CONTABILIZAR RECURSOS E DESPESAS DE PESSOAL E ? ... uma via da Folha de Pagamento dos ... arrolados

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    23-Nov-2018

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  • CONTABILIZAR RECURSOS E DESPESAS DE PESSOAL E ENCARGOS SOCIAIS

    Proposto por:

    Equipe da Diviso de Apropriao e Anlise Contbil

    (DIANA)

    Analisado por:

    Diretor do Departamento Contbil (DECON)

    Aprovado por:

    Diretor da Diretoria-Geral de Planejamento, Coordenao e

    Finanas (DGPCF)

    IMPORTANTE: Sempre verifique no site do TJRJ se a verso impressa do documento est atualizada.

    Base Normativa Cdigo: Reviso: Pgina:

    Ato Executivo n 2.950/2003 RAD-DGPCF-008 08 1 de 10

    1 OBJETIVO

    Estabelecer critrios e procedimentos para o registro contbil dos recursos

    oriundos do Tesouro Estadual e do Fundo nico de Previdncia Social do

    Estado do Rio de Janeiro para realizao de despesas de pessoal e encargos

    sociais.

    2 CAMPO DE APLICAO E VIGNCIA

    Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica Diviso de Apropriao e Anlise

    Contbil da Diretoria-Geral de Planejamento, Coordenao e Finanas

    (DGPCF/DIANA) e passa a vigorar a partir de: 15/12/2015.

    3 DEFINIES

    TERMO DEFINIO

    Comunica Ferramenta oficial de comunicao entre rgos usurios do SIAFEM.

    Documento de Liquidao (DL)

    Documento destinado a comprovar a regularidade da liquidao da despesa, devendo ser certificado por profissional habilitado em contabilidade.

    Empenho da Despesa

    Ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigao de pagamento, vinculando dotao de crditos oramentrios suficientes, sendo esta a primeira fase de execuo administrativa da despesa pblica.

    Liquidao da Despesa

    Verificao do direito adquirido pelo credor, tendo por base os ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito, sendo esta a segunda fase de execuo administrativa da despesa pblica.

    Nota de Empenho (NE)

    Documento emitido pelo Sistema Integrado de Administrao Financeira de Estados e Municpios (SIAFEM/RJ), comprobatrio da formalizao da deduo do valor da despesa no saldo disponvel da dotao oramentria, no mbito da Administrao Pblica Estadual.

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    TERMO DEFINIO

    Nota de Lanamento (NL)

    Documento destinado ao registro contbil no SIAFEM/RJ, de direitos e deveres da Administrao Pblica Estadual.

    Plano de Contas nico

    Elenco das contas contbeis do SIAFEM, utilizado no mbito da Administrao Pblica Estadual.

    RIOPREVIDNCIA Fundo nico de Previdncia Social do Estado do Rio de Janeiro.

    Sistema de Gesto Fiscal (SIGFIS)

    Sistema gerido pelo Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro (TCE/RJ).

    Sistema de Oramento e Finanas (SOF)

    Sistema responsvel pelo controle de todas as despesas efetuadas pelo PJERJ. Tais despesas so registradas em nico sistema, onde cada departamento envolvido ter de aliment-lo apenas com seus dados especficos, nos campos apropriados. Todas as despesas realizadas ou anuladas so ali informadas.

    Sistema Integrado de Administrao Financeira para Estados e Municpios (SIAFEM)

    O Sistema Integrado de Administrao Financeira para Estados e Municpios - SIAFEM o instrumento de execuo oramentria, financeira, contbil e patrimonial dos rgos e entidades do Poder Executivo, Legislativo, Judicirio e Ministrio Pblico, que integram os Oramentos Fiscal e da Seguridade do Estado do Rio de Janeiro.

    Sistema PAGFOR Sistema de pagamento do Banco Bradesco.

    Tabela de Eventos Relao de eventos que apresenta os roteiros contbeis utilizados para o registro no SIAFEM dos atos e fatos administrativos.

    Tesouro Estadual rgo pagador do Estado do RJ, vinculado Secretaria de Estado de Finanas do Rio de Janeiro (SEF).

    Unidade Gestora (UG)

    Unidade Oramentria ou Administrativa investida do poder de gerir recursos e realizar atos de gesto oramentria, financeira e/ou patrimonial, cujo titular, em consequncia, est sujeito tomada de contas anual, na conformidade do disposto nos artigos 81 e 82 do Decreto-lei n 200, de 25 de fevereiro de 1967.

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    4 REFERNCIAS

    Lei Federal n 4.320/64 Estatui normas gerais de direito financeiro para

    elaborao e controle dos oramentos e balanos da Unio, Estados,

    Municpios e do Distrito Federal;

    Lei Complementar n 101/2000 - Estabelece normas de finanas pblicas

    voltadas para responsabilidade na gesto fiscal e d outras providncias;

    Lei Estadual n 287/79 Aprova o Cdigo de Administrao Financeira e

    Contabilidade Pblica do Estado do Rio de Janeiro e d outras providncias;

    Lei Estadual n 3.506/00 - Altera dispositivos da Lei n 287, de 04 de

    dezembro de 1979, e d outras providncias;

    Manual de Orientao do Gestor Pblico da Contadoria-Geral do Estado;

    Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Pblico;

    Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Pblico.

    5 RESPONSABILIDADES GERAIS

    FUNO RESPONSABILIDADE

    Diretor do Departamento Contbil da Diretoria-Geral de Planejamento Coordenao e Finanas (DGPCF/DECON)

    Encaminhar processos;

    verificar a consistncia das contas.

    Diretor da Diviso de Apropriao e Anlise Contbil (DGPCF/DIANA)

    Proceder conferncia dos Resumos de Apropriao da Folha de Pagamento e conciliao dos saldos das contas.

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    FUNO RESPONSABILIDADE

    Chefe do Servio de Apropriao Contbil da Folha de Pagamento da Diretoria-Geral de Planejamento, Coordenao e Finanas (DGPCF/SEFOP)

    Controlar as entradas de recursos e o movimento de fundos;

    elaborar Resumo de Apropriao da Folha de Pagamento;

    confeccionar as Notas de Lanamento.

    6 CONDIES GERAIS

    6.1 As NE, DL e NL emitidas evidenciam um evento constante da Tabela de

    Eventos do SIAFEM, cujo roteiro contbil est previsto no Manual de

    Orientao do Gestor Pblico, sendo este roteiro prvia e continuamente

    analisado pelos Diretores do DECON para a sua correta aplicabilidade.

    6.2 O SIAFEM atribui a cada emisso de NE, DL e NL, uma numerao sequencial

    por UG.

    6.3 As NE, DL e NL so registradas no SOF.

    6.4 Aps o fechamento contbil mensal efetivado no SIAFEM, so realizadas as

    seguintes atividades:

    anlise do Balancete Contbil por Unidades Gestoras do TJERJ;

    elaborao dos Demonstrativos de Conciliao Bancria;

    elaborao dos Resumos Financeiros.

    7 CONTABILIZAR RECEITA TRANSFERIDA PARA PAGAMENTO DE PESSOAL E ENCARGOS SOCIAIS

    7.1 Recebe da Diviso de Tesouraria da Diretoria-Geral de Planejamento,

    Coordenao e Finanas (DGPCF/ DITES) o Boletim Dirio de Caixa e os

    extratos bancrios.

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    7.2 Confere os valores dos recebimentos lanados no Boletim Dirio de Caixa

    com a movimentao a crdito do extrato bancrio.

    7.3 Havendo divergncia devolve o Boletim Dirio de Caixa e os extratos

    bancrios DITES para regularizao.

    7.4 No havendo divergncia verifica se os crditos lanados no extrato

    bancrio so provenientes do Tesouro Estadual, do RIOPREVIDNCIA ou de

    outra origem.

    7.5 Registra no SIAFEM a NL de contabilizao dos recursos oriundos do Tesouro

    Estadual e do Fundo nico de Previdncia Social do Estado do Rio de Janeiro

    para pagamento de pessoal e encargos sociais; envia COMUNICA ao Tesouro

    Estadual informando contabilizao da receita.

    7.6 Arquiva documentao no DECON.

    8 EFETUAR APROPRIAO CONTBIL DA FOLHA DE PAGAMENTO

    8.1 Recebe da Diviso de Pagamento de Pessoal da Diretoria-Geral de Gesto de

    Pessoas (DGPES/DIPAG) uma via da Folha de Pagamento dos Servidores e da

    Diviso de Pessoal da Magistratura da Diretoria-Geral de Gesto de Pessoas

    (DGPES/DIMAG) uma via da Folha de Pagamento dos Magistrados (Ativos e

    Inativos).

    8.2 Elabora os Resumos de Apropriao Contbil das Folhas de Pagamento com

    vistas efetivao dos controles oramentrio e financeiro e aguarda

    reforos dos empenhos de despesas de pessoal de servidores e magistrados.

    8.3 Classifica os consignatrios arrolados nas Folhas de Pagamento, tais como

    Imposto de Renda, INSS, emprstimos, associaes, entre outros.

    8.4 Apura os valores lquidos das Folhas de Pagamento para o confronto com o

    valor do cheque informado na Folha e que posteriormente ser emitido pelo

    Departamento Financeiro da Diretoria-Geral de Planejamento, Coordenao

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    e Finanas (DGPCF/DEFIN) por meio eletrnico (PAGFOR/salrio - Banco

    Bradesco).

    8.5 Recebe da Diviso de Acompanhamento das Despesas de Pessoal do Poder

    Judicirio da Diretoria-Geral de Planejamento, Coordenao e Finanas

    (DGPCF/DIPJU), o processo administrativo contendo as Folhas de Pagamento

    para a juntada dos Resumos de Apropriao Contbil.

    8.6 Envia o processo DILID para proceder liquidao da despesa de pessoal.

    8.7 Recebe o processo administrativo da DILID com as notas de liquidao e

    confronta com os resumos contbeis.

    8.7.1 Havendo divergncia devolve processo DILID para regularizao.

    8.8 No havendo divergncia, registra no SIAFEM a NL de contabilizao da

    liquidao de despesa de pessoal e de encargos sociais e procede

    reteno dos respectivos consignatrios.

    8.9 Remete o processo para arquivamento no Servio de Registro e Autuao da

    Diretoria-Geral de Logstica (DGLOG/SERAU) aps o pagamento.

    9 CONTABILIZAR PAGAMENTO DE PESSOAL E ENCARGOS SOCIAIS

    9.1 Recebe da DITES o Boletim Dirio de Caixa, os processos administrativos de

    pagamento de pessoal e encargos sociais e os extratos bancrios.

    9.2 Havendo divergncia no Boletim Dirio de Caixa, devolve-se o processo

    DITES, para regularizao.

    9.3 No havendo divergncia, confronta os processos administrativos com o

    Boletim Dirio de Caixa.

    9.4 Registra no SIAFEM a NL de contabilizao do pagamento de pessoal e

    recolhimento das consignaes.

    9.5 Envia o processo administrativo ao SERAU para arquivo.

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    10 GESTO DE REGISTROS

    10.1 O registro deste processo de trabalho gerido pela UO e mantido em seu

    arquivo corrente de acordo com a tabela de gesto de registros

    apresentada a seguir:

    IDENTIFICAO CDIGO

    CCD* RESPON-SVEL

    ARMAZE-NAMENTO

    RECUPE-RAO

    PROTEO

    RETENO (ARQUIVO

    CORRENTE PRAZO DE GUARDA

    NA UO**)

    DISPOSIO

    Nota de Lanamento

    0-5-2-1a DIANA Caixa

    Arquivo Data

    Assunto Condies

    apropriadas 2 anos

    Eliminao na UO

    Legenda:

    *CCD = Cdigo de Classificao de Documentos.

    **UO = Unidade Organizacional. *** DGCOM/DEGEA = Departamento de Gesto de Acervos Arquivsticos, da Diretoria-Geral de Comunicao e

    de Difuso do Conhecimento. Notas:

    a) Eliminao na UO procedimentos Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais.

    b) DGCOM/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os

    Documentos do Arquivo Intermedirio e Gerir Arquivo Permanente.

    c) Os registros lanados no Sistema Corporativo so realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O

    armazenamento, a proteo e o descarte desses registros cabem DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e

    Manter Rotinas de Armazenamento de Segurana dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicao.

    11 ANEXOS

    Anexo 1 Fluxograma do procedimento Contabilizar Receita Transferida

    para Pagamento de Pessoal e Encargos Sociais;

    Anexo 2 Fluxograma do procedimento Efetuar Apropriao Contbil da

    Folha de Pagamento;

    Anexo 3 Fluxograma do procedimento Contabilizar Pagamento de

    Pessoal e Encargos Sociais.

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    ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTABILIZAR RECEITA TRANSFERIDA PARA PAGAMENTO DE PESSOAL E ENCARGOS SOCIAIS

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    ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO EFETUAR APROPRIAO CONTBIL DA FOLHA DE PAGAMENTO

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    ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTABILIZAR PAGAMENTO DE PESSOAL E ENCARGOS