contribuinte/rgo Pblico

    S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras de Construo Civil ou Unidades de rgos Pblicos

    S-1010: Tabela de Rubricas

    S-1020: Tabela de Lotaes Tributrias

    S-1030: Tabela de Cargos/Empregos Pblicos

    S-1035: Tabela de Carreiras Pblicas

    S-1040: Tabela de Funes/Cargos em Comisso

    S-1050: Tabela de Horrios/Turnos de Trabalho

    S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais

    ATENO: Nesta fase ainda no sero gerados os cadastros dos funcionrios e dos trabalhadores sem vnculo empregatcio, arquivos S-2200 e S-2300. Estes dados sero enviados em maro/2018, conforme cronograma e em todas as fases voc receber previamente uma verso do sistema para realizar todos os testes necessrios. Aps iniciar o envio oficial, no ser mais possvel efetuar testes.

    O fluxo de envio da carga inicial oficial igual ao de testes. A tela de transmisso se comporta exatamente da mesma forma, com os mesmos passos, os mesmos cones, etc. A grande diferena que no processo oficial, durante a gerao/transmisso/recebimento dos retornos da carga inicial, os respectivos cadastros do sistema ficaro bloqueados para novas incluses e alteraes. Ou seja, durante o processo, o cadastro da empresa, do estabelecimento, da funo, dos eventos, etc, ficaro bloqueados, no

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    permitindo cadastros novos nem alteraes nos existentes. Esse bloqueio permanecer at que tudo seja enviado e o protocolo recebido com sucesso. Por isso muito importante o planejamento da execuo deste processo. Este bloqueio necessrio, pois a partir do envio da carga inicial, as alteraes realizadas nestes cadastros tambm sero enviadas ao eSocial, conforme ser explicado mais abaixo. Durante o processo da carga inicial, se houver a necessidade de ajuste em algum cadastro por causa de erro retornado na validao, a Carga Inicial ser interrompida. Aps corrigir os erros apresentados neste ambiente de produo, ser gerado automaticamente um novo arquivo para cada cadastro e estes sero enviados para a fila de transmisso, continuando assim, o processo de entrega da carga inicial. Neste ambiente no poder ser utilizada a opo Limpar base do eSocial, pois esta opo ficar disponvel apenas para o ambiente de testes. Depois de processado tudo com sucesso (todos os registros com status verde), o sistema desbloqueia os cadastros para novas incluses e alteraes.

    Tudo o que for includo, alterado ou excludo, nestes cadastros aps a entrega com sucesso da carga inicial, ser gerado ao eSocial a partir do cadastro, automaticamente, desde que esteja apto (sem campos pendentes de

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    preenchimento). Desta forma, os cadastros do eSocial estaro sempre atualizados conforme os cadastros do sistema. A visualizao do envio destes arquivos e identificao de possveis problemas, deve ser feita a partir dos prprios cadastros, atravs do boto Histrico e Protocolos. Por exemplo: O cadastramento de uma nova funo, ser enviado ao eSocial, de forma automtica assim que finalizar o seu cadastramento, em Menu Arquivos > Cargos/Carreira > Funes. Para que o arquivo seja gerado, o cadastro deve estar apto, ou seja, seu status no IOB Diagnstico deve estar verde ou apenas com avisos de campos no obrigatrios em branco.

    Se for necessrio excluir um cadastro, ser gravada a identificao na tela, conforme exemplo abaixo.

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    QUAIS CADASTROS COMPE CADA ARQUIVO

    Para gerar os dados de cada arquivo, sero considerados os cadastros do sistema, conforme segue:

    S-1000: Informaes do Empregador/Contribuinte/rgo Pblico Composto pelo cadastro da empresa, considerando matriz e filiais, quando houver.

    S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras de Construo Civil ou Unidades de rgos Pblicos Composto pelos cadastros ativos da empresa (matriz e filiais) e pelos tomadores de servio tipo obra de construo civil, ativos da empresa.

    S-1010: Tabela de Rubricas Composto pelo cadastro de eventos ativos. Como um cadastro genrico, todos os eventos sero gerados para todas as empresas.

    S-1020: Tabela de Lotaes Tributrias Composto pelo cadastro de todos os departamentos ativos da empresa (internos, tomadores e obras de construo civil). Ateno: necessrio ter pelo um departamento cadastrado no sistema com os funcionrios alocados, mesmo no que a empresa no utilize separao por departamentos, pois o e-Social exige esta informao.

    S-1030: Tabela de Cargos/Empregos Pblicos Composto pelo cadastro de cargos e empregos pblicos ativos da empresa.

    S-1035: Tabela de Carreiras Pblicas Composto pelo cadastro de carreiras pblicas ativas da empresa.

    S-1040: Tabela de Funes/Cargos em Comisso

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    Composto pelo cadastro de funes e cargos em comisso ativos da empresa.

    S-1050: Tabela de Horrios/Turnos de Trabalho Composto pelo cadastro de jornadas de trabalho ativos da empresa.

    S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais Composto pelo cadastro de processos judicias/administrativos ativos da empresa.

    OUTRAS ORIENTAES

    Alguns testes, no foi possvel para a Sage, como provedor de sistema, realizar. Por exemplo, no tem como a Sage fazer testes de envio no ambiente de produo (oficial), liberado pelo comit gestor em janeiro. Os testes somente so possveis no ambiente de produo restrita (testes). Desta forma, o envio no ambiente oficial ser realizado diretamente pelas empresas obrigadas nesta primeira fase, quando parametrizado o sistema para gerar em modo oficial. Caso haja alguma diferena entre os ambientes, teremos que identificar na hora e se for o caso, realizar ajustes. possvel tambm, que haja uma certa lentido no retorno dos processamentos. Isso pode ocorrer, pois o ambiente do eSocial passar a ser utilizado por diversas empresas ao mesmo tempo, o que deixa o processo de validao deles mais lento. No h o que fazer neste caso e ser preciso aguardar os retornos, pois no trata-se de performance do sistema da folha de pagamento.

    COMO SER EM MARO/2018?

    Em maro, inicia a obrigatoriedade de entrega da segunda fase da primeira etapa. Ou seja, as empresas que iniciaram em janeiro, devem a partir de maro enviar os cadastros dos trabalhadores (com e sem vnculo empregatcio) e tambm os eventos no peridicos, que sero: S-2200: Admisso / Ingresso de Trabalhador

    S-2300: Trabalhador Sem Vnculo de Emprego/Estatutrio Incio

    S-2190: Admisso do Trabalhador Registro Preliminar

    S-2205: Alterao de Dados Cadastrais do Trabalho

    S-2206: Alteraes de Contrato de Trabalho

    S-2230: Afastamento temporrio

    S-2250: Aviso Prvio

    S-2298: Reintegrao

    S-2299: Desligamento

    S-2306: Trabalhador sem Vnculo de Emprego Alterao Contratual

    S-2399: Trabalhador sem Vnculo de Emprego Trmino Continuaro sendo geradas as alteraes/incluses dos eventos de tabela, como j vinham sendo gerados desde o incio da primeira fase e ainda passaro a ser gerados estes novos arquivos.

    OBSERVAO: Nesta fase, os arquivos de desligamento e trmino de trabalhador sem vnculo sero enviados sem os respectivos eventos e valores pagos/descontados. Nesta fase ser gerado o arquivo apenas para desligar o trabalhador na base do eSocial. Os eventos e valores nestes casos sero gerados somente a partir de maio/2018.

    Para esta fase, ser liberada nova verso do sistema, com as funcionalidades necessrias, bem como, sero divulgadas as informaes para execuo.