Cartilha de Orientaes sobre Controle Interno

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    31-Dec-2016

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  • Cartilha de Orientaes sobreControle Interno

  • Expediente

    Contedo Tcnico | Controle Interno

    Aline Loreto de Assis

    Ana Karina de Oliveira Milhomem

    Ana Paula Fernandes da Silva de Carvalho

    Carlos Alberto Nunes Borges

    Deborah Ferreira Gonzaga

    Rogria Ribeiro Luz

    Apoio

    Diretoria de Controle Externo dos Municpios

    Realizao | Comisso de Publicaes

    Brbara Couto

    Bruna Pellegrino

    Cludia Arajo

    Suely Bernardes

    Andr Oliveira

    Andr Zocrato

    Produo EditorialVivian de Paula

    FotosArquivo TCEMG

    Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais

    4 Andar - Edifcio Anexo Tel: (31) 3348-2379

    Email: publica@tce.mg.gov.br

    Belo Horizonte, agosto de 2012

    Cartilha de Orientaes sobreControle InternoJunho de 2012

  • SumrioTribunal de Contas

    do Estado de Minas Gerais

    PresidenteConselheiro Wanderley Geraldo de vila

    Vice-PresidenteConselheira Adriene Barbosa de Faria Andrade

    CorregedorConselheiro Sebastio Helvecio Ramos de Castro

    ConselheirosEduardo Carone Costa

    Cludio Couto Terro (Ouvidor)Mauri Jos Torres Duarte

    Jos Alves Viana

    AuditoresGilberto Pinto Monteiro Diniz

    Licurgo Joseph Mouro de OliveiraHamilton Antnio Coelho

    Ministrio Pblico junto ao Tribunal de Contas

    Procurador-Geral Glaydson Santo Soprani Massaria

    Procuradores Maria Ceclia Mendes Borges

    Sara Meinberg Schmidt Andrade DuarteMarclio Barenco Corra de Mello

    Elke Andrade Soares de Moura SilvaCristina Andrade Melo

    Daniel de Carvalho Guimares

    Apresentao ....................................................................................................................................... 7Histrico ............................................................................................................................................. 9Normatizao ..................................................................................................................................... 13Controlar ............................................................................................................................................ 17O Controle na Administrao Pblica ................................................................................................ 19Controle Interno ................................................................................................................................. 21Sistema de Controle Interno ............................................................................................................... 23

    Importncia e objetivos do Sistema de Controle Interno - SCI, 24

    Responsabilidades dos gestores, 25

    Responsveis pelo Controle Interno dentro do Sistema, 26

    Sistema de Controle Interno Municipal , 27

    Formalizao da criao do Sistema de Controle Interno Municipal, 27

    Unidade Central do Sistema de Controle Interno ............................................................................... 29Responsabilidades, 29

    Responsveis pela Unidade Central do Sistema de Controle Interno, 30

    Diretrizes para as Normas de Controle Interno do Setor Pblico ...................................................... 33Componentes do Controle Interno, 33

    Consideraes Finais .......................................................................................................................... 39Apndice ............................................................................................................................................. 40

    Estrutura mnima recomendada para o Sistema de Controle Interno Municipal, 40

  • 7

    O Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais - TCEMG na qualidade de agente de Controle Externo deve, na realizao de suas competncias, avaliar e verificar a efetividade dos controles internos existentes nos rgos e entidades sob sua jurisdio, levando-se em conta os procedimentos desses controles estabelecidos pela Administrao, a suficincia, a exatido e validade dos dados produzidos pelo sistema contbil e o ambiente de controle interno do rgo ou entidade.

    Com a efetiva implementao do controle interno, a Administrao Pblica garante sociedade instrumentos de transparncia na gesto dos recursos pblicos, sintonizado com o princpio de maior Accountability por parte dos gestores, cumprindo com os ditames de uma gesto fiscal responsvel em atendimento s exigncias da Lei de Responsabilidade Fiscal, bem como garantindo o cumprimento da atribuio constitucional determinada ao Controle Interno de apoiar o Controle Externo no exerccio de sua misso institucional.

    Nesse contexto, o Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais TCEMG, no exerccio de sua funo pedaggica, com a disseminao das informaes constantes desta cartilha, objetiva orientar e contribuir tecnicamente para o aprimoramento e a efetividade dos sistemas municipais de controle interno, visando uma atuao eficiente, dinmica, atual e parceira do controle externo.

    Assim, estaro dispostos a seguir os conceitos fundamentais, os principais aspectos legais, as diretrizes, normas e princpios aplicveis ao controle interno.

    Apresentao

    Foto: Fachada do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais/Arquivo TCEMG.

  • 9

    Atualmente to evidenciada na mdia, a corrupo no um fenmeno recente e muito menos caracterstico da Administrao Pblica brasileira. O que parece estar a cada dia mais presente o ritmo e a velocidade que o noticirio nos traz infaustos e desagradveis casos, o que certamente fruto da agilidade dos modernos meios de comunicao.

    Nesse contexto, destaca-se a importncia da participao da sociedade no processo de acompanhamento quanto correta aplicao de recursos pblicos, agindo na qualidade de fiscalizadora da execuo oramentria e dos resultados das polticas pblicas, exigindo da Administrao a aplicao dos recursos da forma estabelecida nos oramentos anuais, bem como a correta aplicao dos percentuais mnimos constitucionais e legais previstos (sade, educao) e os limites para gastos com pessoal e endividamento, por exemplo.

    Torna-se necessria a transparncia nos atos e contas da Administrao Pblica, que adquiriram maior divulgao em todas as camadas da sociedade com o advento da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar n. 101/2000) e posteriormente com a edio da Lei Complementar n. 131/2009. Transparncia esta que deve se basear na ampla divulgao das aes emanadas pelo poder pblico (atos pblicos), bem como dos valores despendidos para custear tais aes (contas pblicas), acompanhados da devida documentao comprobatria.

    Com a recente edio da Lei n. 12.527 de 18/11/2011, Lei de Acesso Informao, amplia-se a participao cidad fortalecendo os instrumentos de controle da gesto pblica. Os procedimentos previstos na lei visam assegurar o direito fundamental de acesso informao devendo ser executados em conformidade com os princpios da Administrao Pblica e com as diretrizes dispostas na norma.

    Histrico

    Controle Interno

  • 1110

    Ressalta-se que a participao popular tem sua disposio ouvidorias, disque-denncias, os Tribunais de Contas, o Ministrio Pblico, a Polcia e tantos outros meios. Portanto, necessrio ir alm, como por exemplo, exigir a reestruturao e fortalecimento do controle interno a partir dos municpios.

    Embora existisse a controvrsia de que o controle interno no havia sido regulamentado antes da vigncia da LRF, registra-se a seguir sua cronologia:

    1964 Marco inicial do controle interno quando a Lei n. 4.320/64, Lei Federal contendo normas gerais de Direito Financeiro, criou as expresses Controle Interno e Controle Externo. A norma instituiu o controle interno no mbito da Administrao em seus arts. 76 a 80.

    1967 O Decreto-Lei n. 200/67 prev a atuao do controle das atividades da Administrao Federal em todos os nveis e em todos os rgos, para fiscalizar a utilizao de recursos e a execuo de programas.

    Com o advento da Constituio Federal de 1967, consolida-se a atividade de fiscalizao da gesto dos recursos pblicos.

    1988 A Constituio Federal de 1988 traz a grande novidade: a criao do Sistema de Controle Interno que deve ser mantido, de forma integrada, por cada Poder da Federao (Legislativo, Executivo e Judicirio). Preceitua-se que uma das funes atribudas aos responsveis pelo Controle Interno a de apoiar o Controle Externo no exerccio de sua misso institucional, dando cincia ao Tribunal de Contas de qualquer irregularidade ou ilegalidade observada na gesto dos recursos pblicos, sob pena de responsabilidade solidria (art. 70 e art. 74, IV, 1 - CF/88).

    Observa-se que as atribuies de fiscalizao e controle j no so mais exclusivas do Controle Externo (exercido pelo Poder Legislativo, com o auxlio do Tribunal de Contas), mas tambm do Controle Interno de cada Poder (Executivo, Legislativo e Judicirio).

    1989 A exemplo da Constituio Federal, a Constituio Estadual prev que a fiscalizao contbil,

    financeira, oramentria, operacional e patrimonial dos poderes/rgos e de todas as entidades da administrao direta e indireta, quanto aos aspectos de legalidade, legitimidade e economicidade, assim como a aplicao das subvenes e renncia de receitas, ser exercida pelo Poder Legislativo Municipal, mediante controle externo, e pelos sistemas de controle interno que, de forma integrada, sero mantidos pelo prprio poder e a entidade envolvida (arts. 73, 1 inciso I, 74 e 81).

    2000 A Lei de Responsabilidade Fiscal LRF, Lei Complementar n. 101/2000, prev a obrigatoriedade da participao do responsvel pelo controle interno nos relatrios de gesto fiscal (controles de limites de despesas, empenhos e dvidas - art. 54, pargrafo nico e art. 59).

  • 13

    Normatizao

    No mbito do Tribunal de Contas encontra-se a seguinte normatizao afeta ao controle interno:

    Lei Complementar n 102 de 17/01/08 - Lei Orgnica do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais;

    Controle Interno

    - Observncia, art. 4, 1;

    - Relatrio/parecer conclusivo, arts. 40, 3, 42, 3 e 46, 2.

    RESOLUO N 12/2008 - Institui o Regimento Interno do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais;

    - Alerta para ressarcimento ao errio, art. 313, III;

    - Auditoria, art. 313, I;

    - Relatrio/parecer conclusivo, arts. 230, 1, 236, 242, 1 e 248, 1;

    - Emisso de parecer conclusivo, art. 313, II;

    - Exerccio de atividades, art. 313, I-VI, pargrafo nico;

  • 1514

    - Monitoramento, art. 291, II e 313, V;

    - Multa, art. 318, VIII;

    - Observncia no mbito do TCEMG, art. 4, 1;

    - Remessa ao TCEMG de plano/relatrios de auditoria, art. 313, pargrafo nico;

    - Representao, art. 310, pargrafo nico, V;

    - Responsvel, art. 314, pargrafo nico, I-III.

    INSTRUO NORMATIVA N 13/2008 (Ver tambm IN1/10; IN 9/11; IN 12/11) - Contm normas a serem observadas pelo Estado e pelos Municpios para o cumprimento do art. 212 da Constituio Federal, do art. 201 da Constituio Estadual, do art. 60 do Ato das Disposies Constitucionais Transitrias da Constituio Federal, da Emenda Constitucional n. 53 de 19 de dezembro de 2006 e das Leis Federais ns. 9.394, de 20 de dezembro de 1996, 10.845, de 05 de maro de 2004 e 11.494, de 20 de junho de 2007, regulamentada pelos Decretos Federais ns. 6.253, de 13 de novembro de 2007 e 6.278, de 29 de novembro de 2007.

    INSTRUO NORMATIVA N 12/2011- Disciplina a organizao e a apresentao das contas de governo anualmente prestadas pelo Chefe do Poder Executivo Municipal, para fins de emisso do parecer prvio.

    - Art. 1, IV e Art. 12.

    INSTRUO NORMATIVA N 14/2011- Disciplina a organizao e a apresentao das contas anu-ais dos administradores e demais responsveis por unidades jurisdicionadas das administraes direta e indireta estadual e municipal, para fins de julgamento.

    - Art. 10.

    Consultas:

    - Consulta N 698185;

    - Consulta N 683720;

    - Consulta N 653889;

    - Consulta N 653861;

    - Consulta N 640465;

    - Consulta N 625798.

    Link para acesso s consultas:http://www.tce.mg.gov.br

  • 17

    Controlar

    Para o melhor entendimento dos diferentes tipos de controle, faz-se necessrio destacar o significado do vocbulo controle: fiscalizao exercida sobre as atividades de pessoas, rgos, departamentos, ou sobre produtos, etc., para que no ocorram desvios das normas preestabelecidas.

    Controle na administrao pblica uma forma de manter o equilbrio na relao existente entre Estado e sociedade, fazendo surgir daquele as funes que lhe so prprias, exercidas por meio dos seus rgos, sejam estes pertencentes ou vinculados aos poderes Executivo, Legislativo ou Judicirio.

    A finalidade do controle assegurar que os rgos atuem em consonncia com os princpios constitucionais, em especial, o princpio da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia.

    O Estado se v cercado de mecanismos de controle das atividades estatais, gerados pela necessidade de se resguardar a prpria administrao pblica, bem como garantir os direitos sociais e individuais dos cidados.

    Assim, coexistem na administrao pblica nacional o Controle Interno, presente no mbito da prpria estrutura administrativa do Estado, em todas as esferas de governo e em todos os poderes, e o Controle Externo, misso constitucional deferida ao Poder Legislativo, com o auxlio dos Tribunais de Contas.

  • 19

    O Controle na Administrao Pblica

    As atividades desempenhadas pelo Controle Externo e Controle Interno apresentam alguma similaridade quanto aos objetivos e tcnicas aplicveis, porm, se distinguindo quanto sua atuao.

    O Controle Interno integra a estrutura organizacional da Administrao, tendo por funo acompanhar a execuo dos atos e apontar, em carter sugestivo, preventivo ou corretivamente, as aes a serem desempenhadas. Alm disso, note-se o carter opinativo do Controle Interno, haja vista que o gestor pode ou no atender proposta que lhe seja indicada, sendo dele a responsabilidade e risco dos atos praticados.

    Com relao ao Controle Externo, caracteriza-se por ser exercido por rgo autnomo e independente da Administrao, cabendo-lhe as atribuies indicadas pela Constituio Federal de 1988. Esse controle exercido pelo Poder Legislativo, auxiliado pelos Tribunais de Contas, com o objetivo de verificar a probidade da administrao, guarda e legal emprego dos dinheiros pblicos e o cumprimento da lei.

    O Controle Interno no controla o gestor, no engessa, nem impede sua atuao.

    Ao contrrio, controla para o gestor, amplia sua viso, seu conhecimento de todos os meandros da Administrao.

    Controle Externo, Tribunais de Contas e Controle Interno: interao para o fortalecimento da sociedade.

  • 2120

    A atuao dos Tribunais de Contas no exerccio de sua misso compreende a fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial e abrange os aspectos de legalidade, legitimidade, economicidade e razoabilidade de atos que gerem receita ou despesa pblica.

    Dentre suas competncias observa-se a avaliao do Sistema de Controle Interno, no sentido de verificar se este est funcionando corretamente, com uma estrutura adequada, que revele em suas aes resultados positivos, no sentido de subsidiar o gestor com informaes e elementos tcnicos para a tomada de decises e tambm como elemento preventivo para evitar desperdcios, perdas, abusos, fraudes e desfalques, ainda comuns no cotidiano da administrao.

    De acordo com a Organizao Internacional das Entidades Fiscalizadoras Superiores INTOSAI, controle interno um processo integrado efetuado pela direo e corpo de funcionrios, e estruturado para enfrentar os riscos e fornecer razovel segurana de que na consecuo da misso da entidade os seguintes objetivos gerais sero alcanados:

    execuo ordenada, tica, econmica, eficiente e eficaz das operaes;

    cumprimento das obrigaes de accountability;

    cumprimento das leis e regulamentos aplicveis;

    salvaguarda dos recursos para evitar perdas, mau uso e dano.

    O controle interno municipal aquele exercido pelos poderes Executivo e Legislativo, em razo dos mandamentos contidos nos arts. 31, 70, 71 e 74 da Constituio Federal/88.

    Controle Interno

    Plano de Organizao

    Mtodos e Medidas

    Proteo ao Patrimnio

    Exatido e Fidedignidade

    Polticas Administrativas

    Eficincia Operacional

    No exerccio da funo administrativa de controle, os entes e demais rgos pblicos devem se assegurar de que a existncia de erros e riscos potenciais devem ser devidamente controlados e monitorados, atuando de forma preventiva, concomitante ou corretiva, alm de prevalecer como instrumentos auxiliares de gesto.

    Os controles internos servem para auxiliar o gestor no cumprimento de sua misso tendo em vista a necessidade de conhecimento daquilo que ocorre no municpio, voltado para tcnicas modernas de administrao (planejamento e gesto). Antes de ser meio de fiscalizao, os controles internos tm cunho preventivo, pois oferecem ao gestor pblico a tranquilidade de estar informado da legalidade e legitimidade dos atos de administrao que esto sendo praticados, da viabilidade ou no do cumprimento das diretrizes e metas estabelecidas, possibilitando a correo de eventuais desvios ou rumos de sua administrao.

  • 23

    Sistema de Controle Interno

    Pode-se conceituar sistema como um conjunto composto por partes individuais, que tm uma misso em comum, em que cada parte pea fundamental para o todo.

    Portanto, Sistema de Controle Interno - SCI o somatrio das atividades de controle exercidas por cada unidade no dia-a-dia em toda a organizao.

    Em um conceito mais amplo, de acordo com a American Institute of Certified Public Accountants AICPA, o SCI deve ser entendido como:

    Plano da organizao, conjunto de mtodos e medidas coordenadas adotadas pela organizao para salvaguardar seus ativos, verificar a adequao e confiabilidade de seus dados contbeis, promover a eficincia operacional e estimular o respeito e obedincia s polticas administrativas fixadas pela gesto.

    Neste contexto, o Sistema de Controle Interno na Administrao Pblica um conjunto de unidades tcnicas orientadas para promover a eficincia e a eficcia nas operaes e verificar o cumprimento das polticas estabelecidas em lei, sendo dirigido e coordenado por uma Unidade Central de Controle Interno criada na estrutura de cada rgo no mbito de cada um dos Poderes Legislativo, Executivo e Judicirio, conforme previsto no art. 74 da Constituio da Repblica.

  • 2524

    Todas as unidades que integram o Sistema devem utilizar-se dos controles internos como ferramenta de trabalho, os quais se daro de forma prvia, subsequente e, sempre que possvel, concomitantemente aos atos controlados.

    Importncia e objetivos do Sistema de Controle Interno - SCI

    O Sistema de Controle Interno na rea pblica de extrema importncia para garantir a padronizao dos procedimentos de controle e a memria do rgo ou entidade, independente da manuteno ou troca dos servidores que o operacionalizam, bem como dos gestores aos quais as informaes so prestadas.

    Os objetivos do Sistema de Controle Interno devem estar sempre alinhados com os objetivos da organizao, alm de:

    assegurar que no ocorram erros potenciais, atravs do controle de suas causas, destacando-se conhecer as receitas, despesas, resultados histricos, estrutura administrativa, pessoal, patrimnio, observar as normas legais, instrues normativas, estatutos e regimentos;

    acompanhar a programao estabelecida nos instrumentos de planejamento (Planos Plurianuais - PPA, Lei de Diretrizes Oramentrias - LDO, Leis Oramentrias Anuais - LOA, Metas Bimestrais de Arrecadao - MBA e Cronogramas Mensais de Desembolso - CMD );

    buscar o equilbrio nas contas pblicas e a correta aplicao administrativa e financeira dos recursos pblicos;

    examinar os resultados quanto economicidade, eficincia e eficcia da gesto oramentria, financeira, patrimonial, de pessoal e demais sistemas administrativos e operacionais;

    prevenir a ocorrncia de fraudes, desvios, desperdcios e erros cometidos por gestores e servidores em geral;

    buscar o atingimento de metas estabelecidas e prestar contas sociedade, de forma transparente, condio imposta a todos aqueles que, de alguma forma, gerenciam ou so responsveis pela guarda de dinheiro ou bens pblicos.

    A atuao do Sistema de Controle Interno realizada antes, durante e depois dos atos administrativos, com a finalidade de acompanhar o planejamento realizado, garantir a legitimidade frente aos princpios constitucionais, verificar a adequao s melhores prticas de gesto e garantir que os dados contbeis sejam fidedignos.

    Responsabilidades dos gestores

    exercer os controles estabelecidos nos diversos sistemas administrativos afetos sua rea de atuao;

    assegurar a legitimidade dos passivos

    salvaguardar os ativos contra roubo, perdas ou desperdcios

    promover a eficincia operacional

    encorajar adeso s polticas internas

    CONTROLE INTERNO

  • 2726

    exercer o controle sobre o uso e guarda de bens;

    manter registro de suas operaes e adotar manuais e fluxogramas para espelhar as rotinas de procedimentos que consubstanciam suas atividades;

    disponibilizar Unidade Central de Controle Interno, informaes, documentos, acesso a sistemas e banco de dados informatizados, alm de outros elementos que forem solicitados, para desempenho de suas atribuies;

    comunicar Unidade Central de Controle Interno qualquer irregularidade ou ilegalidade.

    Responsveis pelo Controle Interno dentro do Sistema

    As atividades inerentes ao controle interno devero ser exercidas em todos os nveis hierrquicos dos Poderes Executivo e Legislativo, bem como das entidades da administrao indireta, por servidores, ocupantes de cargos pblicos do quadro permanente do rgo ou entidade.

    Destaque-se que cada Sistema de Controle Interno institudo estar subordinado e restrito ao mbito de cada um dos Poderes, resguardando a autonomia e independncia desses.

    Compete s unidades executoras, responsveis por reas e/ou aes administrativas, em conjunto com a secretaria ou rgo a que estejam vinculadas, mediante acompanhamento e orientao da Unidade Central de Controle Interno Municipal, determinar os pontos de controle de cada atividade desenvolvida, estabelecendo os seus responsveis, regras, procedimentos e prazos, com a finalidade de garantir a sua efetividade, por meio de manuais de rotinas ou regulamentao das atividades de cada setor.

    A existncia da Unidade Central do Sistema de Controle Interno no exime os gestores das unidades executoras, no exerccio de suas funes, da responsabilidade individual pela gesto dos controles internos, nos limites de sua competncia.

    Sistema de Controle Interno Municipal

    O Sistema de Controle Interno Municipal compreende o conjunto de nor-mas, regras, princpios, planos, mtodos e procedimentos que, coordena-dos entre si, tm por objetivo efetivar a avaliao da gesto pblica e o acompanhamento dos programas e polticas pblicas.

    Integram o Sistema de Controle Interno a unidade central e todas as unidades administrativas pertencentes estrutura organizacional dos rgos e entidades dos Poderes Executivo e Legislativo, as quais devem utilizar-se dos controles internos como ferramenta de trabalho.

    Formalizao da criao do Sistema de Controle Interno Municipal

    Os jurisdicionados devero, obrigatoriamente, instituir e manter sistemas de controle interno nos Poderes e rgos municipais.

    Cada rgo ou entidade dever definir a forma de funcionamento do Sistema de Controle Interno e a unidade administrativa responsvel pelas atividades de controle interno.

    Os Municpios devero definir a forma de funcionamento do Sistema de Controle Interno, mediante lei de iniciativa do Chefe do Poder Executivo.

    Respeitada a iniciativa do Poder Executivo, a lei de criao do Sistema de Controle Interno no mbito municipal, poder, de comum acordo, abranger normas de controle para os Poderes Executivo e Legislativo.

  • 2928

    Unidade Central do Sistema de Controle Interno

    A Unidade Central do Sistema de Controle Interno a unidade administrativa legalmente criada como responsvel pela direo, coordenao dos trabalhos, orientao e acompanhamento do Sistema de Controle Interno.

    O foco de atuao da Unidade Central de Controle Interno deve ter carter orientador e preventivo, auxiliar a gesto e atender a todos os nveis hierrquicos da Administrao.

    Responsabilidades

    coordenar as atividades do Sistema de Controle Interno;

    apoiar o Controle Externo;

    assessorar a Administrao;

    comprovar a legalidade e avaliar os resultados quanto economicidade, eficcia e eficincia, da gesto oramentria, financeira, operacional e patrimonial das unidades que compem a estrutura do rgo;

    realizar auditorias internas;

    avaliar o cumprimento e a execuo das metas previstas no Plano Plurianual, na Lei de Diretrizes Oramentrias e na Lei Oramentria Anual;

    avaliar as providncias adotadas pelo gestor diante de danos causados ao errio, especificando, quando for o caso, as sindicncias, inquritos, processos administrativos ou tomadas de contas

  • 3130

    especiais, instaurados no perodo e os respectivos resultados, indicando nmeros, causas, datas de instaurao e de comunicao ao Tribunal de Contas;

    acompanhar os limites constitucionais e legais;

    avaliar a observncia, pelas unidades componentes do Sistema, dos procedimentos, normas e regras estabelecidas pela legislao pertinente;

    elaborar parecer conclusivo sobre as contas anuais;

    revisar e emitir parecer acerca de processos de Tomadas de Contas Especiais;

    representar ao Tribunal de Contas sobre irregularidades e ilegalidades;

    zelar pela qualidade e pela independncia do Sistema de Controle Interno.

    Responsveis pela Unidade Central do Sistemade Controle Interno

    Os responsveis pela Unidade Central de Controle Interno em cada Poder ou rgo municipal devem estar diretamente vinculados direo superior do rgo ou entidade, no sendo recomendada a sua subordinao hierrquica a qualquer outro nvel da estrutura organizacional.

    Ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela daro cincia ao Tribunal de Contas do Estado, sob pena de responsabilidade solidria, nos termos do art. 74 da Constituio Federal.

    Um controle interno forte, atuante, com servidores bem preparados, respalda e resguarda a atuao do administrador, dificulta a ocorrncia de irregularidades e resulta em uma melhor aplicao dos recursos pblicos.

    Os Membros integrantes da Unidade Central do Sistema de Controle Interno:

    devem adotar comportamento tico, cautela e zelo profissional no exerccio de suas atividades;

    devem manter uma atitude de independncia (em relao ao agente controlado) que assegure a imparcialidade de seu julgamento, nas fases de planejamento, execuo e emisso de sua opinio, bem como nos demais aspectos relacionados com sua atividade profissional;

    devem ter capacidade profissional inerente s funes a serem desempenhadas e conhecimen-tos tcnicos atualizados, acompanhando a evoluo das normas, procedimentos e tcnicas apli-cveis ao Sistema de Controle Interno - SCI;

    devem ter cortesia (verbal e escrita) com pessoas e instituies, respeitando superiores, subor-dinados e pares e ainda aqueles com que se relacionam profissionalmente;

    devem ser servidores titulares de cargo de provimento efetivo e estveis, designados pelo Prefeito, pelo Presidente da Cmara, ou pelo dirigente mximo do rgo ou entidade correspondente, conforme seja o caso, para exercerem exclusivamente as atividades de controlador interno. Esta medida visa garantir a segurana, a continuidade dos controles e bom andamento dos processos ao prprio chefe do Poder, ao Legislativo e ao Tribunal de Contas, pois a rotatividade de pessoas nas funes, ainda que os procedimentos estejam disciplinados por escrito, prejudicial e causa transtornos eficincia das operaes.

    O servidor da Unidade Central de Controle Interno, no exerccio de suas funes, ter livre acesso a todas as dependncias do rgo ou entidade, assim como a documentos, valores e livros considerados indispensveis ao cumprimento de suas atribuies, no lhe devendo ser sonegado, sob qualquer pretexto, nenhum processo, documento ou informao, devendo o servidor guardar o sigilo das informaes caso elas estejam protegidas legalmente.

  • 33

    Em 2001, em reunio do Congresso Internacional das Entidades Fiscalizadoras Superiores EFSs, assim denominados os rgos e instituies responsveis pelo exerccio do controle externo em cada pas, foi reconhecida a necessidade de se atualizar as diretrizes da INTOSAI de 1992 e estabelecido que, para essa tarefa, deveria ser considerado o trabalho do Committee On Sponsoring Organizations of the Treadway Commissions (COSO) como o marco referencial sobre controle interno levando em considerao todos os avanos recentes e mais significativos.

    Ao incorporar o modelo COSO s diretrizes, o Comit objetivou, no apenas atualizar o conceito de controle interno, mas, tambm, contribuir para uma compreenso unificada de controle interno entre as Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFSs), definindo um arcabouo recomendado para o controle interno do setor pblico e oferecendo uma base para que este possa ser avaliado.

    Componentes do Controle Interno

    O controle interno deve ser estruturado para oferecer segurana razovel de que os objetivos gerais do rgo ou da entidade esto sendo alcanados. Por essa razo, a existncia de objetivos claros um pr-requisito para a eficcia do processo de controle interno.

    O ambiente de controle a base de todo o sistema de controle interno. Ele fornece o conjunto de regras e estrutura, alm de criar um clima que influi na qualidade do controle interno em seu conjunto. O ambiente de controle exerce uma influncia geral na forma pela qual se estabelecem as estratgias e os objetivos, e na maneira pela qual os procedimentos de controle so estruturados.

    Monitoramento

    Procedimentos de Controle

    Avaliao de Risco

    Ambiente de Controle

    Diretrizes para as Normas de Controle Interno do Setor Pblico

  • 3534

    Tendo sido estabelecidos objetivos claros e um ambiente de controle eficaz, uma avaliao dos riscos a serem enfrentados pela entidade no alcance de sua misso e de seus objetivos determina a base para o desenvolvimento da resposta apropriada ao risco.

    A melhor maneira de minimizar o risco atravs de procedimentos de controle. Os procedimentos de controle podem ser preventivos e/ou detectivos. As aes corretivas so necessrias para complementar os procedimentos de controle interno, com a inteno de alcanar os objetivos.

    Os procedimentos de controle e as aes corretivas devem promover a otimizao dos recursos. Seu custo no deve exceder o benefcio que delas resulte (custo-eficcia).

    Informao e comunicao eficazes so vitais para que uma entidade conduza e controle suas operaes. A gerncia de uma entidade necessita de comunicao relevante, confivel, correta e oportuna, relacionada tanto aos eventos internos quanto aos eventos externos. Ademais, a informao necessria a toda a entidade para que ela alcance seus objetivos.

    Finalmente, uma vez que o controle interno uma atividade dinmica que deve ser aperfeioada continuamente, em funo das mudanas e dos riscos que a entidade enfrenta, o monitoramento do sistema de controle interno necessrio, de modo a assegurar que o controle interno esteja em sintonia com os objetivos, o ambiente, os recursos e os riscos.

    Esses componentes definem um enfoque recomendvel para o controle interno no setor pblico e fornecem as bases a partir das quais ele pode ser avaliado. Esses componentes se aplicam a todos os aspectos operacionais de uma organizao.

    A partir de tais consideraes, temos que o sistema de controle interno compreende cinco componentes interrelacionados:

    a) Ambiente de controle

    O perfil de uma organizao estabelecido pelo ambiente de controle influenciando na conscincia das pessoas. Seus elementos so:

    a integridade pessoal e profissional e os valores ticos da direo e do quadro de pessoal dever prevalecer incluindo uma atitude de apoio ao controle interno, durante todo o tempo e por toda a organizao;

    competncia;

    o perfil dos superiores (ou seja, a filosofia da direo e o estilo gerencial);

    estrutura organizacional;

    polticas e prticas de recursos humanos.

    b) Avaliao de risco

    A avaliao de risco o processo de identificao e anlise dos riscos relevantes para o alcance dos ob-jetivos do rgo ou entidade e para determinar uma resposta apropriada.

    Envolve:

    identificao do risco;

    mensurao do risco;

    avaliao da tolerncia da organizao ao risco;

    desenvolvimento de respostas.

    c) Procedimentos de controle.

    Os procedimentos de controle so polticas e aes estabelecidas para diminuir os riscos e alcanar os objetivos do rgo ou entidade.

    Para serem efetivos, os procedimentos de controle devem ser apropriados, funcionar consistentemen-te de acordo com um plano de longo prazo, e ter custo adequado, sendo abrangentes, razoveis e diretamente relacionados aos objetivos de controle.

  • 3736

    Os procedimentos de controle devem existir em toda a instituio, em todos os nveis e em todas as fun-es. Eles incluem uma gama de procedimentos de controle de deteco e preveno diversos como:

    (1) procedimentos de autorizao e aprovao;

    (2) segregao de funes (autorizao, execuo, registro, controle);

    (3) controles de acesso a recursos e registros;

    (4) verificaes;

    (5) conciliaes;

    (6) avaliao de desempenho operacional;

    (7) avaliao das operaes, processos e atividades;

    (8) superviso (alocao, reviso e aprovao, orientao e capacitao).

    Os rgos ou entidades devem alcanar um equilbrio adequado entre a deteco e a preveno, na adoo dos procedimentos de controle.

    As aes corretivas so um complemento necessrio para os procedimentos de controle na busca do alcance dos objetivos.

    d) Informao e comunicaoA informao e a comunicao so essenciais para a concretizao de todos os objetivos do controle interno.

    Informao

    Uma condio prvia para a informao confivel e relevante sobre as transaes e eventos o registro imediato e sua classificao adequada. A informao relevante deve ser identificada, armazenada e comunicada de uma forma e em determinado prazo, que permita que os funcionrios realizem o controle interno e suas outras responsabilidades (comunicao tempestiva s pessoas adequadas). Por

    esse motivo, o sistema de controle interno propriamente dito e todas as transaes e eventos significativos devem ser completamente documentados.

    A habilidade da Administrao em tomar decises apropriadas afetada pela qualidade da informao, o que implica que essa deva ser apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessvel.

    Comunicao

    A comunicao eficaz deve fluir para baixo, para cima e atravs da organizao, por todos seus componentes e pela estrutura inteira.

    Todo corpo funcional deve receber uma mensagem clara da alta administrao sobre a seriedade da responsabilidade do

    controle. necessrio no apenas que eles entendam seu prprio papel no sistema de controle interno, mas tambm a maneira atravs da qual suas atividades individuais se relacionam com o trabalho dos demais.

    e) MonitoramentoOs sistemas de controle interno devem ser monitorados para avaliar a qualidade de sua atuao ao longo do tempo. O monitoramento obtido atravs de atividades rotineiras (monitoramento contnuo), avaliaes especficas ou a combinao de ambas.

  • 39

    Consideraes Finais

    No contexto atual, o Tribunal de Contas objetivando a modernizao e racionalizao dos seus procedimentos com foco em resultados, buscando a eficincia e eficcia do controle, integra a Rede Governo, a qual conta com a participao dos rgos de controle em diversas esferas de Poder, como o Tribunal de Contas da Unio, Controladoria Geral da Unio, Ministrio Pblico Estadual, Controladoria Geral do Estado de Minas Gerais, entre outros.

    Idntica postura pode ser esperada com a eficcia na atuao dos sistemas de controle interno municipais em sintonia com o controle externo exercido pelo TCEMG, atingindo, assim, a expectativa da sociedade em contar com maior transparncia das administraes, propiciando as melhores condies possveis para o exerccio da cidadania e, ainda, estimulando a participao popular na conduo da gesto pblica de maneira democrtica.

    Na forma de Apndice recomendada a estrutura mnima para implementao e/ou aperfeioamento de um sistema de controle interno municipal, elencando os subsistemas possveis da estrutura existente e as respectivas aes com sugestes para os pontos de controle necessrios.

    A fim de reforar o carter preventivo desta Casa, foi institudo o Termo de Ajustamento de Gesto-TAG no Tribunal de Contas, com a edio da Lei Complementar n. 120/2011, objetivando tornar possvel o alcance de solues pela via da negociao. O papel do controle interno fundamental para o resultado previsto no instrumento de controle consensual TAG.

  • Estrutura mnima recomendada para o Sistema de Controle Interno MunicipalSubsistema Sugestes para Aes / Pontos de Controle

    Administrao

    Avaliao da estrutura administrativa e organizacional do rgo / entidade, verificando sua compatibilizao com os diplomas legais: CR/88, CE/89 e Lei Orgnica do municpio;

    Definio / Atualizao da estrutura existente, detalhando atribuies das unidades executoras.

    Planejamento e Oramento

    Elaborao do PPA para o quadrinio seguinte e avaliao do PPA vigente, com proposio, se necessrio, de revises nas diretrizes estabelecidas no plano;

    Elaborao da proposta de LDO para o exerccio seguinte e controle da execuo do oramento anual corrente, inclusive as modificaes realizadas atravs da abertura de crditos adicionais;

    Elaborao da proposta da LOA e acompanhamento / controle de sua execuo;

    Elaborao e acompanhamento da programao financeira e do cronograma de execuo mensal de desembolsos;

    Organizao e acompanhamento de audincias pblicas durante a fase de elaborao / proposio do PPA, LDO e LOA;

    Controle na limitao de empenhos e na movimentao financeira, quando necessrio, nas situaes condicionadas pelas limitaes impostas pela LC 101/2000 (LRF);

    Realizao de estudos para estimativa do impacto oramentrio e financeiro, quando da concesso de renncia fiscal (art. 14 - LRF), gerao de novas despesas (art. 16 - LRF), ou no caso de aumento das despesas de carter continuado (art. 17 - LRF).

    Arrecadao / Receita

    Manuteno de cadastro imobilirio atualizado - urbano e rural;

    Manuteno de cadastro econmico do municpio atualizado - empresas, profissionais autnomos e sociedades prestadoras de servios;

    Reviso e atualizao do Cdigo Tributrio Municipal;

    Definio de normas e regulamentos e acompanhamento das aes de previso, lanamento, arrecadao e recolhimento de tributos da competncia do municpio (ISS, ITBI, ITR, IPTU, taxas e contribuies);

    Manuteno e aperfeioamento da estrutura de fiscalizao dos tributos municipais;

    Controle da dvida ativa tributria do municpio, com inscrio tempestiva dos contribuintes devedores e a promoo da cobrana dos crditos inscritos;

    Controle e realizao de estudos para concesso das renncias de receitas tributrias.

    Financeiro

    Estabelecimento da programao financeira em conformidade com a previso/execuo oramentria;

    Controle da receita e das disponibilidades financeiras vinculadas e no vinculadas;

    Definio de normas e regulamentos e os respectivos controles aplicveis concesso de adiantamentos, como tambm aos pagamentos de dirias;

    Contratao e controle de operaes de crdito, avais e garantias;

    Controles de receitas e despesas relacionados com o FUNDEB.

    Apn

    dice

  • Patrimnio/

    Almoxarifado

    Registro, controle e inventrio de bens mveis e imveis;

    Alienao e cesso de bens;

    Desapropriao de imveis;

    Definio de normas e regulamentos para os casos de extravio e furto de bens;

    Criao de regime de almoxarifado, com os controles de entrada e sada de materiais pelo custo mdio ponderado.

    Contabilidade

    Registro da execuo oramentria e extraoramentria;

    Verificao da existncia, atualizao e adequao dos registros dos Livros ou Fichas de controle oramentrio, do Dirio, do Razo, do Caixa, dos Boletins de Tesouraria e dos livros da Dvida Ativa, em conformidade com as normas legais;

    Verificao sobre a obrigatoriedade da guarda dos livros nos arquivos do rgo e/ou entidade;

    Verificao se os livros informatizados esto devidamente impressos, encadernados e assinados pela autoridade competente;

    Gerao e consolidao dos demonstrativos contbeis, bem como a finalizao da prestao de contas anual a ser encaminhada ao TCEMG, observando os prazos estabelecidos;

    Gerao e consolidao dos demonstrativos exigidos pela LRF - LC n. 101/2000, assim como o controle dos prazos regulamentares estabelecidos para a sua divulgao e remessa ao TCEMG.

    Compras, Licitaes

    e Contratos

    Verificao da existncia, manuteno e adequao das normas e procedimentos para aquisio de bens e servios, observados os requisitos legais para realizao de licitao, inclusive os parmetros para os casos de dispensa e inexigibilidade;

    Manuteno de cadastro atualizado de fornecedores e controle de preos sobre os principais produtos e servios consumidos e contratados;

    Verificao da existncia dos processos devidamente formalizados, notadamente os registros e atas pertinentes aos processos licitatrios;

    Acompanhamento da execuo dos contratos celebrados pela administrao, notadamente o cumprimento das obrigaes dos contratados.

    Transportes

    Gerenciamento e controle do uso da frota de veculos e de equipamentos;

    Verificao e acompanhamento da necessidade e realizao de manutenes preventivas e corretivas;

    Manuteno e adequao de controles para peas, pneus e combustveis empregados;

    Verificao e acompanhamento da quilometragem percorrida e do consumo efetivo de combustvel;

    Manuteno de cadastro dos veculos e equipamentos contendo informaes sobre caractersticas dos mesmos, alm do acompanhamento dos requisitos legais para o trfego (licenciamento, seguro, registros no Detran);

    Manuteno de controles especficos, caso sejam empregados veculos sob contrato de locao.

  • Recursos Humanos

    Manuteno de cadastro atualizado de pessoal - servidores efetivos, disposio, cedidos, de recrutamento amplo / comissionados, contratados temporariamente;

    Manuteno de controle sobre concesso de vantagens pessoais, direitos, adicionais remunerao e promoes;

    Elaborao e manuteno do Plano de Cargos e Salrios com a realizao de eventuais estudos para sua adequao / compatibilizao com a legislao vigente;

    Verificao e acompanhamento dos processos de admisso, exonerao e aposentadoria de servidores efetivos e comissionados;

    Gerao e encaminhamento dos demonstrativos legais dos atos de pessoal ao Tribunal de Contas, em conformidade com os instrumentos normativos vigentes;

    Manuteno de programas para avaliao de desempenho dos servidores;

    Capacitao e treinamento de servidores conforme a demanda das unidades administrativas;

    Acompanhamento dos procedimentos e adequao de rotinas prprias para realizao de concursos pblicos, para as correspondentes convocaes, para nomeao e posse, bem como o monitoramento de estgio probatrio dos admitidos;

    Acompanhamento e controle dos registros que se relacionem com a folha de pagamento de pessoal, bem como administrar as retenes legais pertinentes.

    Convnios e

    Consrcios

    Estabelecimento de normas e procedimentos para a celebrao, controle e prestao de contas de convnios e termos congneres concedidos;

    Estabelecimento de normas e procedimentos para a celebrao, controle e prestao de contas de convnios e termos congneres recebidos;

    Manuteno de procedimentos e normas vinculadas ao controle e acompanhamento dos atos e transaes que envolvam a participao em consrcios.

    Obras

    Pblicas

    Elaborao de projeto bsico e planilha de custos;

    Acompanhamento da execuo fsica das obras (se for o caso), antes de se efetuar a liberao de recursos financeiros;

    Controle individualizado por obras devidamente formalizado, conforme as normas estabelecidas pelo Tribunal de Contas.

    Jurdico

    Acompanhamento e controle da tramitao de processos administrativos e judiciais;

    Administrao e formalizao da cobrana da dvida ativa;

    Assessoramento e acompanhamento dos procedimentos de sindicncias internas.

    Servios

    Gerais

    Superviso e acompanhamento na contratao de servios terceirizados;

    Gerenciamento da execuo dos contratos de prestao de servios terceirizados (telefonistas, recepcionistas, copa, manuteno, vigilncia, segurana patrimonial, motoristas);

    Manuteno e atualizao permanente de normas e procedimentos para o controle dos gastos com telefonia, energia eltrica, gua;

    Prestao de servios gerais de apoio s unidades administrativas (mensageiros, correios, entregas de correspondncias, etc.);

  • Tecnologia da

    Informao

    Manuteno de normas e procedimentos atualizados para segurana fsica e lgica de equipamentos (hardware), sistemas informatizados (software), dados e informaes;

    Gerenciamento e formalizao de estudos tcnicos / pareceres para aquisio, locao e utilizao de hardware, software, suprimentos e prestao de servios de TI.

    Educao

    Planejamento e gerenciamento do ensino infantil e fundamental no municpio mediante formulao de planos e diretrizes;

    Gerenciamento e acompanhamento das aes voltadas para oferecimento de merenda escolar;

    Gerenciamento e acompanhamento das aes voltadas para oferecimento de transporte escolar;

    Monitoramento e controle dos gastos com ensino infantil e fundamental para garantia da aplicao de 25% da receita de impostos e transferncias, bem como da aplicao de 60% dos recursos do FUNDEB na remunerao dos profissionais do magistrio.

    Sade

    Planejamento e gerenciamento das aes pblicas de sade na esfera do municpio;

    Definio e regulamentao de normas e procedimentos voltados para a execuo das aes pblicas de sade para as unidades de atendimento municipais;

    Monitoramento e controle dos gastos com aes pblicas de sade, com vistas a garantir aplicao mnima de 15% do montante dos recursos oriundos de impostos e transferncias;

    Distribuio e controle de medicamentos e de material mdico - clnico;

    Estabelecimento de normas aplicveis destinao de resduos (lixo hospitalar).

    Assistncia

    Social

    Planejamento e gerenciamento das aes voltadas para a execuo de polticas pblicas na rea do bem-estar social;

    Definio e regulamentao de normas e procedimentos voltados para a execuo das aes de bem-estar social e prestao de atendimento na esfera da assistncia social;

    Monitoramento e controle dos gastos com assistncia social, bem como administrao dos recursos vinculados recebidos pelo municpio;

    Criao de cadastro e manuteno atualizada do mesmo para controle no atendimento a beneficirios das aes de assistncia social.

    Comunicao

    Social

    Planejamento e execuo das aes voltadas para divulgao de campanhas institucionais do municpio;

    Estabelecimento de normas e rotinas para publicao de atos oficiais, com o respectivo controle sobre a agenda e atendimento aos prazos legais.

    Previdncia Social

    (Regime Prprio)

    Manuteno da base cadastral atualizada dos beneficirios segurados, com a devida adequao s normas emanadas pelo Ministrio da Previdncia Social - MPS;

    Realizao de avaliao atuarial e respectivas reavaliaes em cada exerccio financeiro;

    Estabelecimento de mecanismos de controle da receita previdenciria e das aplicaes financeiras;

    Estabelecimento de normas aplicveis aos controles na realizao de despesas administrativas para adequao aos limites estabelecidos na legislao previdenciria dos RPPS;

    Manuteno de mecanismos de controle para a concesso de benefcios previdencirios;

  • Acompanhamento regular dos critrios adotados pelo MPS para emisso de certides e do Certificado de Regularidade Previdenciria; promovendo as aes necessrias no caso de saneamento de irregularidades impeditivas de sua emisso;

    Avaliao contnua das disponibilidades e das obrigaes do RPPS, com acompanhamento gerencial pelos balancetes mensais e a consequente prestao de contas anual encaminhada ao TCEMG.

    Legislativo Municipal

    Estabelecimento e manuteno de mecanismos de controle atuantes na esfera do Poder Legislativo Municipal, tendo por objetivos primordiais:

    - Controle do repasse oramentrio pelo Executivo;

    - Limitaes realizao dos gastos pelo Legislativo;

    - Acompanhamento dos gastos com folha de pagamento;

    - Controle sobre a limitao do subsdio dos vereadores;

    - Controle das despesas de custeio da Cmara Municipal;

    - Controle para os processos de aquisio de bens ou para prestao de servios, com ateno

    especial na realizao de licitaes e formalizao dos contratos de fornecimento;

    - Manuteno e adequao de normas e requisitos para concesso de adiantamentos e

    pagamento de dirias;

    - Manuteno e adequao de normas e requisitos para utilizao de veculos prprios e/ou

    para controle na locao de veculos;

    - Elaborao, reviso e divulgao dos Relatrios de Gesto Fiscal do Poder Legislativo, bem

    como controle de sua remessa ao TCEMG, nos prazos legais.

    Srs. gestores pblicos:

    A fim de manter resguardada a integridade de suas aes, devero estar sempre atentos permanente atualizao e aprimoramento da evoluo das normas, tcnicas e atividades inerentes atuao do controle interno, no obstante o contedo atualizado desta cartilha.

    ATENO

  • H

    Av. Raja Gabaglia, 1.315 - Luxemburgo | CEP: 30380-435 - Belo Horizonte - MG

    Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais |

    www.twitter.com/ouvidoriatcemg

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