PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTO

  • Published on
    30-Jun-2015

  • View
    597

  • Download
    1

Transcript

PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTOProposto por: Diviso de Preparo de Pagamento de Pessoal (DPPE) Analisado por: Secretaria de Gesto de Pessoas (SGP) Aprovado por: Diretoria Geral de Coordenao Administrativa (DGCA)

ATENO: Cpias impressas no so controladas.

1

OBJETIVO Estabelecer critrios e procedimentos para o preparo da folha de pagamento de servidores, pensionistas e magistrados do Tribunal Regional do Trabalho da 1 Regio.

2

APLICAO E VIGNCIA Aplica-se Diviso de Preparo de Pagamento de Pessoal (DPPE), passando a vigorar a partir de 05/11/2007.

3

DEFINIES TERMO Preparo da Folha Sistema ERGON DESCRIO Conjunto de procedimentos destinados elaborao da folha de pagamento de pessoal e adequao dos valores nela constantes aos preceitos legais, administrativos e judiciais. Sistema informatizado de gesto de pessoas.

4

REFERNCIAS Leis ns 11.143/05; 11.416/06; 8.112/90; 8.852/94; 9.250/95; 7.713/88; etc.

5

RESPONSABILIDADES GERAIS FUNO Diviso Financeira (DFIN) RESPONSABILIDADE Informar DPPE, mensalmente, a data-limite para a concluso do preparo da folha de pagamento; efetuar o pedido financeiro da folha na data estabelecida pela Assessoria de Planejamento, Oramento e Finanas (APO)/ Conselho Superior da Justia do Trabalho (CSJT); efetuar o pagamento da folha no dia determinado pela APO/CSJT, para que as instituies bancrias disponibilizem o numerrio nas contas correntes dos magistrados e servidores no primeiro dia til aps o dia previsto para o sub-repasse do TRT;Data: Reviso: Pgina:

Cdigo do Padro Administrativo:

PAD-SGP-006

20/04/2007

00

1 de 6

PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTOATENO: Cpias impressas no so controladas.

FUNO

RESPONSABILIDADE efetuar o repasse dos valores devidos s consignatrias, deduzindo as respectivas taxas, quando for o caso. Criar a folha no Sistema ERGON e comandar os clculos gerais e parciais; cadastrar no Sistema ERGON as informaes de sua competncia referentes folha de pagamento (consignaes, penses alimentcias, mudanas de domiclio bancrio etc.); receber, para fins de gerao de clculo parcial e de acordo com o cronograma, os nomes de magistrados e servidores com alteraes recentes promovidas pelas unidades da SGP e de outras Secretarias (mudanas de provimento, designao, cadastramento de diplomas, incluso de dependentes etc.); comunicar a concluso do preparo da folha de pagamento Diviso Financeira (DFIN) e Diviso de Contabilidade (DCON), da Secretaria de Oramento, Finanas e Contabilidade (SOF), Seo de Sistemas de Apoio Gesto (SESAG), da Secretaria de Tecnologia da Informao (STI), Secretaria de Gesto de Pessoas (SGP) e Diretoria Geral de Coordenao Administrativa (DGCA). Autorizar o pagamento da folha de pagamento dos servidores e magistrados. Autorizar eventuais suplementar. incluses em folha de pagamento

Diviso de Preparo de Pagamento de Pessoal (DPPE)

Ordenador de despesa Secretaria de Gesto de Pessoas (SGP) Seo de Sistemas de Apoio Gesto (STI/DGSP/ SESAG) Diviso de Contabilidade (SOF/DCON) Consignatrias Demais unidades

Promover ajustes no Sistema ERGON, para que os cadastramentos efetuados gerem os efeitos corretos em folha de pagamento, criar/alterar frmulas e relatrios, automatizar clculos diversos etc.; enviar os arquivos eletrnicos para os bancos pagadores. Apoiar a DPPE na correta classificao contbil das diversas rubricas de despesa de pessoal pagas por meio da folha de pagamento; realizar a apropriao contbil da folha de pagamento. Enviar, no prazo estabelecido em normativo, os documentos relativos s consignaes a serem cadastradas na folha. Enviar, dentro dos prazos estabelecidos, as informaes e documentos necessrios aos cadastramentos a serem efetuados pelas unidades da SGP.Data: Reviso: Pgina:

Cdigo do Padro Administrativo:

PAD-SGP-006

20/04/2007

00

2 de 6

PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTO 6 6.1 CONDIES GERAISATENO: Cpias impressas no so controladas.

A DPPE prepara as folhas de pagamento de magistrados e servidores, ativos e inativos, e de pensionistas de servidores e magistrados, bem como efetua bloqueios de pagamento (reverses) relativos a valores cuja presena na folha de pagamento j consolidada no seja mais justificvel, como nos casos de falecimento, exonerao etc.

7 7.1

PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTO Elabora, mensalmente, o cronograma para preparao da folha de pagamento adstrito data-limite para o pedido do financeiro, conforme informado pela DFIN, que utiliza como base o calendrio definido pelo Conselho Superior da Justia do Trabalho CSJU.

7.2

Distribui o cronograma para os setores envolvidos no processamento da folha (DGCA, DGCJ, SGP, SED, SESAG, DFIN, DCON, DPOR, para conhecimento).

7.3

Recebe das entidades consignatrias, at o 1 dia til do ms, os relatrios para incluso/excluso/alterao de consignaes em folha de pagamento.

7.4

Atualiza no Sistema ERGON as tabelas de remuneraes, gratificaes, subsdios, imposto de renda, contribuio previdenciria etc., conforme haja alteraes determinadas por lei ou regulamento.

7.5

Realiza, at o 1 dia til do ms, o primeiro clculo geral da folha no Sistema ERGON e, durante o tempo previsto no cronograma, os demais clculos gerais ou parciais.

7.6

Analisa, critica e confere os relatrios gerais e parciais preliminares da folha (protocolos).

7.7

Realiza os clculos parciais relativos aos nomes de magistrados e servidores que tiveram alteraes funcionais recentes, conforme informaes prestadas pelas unidades da SGP, de acordo com o cronograma.

7.8

Verifica se haver necessidade de fazer alteraes na folha.Data: Reviso: Pgina:

Cdigo do Padro Administrativo:

PAD-SGP-006

20/04/2007

00

3 de 6

PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTOATENO: Cpias impressas no so controladas.

7.8.1 Caso haja alteraes a serem feitas na folha, verifica a competncia: 7.8.1.1 Caso sejam decorrentes de fatos gerenciados pela prpria DPPE, realiza as devidas correes no Sistema ERGON. 7.8.1.2 Caso sejam decorrentes de fatos gerenciados por outra unidade, solicita unidade as correes necessrias no Sistema ERGON. 7.8.2 Realiza clculos gerais e/ou parciais para verificar se as alteraes produziram o efeito desejado na folha de pagamento. 7.8.3 Caso ainda necessite de alteraes, repete os procedimentos do item 7.8.1 ao item 7.8.2 at que todas as alteraes necessrias se efetivem e os respectivos valores se apresentem adequadamente nas telas do sistema e nos relatrios. 7.9 Gera os relatrios finais e consolida a folha de pagamento no Sistema ERGON.

7.10 Comunica DFIN, SESAG e s outras unidades pertinentes a concluso do preparo da folha de pagamento, para as providncias cabveis. 7.11 Arquiva os relatrios finais e os registros das comunicaes feitas entre as unidades e a DPPE.

8

INDICADORES NOME FRMULA FREQNCIA Mensal

(Quantidade de pagamentos com acertos / ndice qualidade da folha quantidade de pagamentos processados) x de pagamento 100 N de folhas suplementares processadas 9 Quantidade de folhas processadas no ms suplementares

Mensal

GESTO DE REGISTROS Os registros desse processo de trabalho so mantidos da seguinte forma:

Cdigo do Padro Administrativo:

Data:

Reviso:

Pgina:

PAD-SGP-006

20/04/2007

00

4 de 6

PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTOATENO: Cpias impressas no so controladas. IDENTIFICAO RESPONSVEL ACESSO ARMAZENAMENTO Sistema ERGON e Pastas Pastas RECUPERAO PROTEO PRAZO MNIMO DE DESTINAO GUARDA NA UA Permanente -

Folha de pagamento Relatrios de alteraes na folha

DPPE

Restrito

Data

Condies apropriadas Condies apropriadas

DPPE

Restrito

Data

Permanente

-

UA Unidade Administrativa

10 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Processo Preparar Folha de Pagamento

==========

Cdigo do Padro Administrativo:

Data:

Reviso:

Pgina:

PAD-SGP-006

20/04/2007

00

5 de 6

PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTO FLUXOGRAMA DO PROCESSO PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTOInicio

ATENO: Cpias impressas no so controladas.

Elaborar, mensalmente, cronograma p/ preparao da folha Distribuir o cronograma p/ setores envolvidos no processamento da folha, para conhecimento Receber das consignatrias, at o 1 dia til do ms, os relatrios para alteraes na folha

Atualizar no Sistema ERGON as alteraes

Realizar, at 1 dia til do ms, o 1 clculo geral da folha e demais clculos gerais ou parciais

Analisar, criticar e conferir os relatrios gerais e parciais preliminares da folha

Realizar os clculos parciais relativos aos nomes de magistrados e servidores que tiveram alteraes recentes

Verificar se haver necessidade de fazer alteraes na folha de pagto Solicitar a unidade as correes necessrias no Sistema ERGON

Haver alteraes?

S

Verificar a competncia

Competncia da DPPE? S Realizar as devidas correes no Sistema ERGONRealizar clculos gerais e/ou parciais para verificar se as alteraes produziram o efeito desejado na folha

N

Gerar relatrios finais e consolidar a folha no Sistema ERGON

Comunicar DFIN, SESAG e outras unidades pertinentes a concluso da folha, para providncias cabveis

N

Arquivar os relatrios finais e os registros das comunidaes feitas entre as unidades e a DPPE

Houve o efeito desejado?

S

Fim

Cdigo do Padro Administrativo:

Data:

Reviso:

Pgina:

PAD-SGP-006

20/04/2007

00

6 de 6