CONTROLE DE FROTA - ORIENTAES GERAIS.pdf

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    09-Dec-2015

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  • PROGRAMA CONTROLE DE FROTA

    ORIENTAES GERAIS

    Figura 1

    Na figura-1, acima, temos duas setas apontando para despesas diversas, o usurio dever inserir os dados apenas na de baixo, colocando o dia e o valor, e em OBS colocar no que foi gasto (ex: borracharia, lanterneiro, eletricista, etc.). Na tabela Despesas Diversas da seta de cima ficar, automaticamente, a soma dos valores da tabela de baixo.

    Ainda na tabela de cima Despesas Diversas, o campo Despesa Alimentao/Chapa s ser preenchida se o motorista teve alguma despesa com alimentao e carregamento (chapa) durante a viagem. Se este valor for fixo (Exemplo: 150,00 por cada viagem) as clulas devero ser configuradas para multiplicar o valor total das despesas de viagem (Ex.: R$ 150,00) pelo nmero de viagens do ms (que est na tabela Romaneios Figura-2).

  • Figura-2

    Existem duas tabelas com os nomes ROMANEIOS (Empresa A e B), essas tabelas so para colocar os valores recebidos das empresas para as quais a sua empresa presta servio, ou seja, ela faz a soma do Faturamento para quem presta servio a at duas empresas. Na tabela ROMANEIOS (EMPRESA-A) calculado o faturamento de acordo com a distncia percorrida multiplicada pelo valor unitrio do quilmetro (Ex.: a empresa fez um frete para uma cidade e percorreu 2.000km, a empresa contratante paga R$ 1,38 por quilmetro percorrido, s lanar esses dados na tabela ROMANEIOS EMPRESA-A que ela d os valores totais).

    Se o valor do frete fixo, prefervel inserir na tabela ROMANEIOS EMPRESA-B (Figura-3), pois essa tabela para quem j recebe o valor padro por cada distncia percorrida.

    OBS: Lembrar de renomear as tabelas ROMANEIOS EMPRESA A e B para o nome da empresa que sua organizao presta servio.

  • Figura-3

  • Figura-4

    Nessa tabela (da Figura-4), devero ser colocadas as despesas administrativas (Ex.: Salrio de secretrio, Salrio de Office-Boy, Despesa com material de escritrio, mat. limpeza, desp. de correios, etc) e as Despesas Operacionais (Compra de Pneus, salrio do mecnico, pagamento para lava-jato, troca de leo, ou seja, tudo aquilo que est ligado finalidade principal da empresa, no caso, o Transporte).

    OBS: Quando for lanar diversos valores no mesmo ms, clique na clula correspondente e coloque na barra de frmulas (Figura-4, onde a seta est apontando) o sinal de = e v adicionando os valores com o sinal de +. Exemplo (acima): No ms de Janeiro sua empresa teve as seguintes despesas administrativas: R$ 600,00 de salrio do secretrio; R$ 30,00 de despesas de correios; e R$ 50,00 de despesas de escritrio. Somando esses valores (conforme Figura-4) chega-se ao total de R$ 680,00 no ms de Janeiro (para desp. Adm.).

    Siga esse mesmo raciocnio para as demais despesas (Operacionais e outras).

  • Figura-5

    Essa tabela com a seta Despesas Gerais representa a soma das Despesas Administrativas + Operacionais inseridas na Planilha anterior Despesas Gerais. No preciso colocar nenhum valor nela, j que ela traz automaticamente os valores da Planilha Despesas Gerais (da Figura-4).

  • Figura-5

    Observe na figura 5 que cada planilha foi feita para que sejam colocadas as placas dos caminhes (ABC-0001, ABC-0002, etc). Para colocar as placas em cada planilha basta clicar com o boto direito do mouse sobre o nome ABC-0001, clicar em renomear e colocar a placa do caminho. Isso deve ser feito em todas as planilhas e onde estiverem as clulas com ABC-0001, ABC-0002 substituir esses nomes com as placas dos caminhes.

  • Figura-6

    Nessa tabela (Figura-6) ser feito o controle de trfego, da seguinte forma:

    Clulas:

    SADA: Data da sada do caminho

    CHEGADA: Data da Chegada do caminho

    OD/SADA: Odmetro da sada do caminho (pode ser do velocmetro ou do tacgrafo);

    OD/CHEGADA: Odmetro da chegada do caminho;

    DISTNCIA PERCORRIDA: No precisa preencher, o Excell far o clculo (OD chegada OD sada);

    ABST Ltr Colocar a quantidade de leo que abasteceu o caminho (depois que chegou da viagem)

    CONS. LEO No precisa preencher, o Excell far o clculo de quantos litros de leo diesel o caminho est consumindo por km (consumo de leo).

  • OBS-1: Para esses clculos serem exatos, fundamental que o caminho saia com o tanque cheio e quando chegar da viagem o tanque seja completamente abastecido;

    OBS-2: importante ficar sempre de olho nessa tabela para verificar se o caminho est consumindo muito combustvel (fazendo poucos km por litro). Se estiver consumindo muito combustvel pode ser por trs motivos:

    1- Falha na manuteno do veculo;

    2- Condies precrias das estradas;

    3- Desvio de combustvel.

    Figura-7

    Nessa figura acima (Figura-7) est a tabela RESUMO GERAL, nessa tabela que estar todo o resultado (Lucro ou Prejuzo) de todas as tabelas anteriores. Ela fornece (em cada ms e o acumulado do ano) o resultado econmico da sua empresa. nela que se deve ter a maior ateno para analisar se o seu negcio est trazendo o resultado esperado. Se os resultados no forem satisfatrios, o usurio dever procurar (nas outras tabelas) onde est a causa do problema

  • (Ex.: alto consumo de combustvel, despesas altas com salrios ou comisses, gastos elevados com manuteno dos veculos, etc).

    LEMBRETES:

    1. No apagar as clulas que contm frmulas;

    2. Renomear as planilhas (e as tabelas) com as placas dos caminhes;

    3. A planilha est configurada para atender (prestar servio) a at duas empresas.

    4. Por mais que seja corrigida, essas planilhas podem apresentar erros, favor informar para que possamos corrigi-la.

    5. As tabelas da Planilha Resumo Geral no devem ser preenchidas, elas so o resultado das outras Planilhas.

    6. Ter cuidado para no lanar dados duas vezes (Ex.: na tabela Despesas Diversas e na tabela Despesas Gerais). E bom estabelecer, com antecedncia, o que Despesa Diversa e o que Despesa Geral, e utilizar do incio ao fim esse critrio.

    7. Solicito, por favor, que no faa cpias dessas planilhas e distribua para outras pessoas. Tivemos muito trabalho para confeccion-las e dependo delas para ajudar no sustento da casa. Conto com sua conscincia e sua colaborao, o valor dela j baixo para desestimular a cpia indevida.

    8. Se o Sr(a) gostou deste trabalho, por favor divulgue para outras pessoas. Espero que essa ferramenta seja muito til para o crescimento da sua empresa.

    Qualquer dvida favor entrar em contato: macielangelo@hotmail.com

    MUITO OBRIGADO E SUCESSO NOS NEGCIOS.

    Disse Jesus: Eu sou a ressurreio e a vida; quem cr em mim, ainda que esteja morto, viver; (Joo 11 : 25)