Guia para Controle dos Custos e receitas da frota

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    29-Jun-2015

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Realizar a gesto dos custos e receitas da frota fundamental para o bom funcionamento das operaes, rumo ao crescimento da empresa como um todo. Seguir sem planejamento e, mais importante, sem controle de todas as receitas e custos de cada viagem realizada, vai fazer voc gastar alm do necessrio e, pior ainda, prejudicar o lucro de suas operaes - que o objetivo final de toda empresa. Pensando nisso, preparamos esse guia para orientar voc sobre os melhores caminhos para fazer o controle das receitas e dos custos da sua frota. Neste guia, voc vai entender quais so os custos e as receitas das viagens que devem ser controlados e de que forma o programa on-line Sofit pode lhe ajudar a realizar o controle dos gastos e dos lucros de suas operaes. Alm disso, vai entender como controlar todos os custos da viagem pode aumentar em at 12% a receita de uma frota e, por consequncia, melhorar os resultados da sua Gesto de Frotas. Boa leitura!

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  • 1. GUIA PARA CONTROLE DOS CUSTOS E RECEITAS DA FROTA [EBOOK]

2. INTRODUO Realizar a gesto dos custos e receitas da frota fundamental para o bom funcionamento das operaes, rumo ao crescimento da empresa como um todo. Seguir sem planejamento e, mais importante, sem controle de todas as receitas e custos de cada viagem realizada, vai fazer voc gastar alm do necessrio e, pior ainda, prejudicar o lucro de suas operaes - que o objetivo final de toda empresa. Pensando nisso, preparamos esse guia para orientar voc sobre os melhores caminhos para fazer o controle das receitas e dos custos da sua frota. Neste guia, voc vai entender quais so os custos e as receitas das viagens que devem ser controlados e de que forma o programa on-line Sofit pode lhe ajudar a realizar o controle dos gastos e dos lucros de suas operaes. Alm disso, vai entender como controlar todos os custos da viagem pode aumentar em at 12% a receita de uma frota e, por consequncia, melhorar os resultados da sua Gesto de Frotas. Boa leitura! 3. 1. QUAIS SO OS CUSTOS DA FROTA Combustvel Km rodados Velocidade Manuteno Seguro dos veculos Estadia e alimentao dos motoristas Validade dos documentos do veculo e do motorista Pagamentos/Adiantamento aos motoristas Carga/Descarga Treinamento e capacitao de pessoal Ento, voc faz o controle desses itens? Voc sabe quais so os custos que precisa avaliar em cada viagem para saber se sua frota est gastando muito ou se est dando lucro? Veja a seguir alguns pontos importantes que devem ser controlados para realizar uma Gesto de Frotas eficiente: Todos eles impactam diretamente no custo de cada operao. Controlar tudo o que gasto e o que ganho a partir desses processos vai fazer voc entender se est gastando mais do que deveria e aonde poderia otimizar os custos e aumentar o desempenho. 4. 1.1 DICAS DE OURO Segundo os especialistas da Sofit, por meio da Gesto de Frota possvel aumentar em at 12% a receita da frota. Porm, para isso, preciso ter o controle total de todos os itens que impactam na receita da viagem: Controlar os custos fixos e variveis por veculo, por motorista e por rota Fazer o Gerenciamento das despesas por viagem Controlar os Custos Previstos x Realizados Fazer o lanamento facilitado das despesas pagas (alimentao, hospedagem, limpeza etc) Gerar comparativos de oramento/gastos por viagem ou por veculo. No captulo 2, voc vai saber como o sistema on-line Sofit pode lhe ajudar nesse controle. Mas, por enquanto, no prximo item, voc vai entender outra varivel importante no gerenciamento dos custos e receitas de sua frota: a locao ou no de veculos. 5. 1.2 FROTA PRPRIA X FROTA ALUGADA Muitas empresas optam por ter uma frota alugada pensando em otimizar os custos das viagens. Porm, precisa avaliar a fundo cada tipo de negcio para saber se vale a pena ter a frota prpria ou ter uma frota alugada. Cada uma delas tem seus benefcios: Ter uma estrutura prpria de veculos, traz vantagens como: A garantia no padro de qualidade na entrega; O controle sobre os funcionrios; Menos risco de no ter um caminho disponvel quando voc precisa Por outro lado, a locao da frota tambm tem seus benefcios: Assessoria permanente; Mais tempo para gesto do seu negcio como um todo; Analisar se melhor para a empresa ter uma estrutura prpria de transporte ou terceirizar esse processo tambm faz parte da anlise e do controle dos custos e receitas da frota. Por isso, calcule bem todos os gastos e ganhos de ter uma frota prpria e faa uma comparao com o valor cobrado por algumas operadoras - investigando tudo que est incluso dentro do valor - para saber o que mais vantajoso para o tipo e o tamanho do seu negcio especfico. 6. 2. COMO CONTROLAR OS CUSTOS E AS RECEITAS DA FROTA COM A SOFIT Calcular todos os custos envolvidos nas operaes de cada viagem fundamental para acompanhar e avaliar a viabilidade do negcio como um todo. Mas como fazer isso? Bom, no existe uma frmula exata, o ideal avaliar os custos analisando os dados da prpria empresa. Cada negcio, cada tipo de operao tem suas peculiaridades. A boa notcia que o software de Gesto de Frotas da Sofit pode lhe ajudar nesse processo, controlando muitos daqueles itens citados no captulo 1. Voc vai conhecer a seguir, de que forma podemos contribuir para o melhor controle dos custos e receitas de sua frota, por meio das funcionalidades de nosso programa: Com o Sofit voc poder organizar e agrupar as receitas das viagens tais como abastecimentos, adiantamentos, despesas e movimentaes de portaria, entre outros itens. Dessa forma, possvel calcular os custos de cada viagem realizada por determinado veculo. Depois de informado todas as receitas e custos da viagem, o sistema Sofit calcula automaticamente o total de receitas, custos e lucro, chegando ao valor do Km rodado a partir desse valor, voc vai conseguir saber o desempenho x custo de sua frota. 7. EXEMPLOS NA PRTICA Saiba o real custo de cada veculo na viagem Com o sistema Sofit, voc consegue cadastrar os vrios tipos de modelos e marcas de veculos e saber quanto a empresa est gastando em cada um deles com abastecimento e manuteno e ter a noo de qual a mdia do custo por KM rodado de cada um deles. Compare os rendimentos dos veculos Se dois veculos do mesmo grupo (mesmo ano, marca e modelo) estiverem apresentando gastos diferentes, preciso avaliar quais fatores esto fazendo com que um gaste mais que o outro. Com o sistema Sofit mais fcil cruzar os dados e ter uma viso correta sobre os resultados Registre todos os itens da viagem A rota utilizada, o tipo de estrada, o tipo de carga, o volume de viagens so itens que podem condicionar o maior ou menor gasto com cada veculo. Por isso, esse controle minucioso da atividade de cada veculo feito pelo Sofit to importante para a Gesto Financeira de sua Frota. 8. EXEMPLOS NA PRTICA Identifique onde h desperdcio de dinheiro Se voc fizer o controle de todos os seus veculos, poder fazer uma comparao entre eles, sabendo qual est gastando mais e por qu. Pode ser que tenha um veculo subutilizado que possa diminuir o volume de outro que esteja sobrecarregado, distribuindo melhor as operaes e diminuindo os gastos com manuteno - tanto do que estava parado, quanto daquele que estava rodando muito acima da mdia. Identifique onde melhorar a receita da frota Se voc fizer o controle de todos os itens da viagem poder identificar mais facilmente onde e como melhorar a receita da frota. Por exemplo, se alguns veculos esto necessitando de trocas de pneus acima da mdia, na verdade podem estar sofrendo com o tipo de estradas por onde esto rodando ou com o excesso de peso da carga que esto carregando. O excesso de peso ou as ms condies da estrada podem estar fazendo com que o pneu se desgaste antes do tempo. Nesse caso, vale avaliar a redistribuio da carga e investigar novas rotas com estradas melhores. Esse um exemplo de como trazer economia como um todo para a operao. 9. EXEMPLOS NA PRTICA Controle os documentos do veculo e mantenha uma boa receita da viagem Imagine que um veculo seu esteja viajando e ele seja parado pela polcia. Ao realizar a investigao os policiais descobrem que o veculo est com o IPVA atrasado ou o motorista com a CNH vencida. Alm de muitos incmodos burocrticos, isso vai gerar gastos com multas e com o atraso da entrega. Por isso, controlar os vencimentos de todos os documentos de sua frota, tambm importante para a gesto dos custos e receitas de sua frota. Com o Sofit voc visualiza todas as suas pendncias em uma nica tela, inclusive quais os documentos esto para vencer. 10. CONCLUSO Esperamos que ns possamos ter ajudado voc a entender melhor alguns dos principais processos para realizar a Gesto Financeira da Frota. Pode ser que voc at j saiba da importncia de todos os itens citados aqui nesse Guia. Mas difcil acompanhar tudo isso no dia-a-dia, no mesmo? Sabemos das dificuldades encontradas pelos Gestores de Frotas e, foi com isso em mente que o Sofit foi desenvolvido. Queremos facilitar os processos para o gerenciamento da frota ser o mais eficiente e lucrativo possvel. E o controle dos custos e receitas das viagens parte essencial para isso. Voc j viu vrios exemplos de como o Sofit pode contribuir para o controle das despesas de sua frota. Mas recomendamos que voc experimente nosso software e comprove isso na prtica. Para isso, basta acessar nosso site e fazer o teste gratuito: Compartilhe esse material com sua equipe, para que todos saibam da importncia do controle dos custos e receitas da frota para o bom desenvolvimentos das operaes.

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