ESTRUCTURA DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE ? 2 Estructura del Seguimiento y Control Universidad

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  • ESTRUCTURA DEL

    SEGUIMIENTO Y

    CONTROL DEL PLAN

    DE

    FORTALECIMENTO

    INSTITUCIONAL

    AUTOR

    Ing. Luis Campuzano Castro. Mg. Sc.

  • 1 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    ESTRUCTURA DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL

    Lo que no se puede medir, no se puede gestionar

    Simn Gonzlez de la Riva

    INTRODUCCIN

    La Universidad Tcnica de Machala (UTMACH) como resultado de la evaluacin

    institucional realizada por el Consejo de Evaluacin Acreditacin y

    Aseguramiento de la Calidad de la Educacin Superior (CEAACES) fue

    categorizada D por lo que de acuerdo al reglamento respectivo tiene que realizar

    un Plan de Fortalecimiento Institucional (PFI), que debe ser cumplido en doce

    meses, el mismo que para su cumplimiento debe tener un seguimiento y control.

    La Comisin de elaboracin del PFI se plantea la formulacin de este

    complemento adoptando la metodologa del tablero de comando1 que va a permitir

    tomar las acciones suficientes y necesarias para enrumbar al Plan de

    Fortalecimiento Institucional a un cumplimiento total.

    La Universidad Tcnica de Machala, cuenta con una Planificacin Estratgica,

    que se la realiz con la participacin de la comunidad universitaria y los sectores

    representativos de su entorno, en este instrumento estn plasmados propsitos de

    largo alcance que van a afectar a la institucin positivamente si se toman las

    decisiones en forma sistemtica. Pero no se ha adoptado una metodologa para su

    seguimiento y control que permita anticipar decisiones que deben tomarse en el

    presente para considerar implicaciones futuras. Hoy con la necesidad de llevar

    adelante el Plan de Fortalecimiento Institucional cuya aplicacin es ahora, se tiene

    que generar un seguimiento y control eficiente que permita cumplir en este corto

    tiempo objetivos estratgicos urgentes con la toma de decisiones importantes para

    obtener resultados efectivos.

    La Universidad Tcnica de Machala est en una fase de reestructuracin en virtud

    de la reciente aprobacin de su Estatuto por parte del Consejo de Educacin

    Superior, por lo que su estructura interna est siendo acoplada a este instrumento

    legal, por ello se est implementado una gestin por procesos, la que va tomando

    forma en todos los estamentos capaz de lograr los objetivos propuestos y que

    ahora constituyen su prioridad aquellos considerados en el Plan de

    Fortalecimiento Institucional.

    El seguimiento y control se convierte en una herramienta muy necesaria para

    lograr el cumplimiento de los objetivos estratgicos planificados ya que es

    importante ir tomando los correctivos necesarios y urgentes para superar las metas

    1 Vogel Mario Hctor, 2013 TABLERO DE COMANDO EN IBEROAMRICA, Club Tablero de

    Comando, Creative Commons Reconocimiento 2.5 Buenos Aires-Argentina.

    http://www.sintetia.com/author/simon-gonzalez/

  • 2 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    planteadas. La UTMACH ha acogido para este cometido utilizar una metodologa

    prctica y efectiva que permite visualizar permanentemente el progreso de las

    acciones que realizan diferentes actores de la institucin y tomar los correctivos

    inmediatos que demande aquellas acciones que frenan la correcta marcha del Plan.

    OBJETIVOS

    Realizar el seguimiento permanente de las tareas y acciones que deben realizar

    cada uno de los responsables de las mismas y relacionarlos con los objetivos

    tcticos y estratgicos del Plan de Fortalecimiento Institucional para su

    asesoramiento y retroalimentacin.

    Controlar los plazos, presupuestos y resultados que permitan cumplir

    eficientemente las tareas, acciones, objetivos tcticos y objetivos estratgicos

    planteados en el Plan de Fortalecimiento Institucional.

    Informar oportunamente a los responsables de las tareas y a las autoridades de la

    UTMACH los cumplimientos y desfases, para implementar los correctivos

    inmediatos y lograr el cumplimiento de los objetivos del Plan de Fortalecimiento

    Institucional.

    PERIODICIDAD

    El seguimiento y control del Plan de Fortalecimiento de la Universidad Tcnica de

    Machala internamente ser semanal y mensual y trimestral externamente

    (informes al CEAACES)

    Los responsables de las acciones y tareas realizarn el seguimiento y control

    semanalmente y el Director de Evaluacin Interna y Gestin de la Calidad lo har

    mensualmente y trimestralmente, emitiendo informes mensuales a las autoridades

    de la Universidad y trimestralmente al CEAACES.

    Las autoridades de la universidad tienen acceso permanente al seguimiento y

    control del Plan y estarn monitoreando cada una de las tareas que se ejecuten o se

    atrasen.

    METODOLOGA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

    Mediante la aplicacin de un sistema informtico de control y seguimiento

    denominado tablero de comando se alimentar la informacin sobre el avance de

    las tareas planificadas, previo a su aplicacin se proporcionar una capacitacin

    exhaustiva a todos los responsables de las tareas y a las autoridades de la

    UTMACH.

  • 3 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    El tablero de comando es una metodologa que emplea los datos del Plan de

    Fortalecimiento Institucional desglosado por tareas y por responsables con el

    registro del tiempo de inicio y finalizacin de la tarea.

    Al tablero de comando tienen acceso los responsables de cada tarea planificada,

    mediante una ventana dedicada. El responsable de la tarea tiene que ir registrando

    los avances semanales de su tarea, tanto en tiempo, como en procesos realizados,

    resultados conseguidos y evidencias requeridas.

    El sistema va procesando la informacin y la incorpora al tablero de comando

    general que es administrado por el Director de Evaluacin Interna y Gestin de la

    Calidad, quien revisa semanalmente los avances y los reporta al sistema para

    retroalimentacin de los responsables de las tareas. Al tablero de comando general

    tienen acceso permanente las autoridades de la universidad (Rector, Vicerrectora

    Acadmica, Vicerrector Administrativo).

    Adems, como mecanismo de retroalimentacin de las autoridades acerca de los

    avances de plan, se implementar un Procedimiento de Revisin por la Direccin

    (Anexo 1), de acuerdo a lo que estipula el apartado 5.6 de la norma internacional

    ISO 9001:2008. Este procedimiento se realizar con una periodicidad trimestral y

    extraordinariamente cuando lo soliciten las autoridades de la universidad. La

    Revisin por la Direccin permitir analizar y llevar un registro de los avances

    logrados en la ejecucin del plan, adoptar medidas que contribuyan a su eficacia.

    Para garantizar la eliminacin de no conformidades provocadas por el eventual

    incumplimiento de estrategias, objetivos, acciones y tareas del Plan de

    Fortalecimiento se implementar un Procedimiento de Acciones Correctivas

    (Anexos 2, 3 y 4) de acuerdo a lo que establece el apartado 8.5.2 de la norma

    internacional ISO 9001:2008, de manera que se adopten medidas que permitan la

    eliminacin de las causas de no conformidades detectadas, la conformidad con los

    requisitos y la evaluacin de la efectividad de tales medidas.

    Trimestralmente se realizarn resmenes de los avances y cumplimientos logrados

    para presentar los informes al CEAACES y retroalimentar los procesos que lo

    ameriten.

    ORGANIZACIN

    En el Estatuto de la Universidad Tcnica de Machala se determina que:

    Art. 14.- Estructura Organizacional.- La estructura organizacional de la

    Universidad Tcnica de Machala, para el ejercicio de cogobierno y adecuado

    funcionamiento, es la siguiente:

  • 4 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    PROCESO GOBERNANTE

    Nivel Directivo

    Consejo Universitario

    Nivel Ejecutivo

    Rectorado

    Vicerrectorado Acadmico

    Vicerrectorado Administrativo

    PROCESO DE ASESORA

    Consejo Acadmico Universitario

    Procuradura General

    Direccin Acadmica

    Direccin de Planificacin Institucional

    Direccin de Evaluacin Interna y Gestin de la Calidad

    Direccin de Comunicacin

    Auditora Interna

    Comit Consultivo de Graduados

    PROCESO HABILITANTE DE APOYO

    Secretara General

    Direccin Administrativa

    Direccin Financiera

    Direccin de Talento Humano

    Direccin de Tecnologas de la Informacin

    Direccin de Cultura y Arte

    Direccin de Vinculacin, Cooperacin, Pasantas y Prcticas

    Direccin de Nivelacin y Admisin

    PROCESO AGREGADORES DE VALOR

    Unidades Acadmicas

    Centro de Postgrados

    Centro de Investigaciones

    Centro de Educacin Continua

    Empresas Pblicas o Mixtas2

    Considerando esta estructura, la UTMACH est construyendo su mapa de

    procesos, el mismo que se visualiza de la siguiente forma:

    2 Estatuto de la Universidad Tcnica de Machala. Resolucin RPC-SO-48-No.-517-2013 del

    Consejo de Educacin Superior.

  • 5 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    MAPA DE PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA

    La Direccin de Evaluacin Interna y Gestin de la Calidad es la que administra

    el Seguimiento y Control del Plan de Fortalecimiento Institucional. Su estructura

    orgnica es la siguiente:

  • 6 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    El Plan de Fortalecimiento Institucional se ha planificado en funcin de Objetivos

    Estratgicos, Estrategias, Objetivos Tcticos, Acciones y Tareas por lo que la

    Estructura del Seguimiento y Control se ha organizado de la siguiente forma:

    PROCESO DE PLANIFICACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL

    PLAN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

    DIRECCIN DE EVALUACIN INTERNA Y GESTIN DE LA CALIDAD (DEIGC)

    UNIDAD TCNICA DE EVALUACIN INSTITUCIONAL

    UTEI

    UNIDAD TCNICA DE EVALUACIN DE CARRERAS Y

    PROGRAMAS - UTECP

    EVALUACIN DE CARRERAS Y PROGRAMAS

    GESTIN DE LA CALIDAD DE CARRERAS Y PROGRAMAS

    SECRETARA

    COMISIN DE EVALUACIN Y GESTIN DE CALIDAD DE UNIDADES ACADMICAS (CEYGCF)

    UNIDAD TCNICA DE GESTION DE LA

    CALIDAD UTGC

    COMIT ASESOR

    VICERRECTORADO ACADMICO

    1.-Tareas ejecutadas/ Tareas planificadas

    2.- Acciones ejecutadas/Acciones planificadas

    3.- Objetivos Tcticos Cumplidos/Objetivos Tcticos planificados

    4.- Estrategias cumplidas/Estrategias planificados

    5.- Objetivos Estratgicos cumplidos/Objetivos Estratgicos planificados

  • 7 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    1.- TAREAS.- Los responsables de las tareas son los ejecutores de las mismas y

    se constituyen en el primer elemento que procesa la informacin para reportarla al

    responsable de la Accin a la que pertenece la tarea. l debe proporcionar el grado

    de cumplimiento, las evidencias generadas, las causas de un eventual atraso, las

    acciones para remediar el atraso, las recomendaciones o sugerencias para superar

    cualquier inconveniente que se produzca en la ejecucin de la tarea encomendada.

    Esta etapa es la fundamental para el cumplimiento del Plan, por lo tanto el

    responsable tiene que empoderarse de su tarea y buscar las personas y

    mecanismos que le permitan cumplir a cabalidad su tarea. El responsable de la

    tarea reporta semanalmente al responsable de la accin.

    2.- ACCIONES.- Los responsables de las acciones organizan, supervisan y

    controlan cada una de las tareas que tienen que realizar los responsables de las

    tareas para cumplir con la accin planificada por lo tanto es el que reporta al

    tablero de comando el grado de cumplimiento, las evidencias generadas, las

    causas de atraso, las acciones para remediar el atraso, las recomendaciones o

    sugerencias para superar cualquier inconveniente que se produzca en la ejecucin

    de la tarea encomendada. El responsable de las Acciones tiene que solucionar el

    atraso de las tareas, en algunos casos el responsable de la Accin es el directo

    responsable de la tarea. Los responsables de la Acciones reportan semanalmente

    al tablero de comando.

    3.- OBJETIVOS TCTICOS.- Los objetivos tcticos se cumplen a partir de la

    ejecucin de las acciones planificadas, por lo tanto van a depender del xito o

    fracaso de las tareas. Para determinar su cumplimiento el Director de Evaluacin

    es el que revisa, analiza y retroalimenta el grado de cumplimiento de las tareas y

    acciones, as como las evidencias que se generan. Informa a las autoridades de la

    universidad sobre los avances.

    4.- ESTRATEGIAS.- El Director de Evaluacin a partir de los reportes

    semanales de los responsables de las acciones, revisa la aplicacin de las

    estrategias planificadas y las alinea con aquellas acciones que no estn

    cumplindose, de ser el caso propondr otras estrategias complementarias para

    lograr el objetivo tctico correspondiente. Deja constancia de su comprobacin en

    el tablero de control en forma quincenal.

    5.- OBJETIVOS ESTRATGICOS.- El Director de Evaluacin presenta a la

    Alta Direccin de la Universidad, constituida por el Rector, Vicerrectora

    Acadmica y Vicerrector Administrativo, un reporte mensual del cumplimento de

    los objetivos estratgicos. Adems, se implementa un Procedimiento de Revisin

    por la Direccin con una periodicidad trimestral y extraordinariamente cuando lo

  • 8 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    soliciten las autoridades de la universidad. La Revisin por la Direccin permite

    analizar y llevar un registro de los avances logrados en la ejecucin del plan, se

    implementan los correctivos que permiten superar los inconvenientes y adoptar

    medidas que contribuyan a su eficacia.

    La Alta Direccin tiene acceso permanente al tablero de comando por tanto puede

    ir notificando de las novedades que observa y sugiriendo alternativas de solucin

    al incumplimiento de tareas.

    Para una visualizacin oportuna y rpida del avance del Plan de Fortalecimiento

    se utiliza la siguiente escala cromtica:

    ACTIVIDAD NO INCIADA

    INCUMPLIMIENTO

    ESTANCADO

    RIESGOS DIFICULTAN CONTINUAR

    EN PROCESO (FUERZA MAYOR)

    FINALIZADO

    IMPOSIBILIDAD DE CONTINUAR. SE

    RECOMIENDA ELIMINAR

  • 9 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    EJEMPLO DE VISUALIZACIN DE UN TABLERO DE COMANDO

    RESPONSABLES

    Cada actividad o tarea debe tener un responsable para su ejecucin. Las personas

    responsables no necesariamente son quienes ejecutan las actividades, pero si

    quienes garantizan su cumplimiento dentro de los plazos establecidos, as como la

    eficacia y eficiencia de las acciones implementadas. Los responsables deben

    proveer las evidencias de realizacin que se constituyen en los medios de

    verificacin de las acciones o tareas encomendadas.

    El Director de Evaluacin Interna y Gestin de la Calidad de la UTMACH es el

    responsable de dar seguimiento y control del cumplimiento al Plan de

    Fortalecimiento Institucional, por ello las autoridades universitarias han dado la

    responsabilidad y autoridad suficiente para poder demandar de los responsables el

    cumplimiento de las actividades planificadas.

    El orden jerrquico de los responsables es:

    1.- Responsable de Tareas

    2.- Responsable de Acciones

    3.- Director de Evaluacin Interna y Gestin de la Calidad (Responsable del

    Seguimiento y control)

    4.- Rector (Responsable del Plan de Fortalecimiento Institucional)

  • 10 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    CONCLUSIONES

    Toda planificacin debe tener un seguimiento y control para lograr sus propsitos.

    La planificacin requiere de una organizacin en una de sus partes y stas deben

    estar engranadas entre s, la planificacin estratgica requiere implementar una

    estrategia para lograr el resultado esperado, por ello debe poseer una combinacin

    apropiada de estructura y control. La estructura asigna las tareas y precisa como se

    realizan, sin embargo no da la motivacin suficiente para que funcione

    correctamente la estructura, por lo que surge la necesidad del control, pero ese

    control no es suficiente sino se hace un acompaamiento (seguimiento) que

    permita ir corrigiendo en el proceso algn desajuste que tenga la tarea.

    El tablero de control es una herramienta informtica que permite el seguimiento y

    control de las tareas de un plan en forma visual, porcentual y de costos mediante

    grficos muy didcticos y de fcil interpretacin.

    El seguimiento y control del plan garantiza el cumplimiento de los objetivos

    propuestos de una forma efectiva lo que se traduce en el xito de la institucin que

    lo aplica.

  • 11 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    BIBLIOGRAFA

    - CEACES, 2014, GUIA PARA LA ELABORACIN Y EVALUACIN DE PLANES DE MEJORA Y PLANES DE FORTALECIMIENTO

    INSTITUCIONAL, DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIN

    SUPERIOR, Documento de apoyo, Quito Ecuador.

    - Chamoun Yamal, 2006, ADMINISTRACIN PROFESIONAL DE PROYECTOS LA GUA, UNA GUA PRCTICA PARA

    PROGRAMAR EL XITO DE SUS PROYECTOS Editorial McGRAW

    HILL INTERAMERICANA S.A., EDITORES S.A.DE C.V. Mxico DF.

    - Goodstein L., Nolan T., Pfeiffer W., 2004, PLANEACIN ESTRATGICA APLICADA, Cmo desarrollar un plan que realmente

    funcione, Editorial McGRAW HILL INTERAMERICANA S.A.,

    Santaf de Bogot, DC, Colombia.

    - UTMACH, 2013 Estatuto de Universidad Tcnica de Machala (UTMACH), aprobado mediante resolucin del Consejo de Educacin

    Superior RPC SO 48 No.- 517 2013 del 18 de Diciembre del 2013

    - UTMACH, 2013 Plan Estratgico de Desarrollo Institucional 2013 2017 de la Universidad Tcnica de Machala, aprobado mediante resolucin del

    Consejo Universitario No.- 057-2013 del

    - Vogel Mario Hctor, 2013 TABLERO DE COMANDO EN IBEROAMRICA, Club Tablero de Comando, Creative Commons

    Reconocimiento 2.5 Buenos Aires-Argentina.

    Machala, mayo del 2014

  • 12 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    ANEXOS

    ANEXO 1. PROCEDIMIENTO DE REVISIN POR LA DIRECCIN

    DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH

    UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA

    DIRECCIN DE EVALUACIN INTERNA Y GESTIN DE LA CALIDAD

    PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIN POR LA DIRECCIN

    DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH

    1. INTRODUCCIN

    Este procedimiento se refiere a las acciones que se realizan antes y despus de la Revisin por la

    Alta Direccin al Plan de Fortalecimiento de la UTMACH, para asegurarse de su eficacia,

    adecuacin y conveniencia continuas. La Revisin por la Direccin se realizar regularmente con

    una periodicidad trimestral, y de forma extraordinaria cuando la solicite la Alta Direccin de la

    Universidad, debe levantarse un registro de cada revisin (informe). Este procedimiento se realiza

    de acuerdo a lo que establece el apartado 5.6 de la norma internacional ISO 9001:2008.

    La informacin de entrada para la revisin por la direccin incluye:

    a. Actas de seguimiento de revisiones por la direccin previas

    b. Reportes parciales o informe final del cumplimiento del Plan de Fortalecimiento

    c. Estado de las Acciones Correctivas

    d. Resultados de Auditoras

    e. Los cambios que podran afectar al Plan de Fortalecimiento de la UTMACH

    f. Las recomendaciones para la mejora.

    2. OBJETIVO

    Analizar la informacin relacionada con la ejecucin del Plan de Fortalecimiento de la Universidad

    Tcnica de Machala, para la retroalimentacin de las autoridades, la adopcin de medidas que

    contribuyan a la eficacia del plan y la mejora continua del proceso de evaluacin.

    3. ALCANCE

    Este procedimiento se aplica a la Direccin de Evaluacin Interna y Gestin de la Calidad, la Alta

    Direccin e incluye a las reas y procesos responsables de la ejecucin del Plan de

    Fortalecimiento de la UTMACH.

    4. RESPONSABLES

    El responsable directo de que este procedimiento sea establecido, documentado, implementado y

    mantenido es Director de Evaluacin Interna y Gestin de la Calidad. Adems, contribuyen a la

    ejecucin este procedimiento los Responsables de tareas y acciones del Plan de Fortalecimiento

    de la UTMACH, que son los siguientes:

    Vicerrectora Acadmica

    Director(a) Acadmico(a)

    Decanos de Unidades Acadmicas

    Director(a) del Centro de Investigaciones de la UTMACH

    Director(a) de Vinculacin con la Sociedad

    Director(a) de Construcciones

    Director(a) de Sistemas

    Director(a) del Sistema de Bibliotecas

  • 13 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    5. DEFINICIONES

    Alta Direccin: Persona o grupo de personas que dirigen al ms alto nivel una

    organizacin.

    Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

    actividades desempeadas. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del

    estado de revisin.

    Documento: Informacin y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,

    disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de

    stos. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros,

    se denominan "documentacin".

    6. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

    N ACTIVIDAD RESPONSABLES

    1 Solicitar informacin a las personas responsables de las acciones y

    tareas del Plan de Fortalecimiento de la UTMACH. D-DEIGG

    2 Proporcionar informacin solicitada. RTA

    3 Integrar y procesar la informacin recibida. D-DEIGG

    4 Convocar a Reunin para la Revisin por la Direccin. D-DEIGG

    5 Entregar a la Alta Direccin la informacin de entrada. D-DEIGG

    6 Leer el Informe de Revisin por la Direccin. D-DEIGG

    7

    Valorar la eficacia de las medidas adoptadas en la Revisin por la

    Direccin previa, para asegurar la eficacia del Plan y la mejora

    continua del proceso de evaluacin.

    AD

    8 Presentar el reporte del avance del Plan de Fortalecimiento a la Alta

    Direccin. D-DEIGG

    9 Analizar la informacin presentada y recibida. AD

    10

    Proponer medidas para asegurar la eficacia del Plan de

    Fortalecimiento y la mejora continua del proceso de evaluacin. De

    ser necesario levantar No conformidades (NC) y registrarlas en los

    RACs.

    AD

    D-DEIGG

    11 Elaborar y firmar el Informe de Revisin por la Direccin. D-DEIGG

    AD

    12 Establecer fecha de la prxima Revisin por la Direccin. D-DEIGG

    AD

    13

    Asegurarse de que los Informes de Revisin por la Direccin, as

    como los documentos y registros relacionados, sean identificados,

    archivados, fcilmente recuperables y protegidos de deterioro.

    D-DEIGG

    AD: Alta Direccin

    RTA: Responsables de tareas y acciones del Plan de Fortalecimiento de la UTMACH

    RAC: Registro de acciones correctivas

    D-DEIGG: Director de Evaluacin Interna y Gestin de la Calidad.

  • 14 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

    Inicio

    Proporcionarinformacinsolicitada

    SolicitarinformacinalaspersonasresponsablesdelasaccionesytareasdelPlande

    FortalecimientodelaUTMACH.

    Fin

    RegistrarenelRAC.

    si

    Integraryprocesarlainformacinrecibida.

    ConvocaraReuninparalaRevisinporlaDireccin.

    EntregaralaAltaDireccinlainformacindeentrada.

    LeerelInformepreviodeRevisinporlaDireccin.Valorarlaeficaciadelasmedidas

    adoptadasenlaRevisinporlaDireccinprevia,paraasegurarla

    eficaciadelPlanylamejoracon nuadelprocesodeevaluacin.

    PresentarelreportedelavancedelPlandeFortalecimientoala

    AltaDireccin.

    Analizarlainformacinpresentadayrecibida.

    ProponermedidasparaasegurarlaeficaciadelPlande

    Fortalecimientoylamejoracon nuadelprocesode

    evaluacin.

    SelevantaNC?

    IniciarProcedimientodeAccionesCorrec vas

    ElaboraryfirmarelInformedeRevisinporlaDireccin.

    EstablecerfechadelaprximaRevisinporlaDireccin.

    no

    Registraryarchivar

    RTA ALTA DIRECCIN DIRECTOR DE EVALUACIN INTERNA

    Y GESTIN DE LA CALIDAD

  • 15 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    ANEXO 2. PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS DEL PLAN

    DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH

    UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA

    DIRECCIN DE EVALUACIN INTERNA Y GESTIN DE LA CALIDAD

    PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA

    UTMACH

    1. INTRODUCCIN

    El Procedimiento de Acciones Correctivas utiliza la informacin proporcionada por los procesos de

    evaluacin, para eliminar las causas de las no conformidades detectadas y prevenir que vuelvan a

    ocurrir. Se aplica despus procesos de Revisin por la Direccin, Auditoras internas o externas,

    anlisis de datos, anlisis de quejas y/o sugerencias, identificacin de productos no conformes,

    Anlisis de la eficacia de procesos. En el establecimiento de acciones correctivas se determinan

    actores y procedimientos que deben registrarse.

    Este procedimiento se realiza de acuerdo a lo que establece el apartado 8.5.2 de la norma

    internacional ISO 9001:2008.

    2. OBJETIVO

    Establecer un procedimiento documentado para la aplicacin de acciones correctivas a las no

    conformidades detectadas por causa del incumplimiento de objetivos, acciones y tareas del Plan

    de Fortalecimiento de la Universidad Tcnica de Machala.

    3. ALCANCE

    Este procedimiento se aplica a todos los procesos de la Universidad Tcnica de Machala que

    tengan relacin con su Plan de Fortalecimiento, en los que se detecten no conformidades que

    requieran la aplicacin de acciones correctivas para lograr la conformidad con los requisitos.

    4. RESPONSABLES

    El responsable directo de que este procedimiento sea establecido, documentado, implementado y

    mantenido es el Director de Evaluacin Interna y Gestin de la Calidad. Otros responsables de la

    ejecucin de este procedimiento son:

    Rector de la Universidad Tcnica de Machala

    Vicerrectora Acadmica

    Vicerrector Administrativo

    Coordinador Tcnico de Evaluacin Institucional

    Coordinador Tcnico de Gestin de la Calidad

    Integrantes del Comit Asesor de la Direccin de Evaluacin Interna y Gestin de la

    Calidad.

    Responsables de procesos relacionados con el Plan de Fortalecimiento de la UTMACH.

  • 16 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    5. DEFINICIONES

    No conformidad (NC): incumplimiento de algn requisito.

    Accin Correctiva (AC): accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad

    detectada u otra situacin indeseable. Puede haber ms de una causa para una no

    conformidad. La accin correctiva se usa para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras

    que la accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Existe diferencia entre

    correccin y accin correctiva.

    Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una correccin

    puede realizarse junto con una accin correctiva. Una correccin puede ser, por ejemplo, un

    reproceso o una reclasificacin.

    6. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

    N ACTIVIDAD RESPONSABLE

    1 Revisar las no conformidades detectadas e informar al Director de

    Evaluacin Interna y Gestin de la Calidad.

    RP

    UP

    2 Analizar la no conformidad (NC) determinar si es necesaria una

    correccin o una accin correctiva.

    D-DEIGG

    RP

    3

    En caso de ser necesaria una correccin, el responsable del

    proceso deber realizar la correccin y evaluar la efectividad de la

    misma.

    RP

    4 Si la no conformidad fue eliminada termina el PAC, caso contrario

    repetir la correccin. Informar al D-DEIGG RP

    5 En caso de ser necesaria una accin correctiva, se debe levantar la

    No Conformidad y llenar el RAC. D-DEIGG

    6 El Director de la DEIGG deber llenar el RAC correspondiente,

    identificando la fuente. D-DEIGG

    7 Establecer las causas principales de la NC. Registrarlas en el RAC. RP

    8 Determinar el Plan de Acciones Correctivas para eliminar las NC.

    Incluirlo en el RAC. RP

    9 Aprobar el plan de acciones correctivas. D-DEIGG

    10 Archivar el original del RAC y distribuir copias no controladas a los

    responsables de procesos involucrados. D-DEIGG

    11 Ejecutar el Plan de Acciones Correctivas, evaluar su efectividad y

    cumplimiento. RP

    12 Evaluar si la NC ha sido eliminada. RP

    13 En caso de que la NC no se haya eliminado, levantar un nuevo

    RAC, cerrar el antiguo volver al paso 7. D-DEIGG

    14 En caso de que la NC haya sido eliminada, registrar la eliminacin

    en el RENC. D-DEIGG

    15 Termina el PAC.

    PAC: Procedimiento de Acciones Correctivas

  • 17 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    ANEXO 3. FORMATO DEL REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS

    REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS (RAC)

    REA O PROCESO #RAC: FECHA:

    RESPONSABLE DEL REA O PROCESO:

    FUENTE NC:

    # VECES EN QUE LA NC HA SIDO LEVANTADA:

    NO CONFORMIDAD NC REFERENTE CAUSAS DE NC

    PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS

    Acciones correctivas Responsables Plazo Cumplim. 3 2 1 0

    Firma Director de DEIGG Firma Responsable de Proceso

    ELIMINACIN DE NC

    Se elimin No se elimin Se elabora nuevo RAC Fecha:

    Firma Director de Evaluacin Interna y Gestin de la Calidad Firma Responsable de Proceso

  • 18 Estructura del Seguimiento y Control

    Universidad Tcnica de Machala

    ANEXO 4. FORMATO DE REGISTRO DE ELIMINACIN DE NO

    CONFORMIDADES

    REGISTRO DE ELIMINACIN DE NO CONFORMIDADES (RENC)

    REA O PROCESO #RENC: FECHA:

    RESPONSABLE DEL REA O PROCESO:

    FUENTE NC:

    # VECES EN QUE LA NC HA SIDO LEVANTADA:

    NO CONFORMIDAD NC REFERENTE FECHA ELIMINACIN

    Firma Director de Evaluacin Interna y Gestin de la Calidad Firma Responsable de Proceso

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