modelo de ata de Reunio no Excel

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    26-Nov-2015

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Plan1Ata Reunio Ceres - Agro EsplanadaSexta-feira 08/07/2011Presentes: -----------AssuntosRespostas Necessrias Necessidade Resultado da discussoRH definir Responsvel pelo Recrutamento e seleo discrepncias de informaes nas contrataes de pessoal entre escritrio central e fazendas gera necessidade de definio do Reponsvel RH (Pessoa para Operar o Recrutamento e Seleo) ter definido um s responsvel para atuar no campo de recrutamento & seleo dos profissionais adequados para as oportunidades de trabalho na fazenda , recrutar selecionar , pedir referencias e repassar direo para tomada de deciso de contratao .Czar fica com Responsabilidade de Recrutar , Selecionar, montar Banco de Curriculos de acordo com agenda de contrataes orada e aprovada e auxiliar departamento pessoal no Gerenciamento do Vencimento dos Perodos de Experincias, vencimento de frias , avaliaes de desempenho e Performance dos colaboradores .RH definir procedimentos de Integrao Elaborar e (Puxar) Procedimentos de integrao de novos colaboradores com treinamentos e entrega de Procedimentos e Regulamentos Internos .Preparar melhor a entrada dos colaboradores a fim de amenizar desconforto de ter na empresa pessoas com dificuldades e Perodos longos de adptao s funes e Procedimentos Internos .Rh inicia atividades ,Planeja Metodologia e Repassa aos Responsveis por cada setor para fazer a Integrao de seus colaboradores.Integrao das equipes Organizao das agendas de Pessoal do Administrativo definir cronograma de atividades para rendimento de colaboradores atender as necessidades definidas pela direo Meta de atuar nas auditorias e acompanhamento em atividades que exija tempo , e organizao de agenda para os perodos de ausencia do responsvel pela conferncia.Sistema Gerenciador necessidade de atender provisionamentos da direo com liberao de contas a pagar, de maneira a lanar pedidos e gerar contas pagar. definir com Programador quando que teremos as novas atualizaes prontas e repassar para direo o prazo necessrio.Czar fica responsvel pela organizao e ajuste do controle no sistema para funcinalidade eficaz no depto financeiro.Financeiro Recepo,Controle e Manuseio de documentos Refinar e melhorar o Processo para erradicar falhas no processo de conferncia e filtragem dos valores pagar .Czar repassar e acompanhar o dia-dia dos procedimentos e manter direo informada das evolues e efetividades dos controles Apoio admControle de Oramentos e agilidade nas pastas quando solicitado .Treinar estagirio para manter pastas sempre atualizadas e atendimento atualizado dos oramentos no arquivo por patrimnioobjetivo de atender a necessidade da direo em auditar os numerrios e custos por patrimnios na assinatura do pagamento.Organograma solicitado para Czar enviar por e-mail para Tatiana e para Clarice para avaliarem e encaminharem de volta . definido data do fechamento primeira semana de agosto para apresentao e repasse aos colaboradores das responsabilidades Por funo .Aps reviso e resposta czar deve replicar os dados no organograma , e emitir formulrio com condio de assinatura para cada colaborador receber , ser treinado e avaliado em perodos a serem definidos.Agenda de frias Definir com Gerencia da Fazenda Cronograma de Pessoas a tirar Frias Guilherme fica com responsabilidade de fechar com fazenda os cronogramas de acordo com os perodos de operaes que permitam ausencias de colaboradores para perodos de frias.Apresentar aps primeira semana de agosto devido programaes de frias do Remilson e Guilherme .RH procedimentos , banco de dados Banco de dados de curriculuns e informaes de funcionrios que ja tenham trabalhado na empresa e quais as informaes Gerenciar todas as informaes para contratao , definir agenda de avaliao e desenvolvimento do pessoal em fase de experincia no registro.atuar no acompanhamento de carreira das equipes, preparar formulrios de avaliaes, definir perodos e prazos de avaliaes dos colaboradores e implantar juntamente gerncia da fazenda .Responsabilidade de acessos e Conduo de veculos em Geral Proibies de Pessoal no habilitado , e Pessoal com Capacidade de Responder pelo problema ou avaria causada no bem (Patrimnio)Adotar poltica de ter motoristas habilitados corretamente para conduzir os veculos pesados e Carretas carteira (A-E) e motoristas habilitados para conduzir veculos leves carteira (A-B), e para condutor do veculo VE-06 habilitao(A-C) ,para veculo VE-05 (Comboio) o condutor dever possuir Habilitao (A-D) e quando possvel facilitar cursos como Direo Defensiva, MOP,entre outros.Revisar em tempos atuais quais so os colaboradores que conduzem os veculos , pesquisar todas as autorizaes por CNH,e definir junto Gerncia quais colaboradores esto aptos a conduo de veculos Leves e Pesados e Implantar como normas aps aprovao de todos e disponibilizar Lista para conhecimento de todos.Controle de horimetros e kilometragens de mquinas e veculos Levantamento de Pendencias de Reparos de Odometros/Horimetros/Tacgrafos Promover melhoria nos controles de consumo e kilometragens dos maquinrios utilizados , de maneira a obter dados de utilizao de estoques e mdias de consumo por operaes.Para controle de kilometragens , imprimir ,implementar e gerenciar dados de percurso e consumo por veculos , veculos de assistencia e caminhes . Definido como responsvel Paulo Srgio para treinar e gerenciar a alimentao de todas as planilhas para ser enviada ao Responsvel pelo Processamento em planilhas especficas da controladoria, nomeado o colaborador Carlos alberto para desempenhar atividades de processamento.Controle de operaes por mquina Fichas de Controle, Treinamento de Pessoal e Gerenciamento das Informaes obter dados de controles por operaes e grupo de maquinas , consumos de combustiveis e trocas de oleo lubrificantes .definido formas e planilhas de controles reativando as planilhas antigas da fazenda , no caso dos caminhes j esto funcionando decido apenas formatar os controles de processamento para gerao de dados estatsticos pela controladoria.Controle de Combustveis Para sede , montar quadro de horrio de atendimento ao Posto de Combustvel para amenizar sobrecargas e sadas do responsvel pelo abastecimento.no Comboio fica Responsvel o Lubrificador sob Liderana do Coordenador de Manuteno , e os controles o lubrificador se reporta ao responsvel pelo processamento dos dados , no caso o Enc. do setor administrativo .Prazo de entrega Sexta feira 15/07/2011.Gerenciamento de patrimnio (controles de tens mveis)definido em reunio que deve ser processado informaes para alimentar planilha de controle de pneus, baterias ,kits (chave de roda, macaco,extintores) e demais tens mveis dos veculos e maquinrios. controle e gerenciamento de movimentaes de pneus, baterias,kits caminhes e extintores para obter dados estatsticos, histricos de consumo e agenda de substituies e trocas por patrimnios.Paulo Sergio fica Responsvel de Gerir informaes de movimentaes,solicitaes e baixaspor grupos de materiais e por Patrimnio , processamento das informaes fica na Responsabilidade de Carlos alberto e Controladoria.Controle de Lubrificantes (trocas e amostragens )Apresentao direo de subordinao do lubrificador e atribuies dos controles e gerenciamento das anlises e das trocas de lubrificantes se fazer conhecer os processos e procedimentos para controles de estoques, e definio das manutenes preventivas.definido que o lubrificador est ligado em subordinao ao Coordenador de manuteno Paulo Srgio , para as agendas e definies de como e quando proceder nas manutenes preventivas e corretivas ligadas ao comboio e mais outras atividades ligas manuteno que possam ser realizadas pelo lubrificador, no caso dos controles ser de reponsabilidade do Coordenador Paulo Srgio a delegao e repasse ao lubrificador que se reportar com os controles preenchidos ao enc. do administrativo Carlos alberto reponsvel pela funo de Processamento dessas informaes.controle e organizao de alojamentos Chaves de Alojamentos , Acessos de Pessoal Colches , Capas de Colches entre outros artigos de alojamentos e cuidados com o patrimnio .Elaborar agenda de Auditorias aos alojamentos e executar com apoio da adminstrao, controle pr implantao da ferramenta (5s), com intito de pr educar e preparar alojamentos e colaboradores para etapas de implementao da ferramenta (5s)Rh elaborar agenda juntamente com lideranas da fazenda para rodar atividades de auditorias e levantamentos . Apresentar at 20 de agosto de 2011.Termos de reponsabilidades de ferramentas aps solicitaes de compras de novas ferramentas, houve questionamento por parte da direo sobre efetividade dos controles .elaborar controle universal de todas as ferramentas da empresa que ja tem em atividades ,mais as novas aquisies .Efetuar controle em Planilha de todas as ferramentas da empresa , com quem esto e quais foram devolvidas e onde esto . Quanto s novas aquisies emitir o controle antes que seja entregue ao usurio , se fazendo necessrio assinar termos de responsabilidades pela retirada do bem .Termos de responsabilidades de alojamentos Para que se possa cobrar e implementar a ferramenta nada consta o processo de admisso e integraco do colaborador deve ser inserido nos treinamentos e redigido as declaraes do colaborador para assinar no ato do recebimento dos bens que ficaro em seu poder no perdo de sua passagem pela empresa.elaborar treinamentos dos colaboradores existenetes e novos colaboradores e elaborar declaraes e controles especficos de materiais e ferramentas para que seja assinada no ato do recebimento dos mesmos efetivando a Poltica interna da empresa.Rh fica Responsvel de juntamente com a Gerncia e o Responsvel Administrativo das fazendas de elaborar e implementar os treinamentos e os controles nos procedimentos de integrao de pessoal. Prtica da ferramenta (Nada Consta)Ativar nada consta na fazenda estando o departamento pessoal autorizado emitir e finalizar qualquer processo somente com o nada consta do funcionrio emitido pela fazenda.Sugerido controle efetivo nas entregas s pessoas , para que seja devolvido ao final do contrato e emitido nada consta .Rh fica Responsvel pela efetividade da ferramenta nada consta nos processos de rescises de contratos , Responsvel administrativo fica Responsvel de em todas as rescises emitir e enviar ao Rh , o documento NADA CONSTA (declarando que est sendo devolvido todos os pertences da empresa que estavam em poder do colaborador) para que seja finalizado o processo de desligamento do colaborador.Procedimentos de legalizao do Representante tcnico organizao de documentos e informao ao ministrio da agricultura do novo Representante tcnico.providenciar documentaes e informativos ao ministrio da agricultura.Tatiana fica Responsvel de informar ao Ministrio da Agricultura e providenciar junto com Mariele a documentao para legalizar Guilherme como Engenheiro Agronomo Responsvel pela fazenda .Check lists de ferramentas dos veculos .no ato da entrega do veculo ao motorista levantar check list do que est est saindo como conferncias de pneus e kits de viagens ( step,macaco, ferramentas etc.)Preparar Check lists de Responsabilizade para motorista descrevendo todos tens acompanhantes no Veculo/Maquinrio quando assumido ou entregue para viagens externas .Reponsvel pelos veculos e maquinrios deve juntamente com responsvel pela emisso e Processamento dos controles,elaborarem documentos de controles e colocarem em Prtica. Compras de Epis e controles de uso.avaliao dos perodos de uso por colaborador , solicitado definir perodos de uso por Epi.controle de fichas de Epis , com controle de condies de uso com assinatura do usuario a ser utilizado como termo de responsabilidade .pesquisar e definir prazos de uso do epi , de acordo com normas , para atribuir controles nos prazos de uso junto aos colaboradores Czar fica responsvel de efetuar pesquisa com tcnico de segurana e recomendaes dos fabricantes de epis para definir normas internas de uso de Epis.Procedimento compras Processo de envio e recebimento de mercadorias e documentos definido com protocolo de recebimento e carimbo /acompanhamento de oramento refinar comunicao entre Dpto de Compras e solicitantes no intito de manter oramentos dentro do previsto .Definido nos fechamentos de compras com solicitao de reviso do oramento antes do fechamento. dever o dpto de compras manter comunicao e envio para o responsvel solicitante por fax do oramento para deciso se fecha ou modifica oramento.controle de filtros Paulo Sergio deve passar lista de filtros para compras , no fugir linha aprovada pra manter maquinas em bom funcionamento e com baixo custo.definir lista especifica de marcas paralelas de qualidade para susbtituir compras de filtros originais a fim de manter campanha de reduo de custos.Paulo sergio fica responsvel de selecionar e definir lista de filtros que podero ser usados em substituio aos originais , garantindo a reduo de custos no setor de compras.Compras de Radios para Sededivulgado necessidade de compra de rdios amadores para melhor comunicao entre as equipes da fazenda.exclarecido sobre necessidade de comprar rdios portteis e fixos para organizar e melhorar a comunicao entre as equipes definido pesquisar e orar rdios pequenos (motorola) para setores da sede (recados),rdios amadores mveis para as equipes que se movimentam e rdios amadores fixos para os veculos .cantina busca de controle efetivo das refeies por dia,acessos cantina e controle de mantimentos por semana melhorar controle de acessos e qtdes de refeies por dia na cantina .Controle da cantina definido por Tickets de Alimentao com cores de separao Branca pra colaboradores e Vermelhas para Visitantes , Tatiana fica responsvel de montar arte e oramentos para a realizao do controle .e-mail corporativos solicitado criao de e-mails corporativos e crachs de identificao. obter e-mails corporativos para equipes do escritrio central e antecipar para pessoal da fazenda . Tambm definido a necessidade de emitir crachs de identificao aos colaboradores que se comunicam com terceiros .tatiana deve passar oramento de quanto custar obter novos e-mails para os setores da empresa na vsp. Para definir qual provedor atender a necessidade. Quanto aos crachs Tatiana tambm fica responsvel pela confeco de crachs para os colaboradores "pblicos".Agendas de treinamento de pessoal Agendas de treinamento de pessoal por setores , cada setor um treinamento especfico para melhoria de equipe e Lideranasmelhorar eficincia das equipes em suas funcionalidades. colocado dificuldades do armazm e definido em uma semana at 16/07 o Rh dever apresentar novos profissionais (Perfis)para futuramente , atuar na troca do profissonal de armazenagens (Contratar Perfil mais eficiente)agendas de auditorias definio de metodologia para melhoria organizacional dos setores.montar agendas e check lists para avaliar setores e responsveis .Guilherme fica responsvel pelas avaliaes junto com gerncia e as lideranas da fazenda.

________________________________________________ nomenomenomenomenome Diretora administrativa Finaceira empresaData_____/_______/______________ _____________________________________________ nomenomenomenome Gestor Responsvel Projeto Gesto empresaData_____/_______/______________

______________________________________________ nomenomenomenome Controlador de Oramentos empresaData_____/_______/______________

______________________________________________ nomenomenomenomenome Resp. administrativo Agroesplanada Data_____/_______/______________

______________________________________________ nomenomenome Controller Sua empresa Data_____/_______/______________

______________________________________________ Nomenomenomenome funofunofuno empresaData_____/_______/______________

Plan2

Plan3