CONTABILIZAR RECEITAS E DESPESAS ? 9.7 Registra NL no SIGAFI e em planilha de conciliao de saldos

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    21-Sep-2018

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CONTABILIZAR RECEITAS E DESPESAS REALIZADAS COM RECURSOS DE CONVNIOS Proposto por: Equipe da Diviso de Apropriao e Anlise Contbil (DIANA) Analisado por: Diretor do Departamento Contbil (DECON) Aprovado por: Diretor da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenao e Finanas (DGPCF) ATENO: A cpia impressa a partir da intranet cpia no controlada. Base Normativa: Cdigo: Reviso: Pgina: Ato Executivo n 2.950/2003 RAD-DGPCF-006 06 1 de 9 1 OBJETIVO Estabelecer critrios e procedimentos para o registro contbil das receitas de convnios e a aplicao destes recursos no Tribunal de Justia do Estado do Rio de Janeiro (TJERJ). 2 CAMPO DE APLICAO E VIGNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica Diviso de Apropriao e Anlise Contbil da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenao e Finanas (DGPCF/DIANA) e passa a vigorar a partir 20/09/2013. 3 DEFINIES TERMO OBJETO Empenho da Despesa Ato emanado de autoridade competente, que cria para o Estado obrigao de pagamento, vinculando dotao de crditos oramentrios suficientes, sendo esta a primeira fase de execuo administrativa da despesa pblica. Liquidao da Despesa Verificao do direito adquirido pelo credor, tendo por base os ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito, sendo esta a segunda fase de execuo administrativa da despesa pblica. Nota de Empenho (NE) Documento, emitido pelo Sistema Integrado de Administrao Financeira de Estados e Municpios (SIAFEM/RJ), comprobatrio da formalizao da deduo do valor da despesa no saldo disponvel da dotao oramentria, no mbito da Administrao Pblica Estadual. Nota de Lanamento (NL) Documento destinado ao registro contbil no SIAFEM/RJ, de direitos e deveres da Administrao Pblica Estadual. Documento de Liquidao (DL) Documento destinado a comprovar a regularidade da liquidao da despesa, devendo ser certificado por profissional habilidado em contabilidade. Plano de Contas nico Elenco das contas contbeis do SIAFEM, utilizado no mbito da Administrao Pblica Estadual. CONTABILIZAR RECEITAS E DESPESAS REALIZADAS COM RECURSOS DE CONVNIOS ATENO: A cpia impressa a partir da intranet cpia no controlada. Base Normativa: Cdigo: Reviso: Pgina: Ato Executivo n 2.950/2003 RAD-DGPCF-006 06 2 de 9 TERMO OBJETO Sistema de Gesto Fiscal (SIGFIS) Sistema de Gesto Fiscal gerido pelo Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro (TCE/RJ). Sistema Integrado de Administrao Financeira para Estados e Municpio (SIAFEM) Sistema gerido pela Contadoria Geral do Estado (CGE), rgo vinculado Secretaria de Estado de Fazenda do Rio de Janeiro (SEFAZ), pelo qual se efetiva o registro contbil dos atos e fatos ocorridos no mbito da Administrao Pblica Estadual. Sistema Integrado de Gesto Administrativo-Financeira (SIGAF) Sistema informatizado utilizado para controle de estoque, movimentao e situao patrimonial dos bens permanentes do PJERJ. Tabela de Eventos Relao de eventos que apresenta os roteiros contbeis utilizados para o registro no SIAFEM dos atos e fatos administrativos. Unidade Gestora (UG) Unidade Oramentria ou Administrativa investida do poder de gerir recursos e realizar atos de gesto oramentria, financeira e/ou patrimonial, cujo titular, em conseqncia, est sujeito tomada de contas anual, na conformidade do disposto nos artigos 81 e 82 do Decreto-lei n 200, de 25 de fevereiro de 1967. 4 REFERNCIAS Lei Federal n 4320/64 Estatui normas gerais de direito financeiro para elaborao e controle dos oramentos e balanos da Unio, Estados, dos municpios e do Distrito Federal Lei Complementar n 101/2000 - Estabelece normas de finanas pblicas voltadas para responsabilida de na gesto fiscal e da outras providncias. Lei Estadual n 287/79 - Aprova o Cdigo de Administrao Financeira e Contabilidade Pblica do Estado do Rio de Janeiro e da outras providncias. Lei Estadual n 3506/00 - Altera dispositivos da Lei n. 287, de 04 de dezembro de 1979, e da outras providncias Manual de Orientao do Gestor Pblico da Contadoria Geral do Estado. CONTABILIZAR RECEITAS E DESPESAS REALIZADAS COM RECURSOS DE CONVNIOS ATENO: A cpia impressa a partir da intranet cpia no controlada. Base Normativa: Cdigo: Reviso: Pgina: Ato Executivo n 2.950/2003 RAD-DGPCF-006 06 3 de 9 Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Pblico. Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNO RESPONSABILIDADE Diretor da Diretoria do Departamento Contbil (DGPCF/DECON) Legitimar todos os registros no SIAFEM inerentes contabilizao do registro contbil dos precatrios judiciais da Administrao Direta do Estado do Rio de Janeiro. Diretor da Diretoria da DIVISO DE APROPRIAO E ANLISE CONTBIL (DGPCF/DIANA) Supervisionar as atividades realizadas pela equipe do Servio de Anlise da Execuo Oramentria. Chefe do Servio de Anlise da Execuo Oramentria (DGPCF/SEANA) Coordenar, controlar e avaliar o desempenho das atividades de registro contbil dos recursos oriundos de convnios celebrados e a sua correspondente aplicao, buscando a melhoria contnua. Manter a equipe treinada, integrada e interessada no trabalho; elaborar relatrio gerencial mensal, remetendo-o cincia do superior hierrquico. 6 CONDIES GERAIS 6.1 As NE, DL e NL emitidas evidenciam um evento constante da Tabela de Eventos do SIAFEM, cujo roteiro contbil est previsto no Manual de Orientao do Gestor Pblico, sendo este roteiro prvia e continuamente analisado pelos Diretores do DECON para a sua correta aplicabilidade. 6.2 SIAFEM atribui a cada emisso de NE, DL e NL, uma numerao seqencial por UG. 6.3 As NE, DL e NL so registradas no SIGAF. 6.4 Aps o fechamento contbil mensal efetivado no SIAFEM, so realizadas as seguintes atividades: anlise do Balancete Contbil por Unidades Gestoras do TJERJ; CONTABILIZAR RECEITAS E DESPESAS REALIZADAS COM RECURSOS DE CONVNIOS ATENO: A cpia impressa a partir da intranet cpia no controlada. Base Normativa: Cdigo: Reviso: Pgina: Ato Executivo n 2.950/2003 RAD-DGPCF-006 06 4 de 9 elaborao dos Demonstrativos de Conciliao Bancria; elaborao dos Resumos Financeiros; elaborao de notas tcnicas. 7 CONTABILIZAR RECEITA ORIUNDA DE CONVNIO 7.1 Recebe da Diviso de Tesouraria (DGPCF/DITES) o boletim dirio de caixa e os extratos bancrios. 7.2 Confere os valores dos repasses recebidos informados no Boletim Dirio de Caixa com a movimentao a crdito do extrato bancrio. 7.3 Havendo divergncia, devolve o boletim e os extratos DITES para correo. 7.4 Efetua a classificao contbil das receitas por natureza, tais como: receita de convnio, receita de rendimentos financeiros e outras receitas. 7.5 Registra no SIAFEM as NL referentes contabilizao das receitas de convnios. 7.6 Arquiva documentao no DECON. 8 CONTABILIZAR LIQUIDAO DE DESPESAS 8.1 Recebe da DILID documento de liquidao de despesa. 8.2 Verifica a regularidade do documento e se h reteno de impostos. 8.3 Contabiliza a despesa liquidada no SIAFEM. 8.4 Registra o nmero da DL no SIGAFI e em planilha de conciliao de saldos. 8.5 Arquiva a DL. 9 CONTABILIZAR DESPESA PAGA CONTABILIZAR RECEITAS E DESPESAS REALIZADAS COM RECURSOS DE CONVNIOS ATENO: A cpia impressa a partir da intranet cpia no controlada. Base Normativa: Cdigo: Reviso: Pgina: Ato Executivo n 2.950/2003 RAD-DGPCF-006 06 5 de 9 9.1 Recebe da DITES o boletim dirio de caixa contendo extrato bancrio e os processos administrativos de pagamento. 9.2 Confere boletim dirio de caixa com os processos administrativos de pagamento. 9.3 Havendo divergncia, devolve DITES boletim dirio de caixa e processos para correo. 9.4 No havendo divergncia, verifica se a despesa paga foi liquidada. 9.5 Caso a despesa no tenha sido liquidada , regulariza-se. 9.6 Contabiliza o pagamento no SIAFEM. 9.7 Registra NL no SIGAFI e em planilha de conciliao de saldos. 9.8 Envia o processo para o arquivo ou para a Diviso de Contratos da Diretoria Geral de Logstica (DGLOG/DECAN). 10 GESTO DE REGISTROS 10.1 Os registros deste processo de trabalho so geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gesto de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAO CDIGO CCD* RESPON-SVEL ARMAZENA-MENTO RECUPERA-O PROTE-O RETENO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSI-O Boletim Dirio de Caixa 0-5-2-2 f DIANA Caixa-Arquivo Data-Assunto Condies apropriadas 5 anos Eliminao na UO Extrato Bancrio 0-5-5-1a DIANA Caixa-Arquivo Data-Assunto Condies apropriadas 5 anos Eliminao na UO Legenda: *CCD = Cdigo de Classificao de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gesto de Acervos Arquivsticos, da Diretoria Geral de Apoio aos rgos Jurisdicionais. Notas: a) Eliminao na UO - procedimento - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais (DEGEA). b) DGJUR/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermedirio e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lanados no Sistema Corporativo so realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteo e o descarte desses registros cabem DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurana dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicao CONTABILIZAR RECEITAS E DESPESAS REALIZADAS COM RECURSOS DE CONVNIOS ATENO: A cpia impressa a partir da intranet cpia no controlada. Base Normativa: Cdigo: Reviso: Pgina: Ato Executivo n 2.950/2003 RAD-DGPCF-006 06 6 de 9 11 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do procedimento Contabilizar Receita Oriunda de Convnio; Anexo 2 Fluxograma do procedimento Contabilizar Liquidao de Despesa; Anexo 3 - Fluxograma do procedimento Contabilizar Despesa Paga. CONTABILIZAR RECEITAS E DESPESAS REALIZADAS COM RECURSOS DE CONVNIOS ATENO: A cpia impressa a partir da intranet cpia no controlada. Base Normativa: Cdigo: Reviso: Pgina: Ato Executivo n 2.950/2003 RAD-DGPCF-006 06 7 de 9 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTABILIZAR RECEITA ORIUNDA DE CONVNIO CONTABILIZAR RECEITAS E DESPESAS REALIZADAS COM RECURSOS DE CONVNIOS ATENO: A cpia impressa a partir da intranet cpia no controlada. Base Normativa: Cdigo: Reviso: Pgina: Ato Executivo n 2.950/2003 RAD-DGPCF-006 06 8 de 9 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTABILIZAR LIQUIDAO DE DESPESA CONTABILIZAR RECEITAS E DESPESAS REALIZADAS COM RECURSOS DE CONVNIOS ATENO: A cpia impressa a partir da intranet cpia no controlada. Base Normativa: Cdigo: Reviso: Pgina: Ato Executivo n 2.950/2003 RAD-DGPCF-006 06 9 de 9 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTABILIZAR PAGAMENTO DE DESPESA