ATA REUNIO 120507AN Reunio de Anlise Crtica TEMA ? ATA REUNIO 120507AN Reunio de Anlise

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    14-Nov-2018

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  • ATA REUNIO 120507AN

    Reunio de Anlise Crtica TEMA Anlise dos resultados do ms de abril de 2012. DATA, LOCAL Colombo, 07 de maio de 2012, sede prefeitura, sala de Licitaes Das 14h00 s 16h00. PARTICIPANTES Ismailin (Coordenador); Rita (Gestora); Atasir (Compras Direta/Empenho); Ewerton (Licitaes); Jos Carlos(Licitaes); Vanderlei (Gerncia de Compras); Elisangela (Contratos). OCORRNCIAS (iv) - Sem ocorrencias. INTRODUO (v) Reunio de Anlise Crtica referente ao ms de abril de 2012, dividida em trs partes. A primeira parte foi analisada criticamente a poltica da qualidade para avali-la e foi atestado pelos participantes que esta se encontra de acordo com o interesse da organizao. Tambm na primeira parte da reunio foram apresentados os dados de entrada de Anlise Crtica (auditoria, feedback cliente, desempenho de processos e no conformidades, ACs, APs, Anlise Crtica, mudanas organizacionais e recomendao para melhorias). Das entradas de Anlise Crtica: Auditoria, no perodo foi realizada auditoria junto as reas de Compras Direta e Empenho, sem ocorrncias registradas. Feedback cliente: Oriunda do canal de Crticas e Sugestes do site SGQ, a usuria Kely (Compras Direta) sugeriu verificar junto a Procuradoria Jurdica a possibilidade de incluir no parecer jurdico a orientao da elaborao ou no da elaborao de contrato para os procedimentos de compras por Dispensa e Inexigibilidade. Desempenho de Processos: Foi apresentado os dados dos indicadores dos Processos ISO e analisados entre os participantes da reunio, tambm foram demonstrados os grficos das RNCs do perodo sendo estes tabulados por rea e tipo. ACs, APs e Anlise Crtica foi apresentado para analisar criticamente os resultados das aes concludas no perodo, sendo estas: 111110AN-02 a qual tratava da abrangncia de Processo, onde seriam monitoradas e registradas os procedimentos de compras que no so atendidos em sua integra pelos Processos ISO, monitoramento foi realizado e a grande maioria das ocorrncias foi de procedimentos de Locao de imvel e ao foi dada como finalizada, e dada pelos participantes como analisada e finalizada; 111207AN-04 a qual tratava de formalizar como processo a atividade de arquivo exercida pela Diviso de Contratos, a qual foi concluda e dada como analisada e finalizada pelos participantes; 120106AN-01 a qual tratava da reviso do documento/modelo Check list Comprar ao esta concluda, analisada e finalizada; 120307AN-06 ao que trata da elaborao de uma ferramenta para o controle de fracionamento, ao esta concluda, analisada e finalizada. No houve mudanas organizacionais no perodo. Como recomendao de melhoria foi sugerido pelo servidor Marco Aurelio a manuteno do histrico da RMS junto a Nota de Empenho com a finalidade de conter informaes l descritas pelo elaborador da RMS. Na parte dois os dados foram agrupados por tipo/causa e divididos em 3 assuntos a serem tratados, sendo eles:

  • - Informao Parecer Jurdico: Necessidade da Procuradoria Jurdica detentora do conhecimento quando da obrigatoriedade da elaborao de contrato para os procedimentos de compras por meio de Dispensa ou Inexigibilidade de Licitao dispor desta informao no Parecer Jurdico de anlise do procedimento. - Documentos para Locao de imvel: O resultado da ao 11110AN-02 a qual monitorou os procedimentos de compras no atendidos 100% pelos documentos modelos/padres do Processo ISO Comprar. O resultado apontou para a necessidade da criao de novos modelos de documentos para os procedimentos de locao de imvel. - Manuteno de histrico da RMS na Nota de Empenho: Com a inteno de facilitar informao quanto ao local de entrega das mercadorias e demais informaes que podem ser includas pelos usurios das secretarias no histrico da RMS, foi sugerido a permanncia deste histrico na Nota de Empenho. Na parte trs os problemas foram discutidos e analisados pelos participantes da reunio, definindo as aes de melhoria de processo/SGQ, melhoria de servios ou definio de recursos para sua resoluo. Conforme descritos abaixo. ASSUNTO 1 Informao no Parecer Jurdico DADOS OBJETIVOS Foi apresentado como sugesto de melhoria vindo do canal de comunicao do site do SGQ. DISCUSSO Ao Sugesto de Melhoria Necessidade da Procuradoria Jurdica detentora do conhecimento quando da obrigatoriedade da elaborao de contrato para os procedimentos de compras por meio de Dispensa ou Inexigibilidade de Licitao dispor desta informao no Parecer Jurdico de anlise do procedimento. Marcar reunio com representante da Procuradoria para ver a possibilidade destas informaes junto ao parecer jurdico. 120507AN -01

    Motivo: Orientar os usurios executores do Processo ISO Compras Direta quanto a elaborao de contrato ou no para as Dispensas e Inexigibilidades de Licitao.

    Prazo para resultado: 2 meses Forma de medir o resultado: Verificao da possibilidade da incluso desta informao

    nos Pareceres Jurdicos. Da Sugesto de Melhoria

    - O que : Reunir-se com Procuradoria e verificar a possibilidade da incluso da informao junto ao parecer jurdico, se estes entenderem como possvel , orientar aos elaboradores de Parecer Jurdico para incluso da informao no documento.

    - Como implementar: Reunir-se com Procurador, expor a oportunidade de melhoria, se necessrio informar advogados e usurios do Processo ISO Compras Direta e Contratos.

    - Quando implementar: Em dois meses. - Responsvel: Ismailin - Alvo: rea de Compras Direta e Contratos.

    ASSUNTO 2 Documentos para Locao de imvel. DADOS OBJETIVOS Resultado da Ao 111110AN-02. DISCUSSO O resultado da ao 11110AN-02 a qual monitorou os procedimentos de compras no atendidos 100% pelos documentos modelos/padres do Processo ISO Comprar. O resultado apontou para a necessidade da criao de novos modelos de documentos para os procedimentos de locao de imvel. Reunir-se com as reas envolvidas e desenvolver documentos modelos padres para atendimento deste tipo de procedimento.

  • Ao Corretiva 120507AN -02

    Motivo: Auxiliar aos usurios e elaborar solicitao de contratao de aluguel de imvel com maior eficincia e eficcia.

    Prazo para resultado: 3 meses Forma de medir o resultado: Publicao dos documentos. Da Sugesto de Melhoria

    - O que : Desenvolver modelos de documentos para auxiliar e atender aos usurios das secretarias e dos processos das reas de compras envolvidos com maior eficincia e eficcia.

    - Como implementar: Reunir-se com as reas, estudar os documentos existentes obrigatrios e criar verses para atendimento da necessidade de locao de imvel.

    - Quando implementar: Em trs meses. - Responsvel: Ismailin - Alvo: reas de Compras e Clientes.

    ASSUNTO 3 Manuteno do histrico da RMS na Nota de Empenho DADOS OBJETIVOS Por meio de feedback do cliente foi sugerido como oportunidade de melhoria junto ao site de crtica e sugestes. DISCUSSO Com a inteno de facilitar informao quanto ao local de entrega das mercadorias e demais informaes que podem ser includas pelos usurios das secretarias no histrico da RMS, foi sugerido a permanncia deste histrico na Nota de Empenho. Visto que o histrico da RMS que da origem a Nota de Empenho. Verificar junto ao Departaemnto de Contabilidade desta possibilidade, visto que a Nota de Empenho alem de tudo um documento fiscal de prestao de contas. Ao Sugesto de Melhoria 120507AN -03

    Motivo: Oferecer a empresa fornecedora maiores informaes quanto a execuo do objeto.

    Prazo para resultado: 2 meses Forma de medir o resultado: definio do padro. Da Sugesto de Melhoria

    - O que : Definir histrico ou criao de texto que auxilie aos usurios e fornecedores com informaes de execuo do objeto.

    - Como implementar: Reunir-se com SEFAZ e rea de empenho para estudar viabilidade, definir padro para auxiliar clientes e fornecedores.

    - Quando implementar: Em dois meses. - Responsvel: Ismailin Schrotter. - Alvo: clientes/ rea de Empenho.

    Colombo, 07 de maio de 2012 Ismailin Schrotter

  • Reunio deAnlise CrticaISO9001 - Compras

    Colombo, 07 de maio de 2012

  • Poltica da Qualidade

    Ordenar as atividades de Compras buscando melhoria contnua em sua eficincia, transparncia e qualidade nas aquisies, orientando funcionrios e equipe de governoquanto suas atividades e limites de responsabilidade, bem como valorizando e reconhecendoos esforos coletivos como incentivo ao desenvolvimento constante.

  • AGENDAParte 1 Dados Auditorias Feedback cliente Desempenho processos e no conformidades ACs / APs / Anlise Crtica Mudanas Recomendaes para melhoria

  • AGENDAParte 2 Problemas e anlise

    Parte 3 Decises Melhoria processos/SGQ Melhoria servios Recursos

  • DADOSParte 1

  • AuditoriasParte 1

    Auditoria Realizada dia 27/04/2012 setores de Compras Direta e Empenho. Sem ocorrncias registradas.

  • Feedback clienteParte 1

    Fonte: canal de feedback site

    Canal de Crticas e Sugestes

    - Incluir nos textos de Parecer Jurdico se necessrio ou no fazer contrato nos procedimentos de compras por dispensa ou inexigibilidade.

    - Kely (Compras Direta)

  • Desempenho processos - indicadoresParte 1

    Fonte: planilha indicadores de processo e listagem de documentos 1205A

  • Desempenho processos - indicadores

    Parte 1

    Fonte: planilha indicadores de processo e listagem de documentos 1205A

  • Desempenho processos - indicadoresParte 1

    Fonte: planilha indicadores de processo e listagem de documentos 1205A

  • Desempenho processos RNCsRNC por rea

    Parte 1

    Fonte: Listagem de RNC site.

  • Desempenho processos RNCsTipo de RNC

    Parte 1

    Fonte: Listagem de RNC site.

  • ACs, APs, Anlise CrticaParte 1

    Aes Concludas para Anlise

    - 111110AN-02 Abrangncia de Processo Mapear os procedimentos no atendidos pelos documentos de compras. Total por tipo: 8 Locao de Imvel; 2 Pagamentos de anuidade; 1 Forma de julgamento por melhor desconto

  • ACs, APs, Anlise Crtica

    111207AN-04 Processo de Arquivo.Em 19 de abril foi publicada a verso 1.4 do Processo ISO Contratos com a incluso do Processo de Arquivo, o qual descreve a atividade exercida pelo setor.

    Parte 1

  • 120106AN-01 Reviso Check list ComprarEm 07 de maio o documento foi publicado junto ao site do SGQ, junto com a reviso do Processo Compra da Secretaria v1.4, devidamente revisado junto aos usurios.

    ACs, APs, Anlise Crtica

    Parte 1

  • ACs, APs, Anlise Crtica

    120307AN-06 Controle de fracionamento.Em entrevista junto ao servidor Vanderlei, que esta fazendo uso da ferramenta/planilha, este atestou que esta usual e atende as necessidades de consulta para verificao quanto ao fracionamento de procedimentos de compras no exerccio corrente. Evidenciando assim o resultado positivo da ao realizada.

    Parte 1

  • MudanasParte 1

    Sem mudanas.

  • Recomendaes melhoriaParte 1

    Fonte:Canal de Comunicao Crticas e Sugestes site

    - Manter contedo da RMS no histrico do empenho. Marco Aurlio Almoxarifado.

  • PROBLEMAS E ANLISEParte 2

  • Informao Parecer JurdicoParte 2

    Problema: Ausncia da informao no Parecer Jurdico da necessidade da elaborao de Contrato para os procedimentos de dispensa e inexigibilidade.

    reas: Compras Direta Evidncias: Feedback de Cliente. Efeito: Descumprimento de requisito legal.

  • Documentos para Locao de Imvel

    Parte 2

    Problema: Criao de documentos modelos padres para objeto de servio de locao de imvel.

    reas: reas de Compras; Clientes. Evidncias: Resultado da ao 111110AN-02. Efeito: Ineficincia e ineficcia de execuo de processos.

  • Manuteno de histrico da RMS na

    Nota de Empenho

    Sugesto de Melhoria: Manter o histrico da RMS no histrico da Nota de Empenho, visto que possui informaes interessantes para entrega de produtos da empresa.

    reas: Empenho; Clientes.

    Evidncias: Sugesto de Melhoria.

    Efeito: Falha da comunicao entre cliente e empresa fornecedora.

  • DECISOParte 3

  • Informao Parecer Jurdico

    Parte 3

    Ao corretiva: Marcar reunio com o Procurador do Municpio juntamente com a Gestora e representante do setor de Compras Direta e Contratos para fazer definio da obrigatoriedade de constar no Parecer Jurdico a necessidade da emisso de Contrato para os procedimentos de Compras Direta de Inexigibilidade.

    Alvo: Compras Direta e Contratos. Prazo: 2 meses. Responsvel: Ismailin

  • Documentos para Locao de Imvel

    Parte 3

    Problema: Elaborar junto as reas de Contratos, Compras Direta e com auxilio de clientes das secretarias criar documentos/modelos para o atendimento de Aluguel de Imovel. .

    Alvo: Clientes/ reas de Compras. Prazo: 3 meses Responsvel: Ismailin

  • Manuteno de histrico da RMS na

    Nota de Empenho

    Parte 3

    Ao Corretiva: Reunir-se com a rea de empenho e representante da Contabilidade, visto que trata-se de um documento fiscal, para ver a possibilidade da manuteno de histrico ou criar um modelo com as informaes necessrias.

    Alvo: Clientes/ Empenho. Prazo: 2 meses. Responsvel: Ismailin