Relatrio A3 e Pensamento A3

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    25-Dec-2015

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PDCA A3

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  • Relatrio A3 e Pensamento A3

    Publicado em 30/03/2013 por Cristiano Bertulucci Silveira

    Sabemos que no mundo globalizado e informatizado de hoje, a quantidade de informaes

    que temos a disposio cresce exponencialmente. Em contrapartida, a capacidade de

    sintetizar estas informaes torna-se cada vez mais importante. O Pensamento A3 um

    processo de resoluo e estruturao do problema que tem como diferencial, a forma de

    como ele apresentado.

    No relatrio A3, o ponto de brevidade da documentao a sntese da aprendizagem

    conseguida atravs do processo de resoluo do problema. A ideia aqui apresentar e fazer

    caber todo o raciocnio, o processo, o problema e as informaes relevantes em um relatrio

    do tamanho de uma folha A3 (29,7 x 42 cm). Quando as informaes dos problemas so

    adequadamente formatadas desta maneira, elas podem ser lidas ou apresentadas em 5

    minutos e a partir delas, decises importantes podem ser facilmente tomadas. Por outro lado,

    quando um documento muito grande, existe um grande risco de que as informaes no

    sejam lidas ou at mesmo mal interpretadas.

    O desenvolvimento do relatrio A3 requer que as pessoas envolvidas no processo renam e

    relatem fatos, pesquisem e ofeream feedbacks, identifiquem os pontos importantes e quem

    so os donos do processo com o objetivo de construir um caminho claro de acompanhamento

    antes que qualquer ao se inicie, que se perdura durante o desenvolvimento do projeto e

    aps a sua finalizao. A pensamento A3 fora o aprendizado a no se basear em estudos

    abstratos, mas sim no Gemba (lugar onde as coisas acontecem).

    Existem 3 tipos de relatrios A3; resolues de problemas,proposta e status. Sabendo como

    funciona cada um deles, possvel determinar quais so os relatrios que mais fazem sentido

    para a empresa e ento utilizar qual agrega mais valor ao negcio. Vamos analisar como

    funciona cada tipo.

    A3 Resoluo de problemas - O A3 para resoluo de problemas o mais utilizado de todos e

    segue o processo de um PDCA. Ele obedece uma estrutura em passos de identificao de

  • definio, estado atual, estado desejado, anlise, proposta, plano de ao e

    acompanhamento. A relao com o PDCA pode ser observada na tabela abaixo. Nem sempre a

    causa raiz aparente e nem sempre possvel uma investigao completa para o problema.

    Por este motivo, existem os outros tipos de relatrio A3.

    Passo A3 Ciclo PDCA

    Definio

    Planejar (Plan) Estado Atual

    Estado desejado ou meta

    Anlise

    Proposta Agir (Do)

    Plano de ao Checar (Check)

    Acompanhamento(Follow up) Atuar ou corrigir (Act)

    A3 Proposta O A3 Proposta ser um estado futuro orientado, (onde voc quer estar), em

    que voc est tentando melhorar a situao, sugerindo uma ideia. Esta uma ferramenta que

    normalmente mais focada em uma rea ou departamento que apoia a melhoria de um

    indicador ou KPI (Key Performance Indicator). Ex.: Qualidade, Segurana, custos ou

    produtividade). O A3 estratgia muito semelhante, mas normalmente focado mais em

    cadeias de valor e processos de nvel superiores relacionados com o plano de negcios da

    empresa. No A3 Proposta, iniciamos explicar o estado atual ou fundamentado que precisa ser

    melhorado. Este estado atual afeta um KPI da empresa? Assim, possvel elencar algumas

    ideias e benefcios para melhorar o KPI e ento sugerir como ser implementada a ideia com

    prazos e metas. Aps a implementao, necessrio avaliar a eficcia e ter um plano de

    acompanhamento para garantir que o A3 Proposta seja sustentvel. Isso muitas vezes

    chamado de lacuna criada. Voc est tentando potencialmente elevar a barra de medida

    ou melhorar a situao ou padro.

    A3 Status Este tipo de A3 geralmente um relatrio especfico que tem relao direta com

    um projeto de longo prazo e que possa precisar de um relatrio de progresso com base

    semanal, mensal ou trimestral. Ele pode confrontar um plano com o estado real. Este

    tipo muito utilizado em uma mudana de produto ou modelos que levam a pensar a longo

    prazo que exigem planejamento com o objetivo de garantir o sucesso no final dos projetos.

    (Ex.: treinamento, equipamentos, peas, processos e necessidades de mo de obra).

    A3 estratgia - normalmente focado no Plano de Negcios da empresa e pode abranger

    desde o planejamento para 1 ano at 15 anos. Como mencionado anteriormente, o A3

    Estratgia e A3 Proposta so muito semelhantes, sendo que o tipo estratgia se diferencia

    pelo objetivo de levar a empresa de um estado atual para um estado futuro. Claro que o A3

    estratgia normalmente se baseia no que os indicadores de negcios (KPIs) esto refletindo

  • para que ento o plano possa ser elaborado. O A3 estratgia utilizado por um nvel superior

    na organizao e geralmente subsidia aes em cascata da alta gerncia para o operacional

    (top-down) ao longo de todos os nveis da Organizao. Por exemplo, se a empresa possuir

    excessivas reclamaes por produtos defeituosos, e a mesma desejar reduzir o volume de

    produtos devolvidos, a diretoria estabelecer aes que iniciaro no departamento da

    qualidade e refletiro nos departamentos de produo, manuteno e at no RH que poder

    ter que contratar pessoas mais qualificadas.

    Como criar um Relatrio A3?

    preciso entender que o relatrio A3 conta uma histria e ao cri-lo preciso inserir somente

    informaes relevantes. O autor do A3 deve colocar informao o suficiente para que ela seja

    compreendida e reflita os pontos mais importantes. Enquanto isso pode parecer simples e

    superficial para algumas pessoas, a maioria pensa que muito difcil decidir quais dados e

    informaes necessrio para dar ao leitor uma compreenso completa da histria. Por esta

    razo, importante seguir algumas dicas e fazer as seguintes perguntas:

    Identificao o tema do relatrio: Qual o problema? qual a necessidade? O que est se

    tentando fazer?

    Anlise do cenrio: Qual o contexto? Porque importante? Como funciona hoje? O que

    precisa melhorar? Quais as mtricas atuais? Utiliza o diagrama de pareto;

    Identificao das causas razes do problema: Aplique os 5Ws e o diagrama de causa e

    efeito

    Cenrio Esperado: Qual a condio almejada? Qual a estratgia para alcan-la?

    Plano: Quais aes sero tomadas para chegar ao cenrio adequado? Quem ser

    responsvel? Qual oramento previsto?

    Follow-up: Quem vai acompanhar os resultados do projeto? Qual a comparao entre o

    que foi previsto e o que foi realizado.

    Como podemos observar, o relatrio A3 uma representao grfica de um planejamento, e

    ele contribui substancialmente para a melhor visualizao dos problemas, propostas e

    solues. O pensamento A3 um exerccio de design para resolver problemas. uma

    ferramenta que acima de tudo, ajuda os funcionrios a aprenderem a aprender.