A IMPORTNCIA DO CAIXA NA AUDITORIA ? A IMPORTNCIA DO CAIXA NA AUDITORIA FISCAL Jos Silvrio

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    29-Jun-2018

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  • A IMPORTNCIA DO CAIXA NA AUDITORIA FISCAL

    Jos Silvrio LemosContador

    Agente de Tributos Estaduais da Secretaria da Fazenda do ES

    Aluno do Curso de Mestrado em Cincias Contbeis da Faculdade de CinciasHumanas de Vitria

    Vitria

    Novembro de 2000

  • A IMPORTNCIA DO CAIXA NA AUDITORIA FISCAL

    RESUMO

    A auditoria de caixa e bancos permite ao auditor em apenas um tipo de levantamento

    uma viso global do movimento comercial da empresa. A importncia dos

    procedimentos relativos a esta parte do ativo cada vez mais reconhecida pelas

    empresas e investidores e tem levado a Contabilidade a atribuir ao demonstrativo dos

    fluxos de caixa um realce crescente. Essa importncia tambm reconhecida pela

    auditoria fiscal , que tem nos levantamentos da conta caixa e bancos um dos

    instrumentos mais reveladores sobre a real situao das receitas da empresa. Faz-se

    uma analogia das receitas da empresa com a figura de um iceberg.

    INTRODUO

    A auditoria contbil-fiscal para verificao do correto recolhimento dos impostos

    geralmente dependente do feeling profissional do auditor encarregado da tarefa.

    Tratando-se de auditoria onde o maior nmero possvel de verificaes desejvel ,

    fica evidente que a criteriosa seleo dos levantamentos a realizar, tarefa

    condicionante para o sucesso desses trabalhos. Porm , na prtica muitas vezes ,

    tm-se verificado pouco uso de metodologias e roteiros a seguir , resultando em

    resultados aqum do esperado. O levantamento das disponibilidades de forma correta ,

    proporciona ao auditor fiscal uma viso abrangente do movimento comercial da

    empresa auditada. Comparando-se o universo de receitas de uma entidade a um

    iceberg , bloco de gelo flutuante , podemos ter uma exata noo da importncia do

    conhecimento desse movimento. Se a entidade declara corretamente suas receitas

  • em sua contabilidade , podemos imaginar seu caixa como um iceberg totalmente

    flutuante. Mas, se parte dessas receitas sonegada , podemos dizer, com o uso da

    imaginao , que esse iceberg se apresenta parcialmente submerso. Onde as

    receitas ocultas ou no declaradas constituem a parte submersa do bloco. Levantar ,

    mensurar e comprovar esse caixa oculto tarefa do auditor fiscal como veremos a

    seguir.

    A AUDITORIA CONTBIL-FISCAL

    A fiscalizao tributria no Brasil exercida por um quadro de agentes fiscais

    bastante heterogneo em sua composio. No h a exigncia por parte das

    administraes fazendrias , de que tais profissionais tenham formao especfica . Na

    ausncia de um roteiro definido de fiscalizao de empresas , o que se nota a

    diversidade de procedimentos e atitudes verificadas durante os trabalhos. Devido ao

    ambiente variado de capacidades e habilidades demonstrado pelos agentes , a adoo

    de um modelo ou roteiro uniforme de procedimentos de auditoria poderia ser til aos

    fiscais. Normalmente as tcnicas de auditoria mais utilizadas no dia a dia so:

    conferencia aritmtica; inspeo de documentos ; exames e contagens fsicas;

    circularizao; averiguao.

    Na conferncia aritmtica , os auditores fiscais efetuam uma verificao dos

    valores lanados nos livros fiscais com o intuito de assegurar-se de que os valores dos

    documentos fiscais tanto de entradas quanto de sadas esto corretamente lanadas

    nos livros fiscais e contbeis. Na inspeo de documentos , verificada a idoneidade da

    documentao apresentada. Normalmente so verificadas as caractersticas

    intrnsecas e extrnsecas das notas fiscais, livros fiscais e contbeis e documentos em

    geral. A averiguao , que uma modalidade muito interessante de ser trabalhada na

    auditoria convencional , encontra dificuldades de aplicao na auditoria fiscal , visto

    que freqentemente a prpria gerncia limita e restringe a conversa com os auditores.

  • No caso dos exames e contagem fsica , tal feito em levantamento de estoques

    quando o auditor conta todo o estoque da empresa a fim de se verificar o movimento

    de entradas e sadas , apurando-se a regularidade da emisso de notas fiscais. Quanto

    circularizao , muito usada para certificar a correo das notas fiscais. Nas

    entradas por exemplo , que implicam em sadas de dinheiro do caixa e tambm

    crditos do imposto , o auditor de posse das notas fiscais procura a empresa emitente

    para certificar-se da idoneidade e correo daquelas notas fiscais.

    A IMPORTNCIA DO CAIXA

    Uma das alternativas ao modus-operandi atual da auditoria fiscal , seria uma

    maior concentrao na escrita contbil das empresas. Esses exames , no podem

    prescindir de um levantamento financeiro. O auditor precisa ter essa viso global do

    conceito de disponibilidade financeira da entidade. A metfora do iceberg j referida

    linhas atrs , como representao desse universo para onde convergem quase todas

    as operaes da empresa , contribui para que se tenha uma sntese do mundo do

    caixa da empresa , entendido aqui em seu sentido mais amplo , englobando as contas

    de disponibilidades. Com essa idia do iceberg , pretendemos reduzir o campo de

    viso para facilitar o raciocnio e conduzir o auditor a manipular os dados no sentido de

    tornar mais acessvel seu levantamento. Atravs do levantamento financeiro, dado ao

  • auditor a oportunidade de em apenas uma investigao fazer um diagnstico prximo

    da realidade para toda a entidade. A titulo de comparao , examinemos o

    levantamento fsico de estoques conhecido como auditoria dos estoques. Esse

    levantamento , mais difcil de operacionalizar devido ao volume de trabalho que deve

    ser realizado com o processamento de milhares de notas fiscais de entradas e sadas.

    No levantamento financeiro tambm ocorrem dificuldades e nesse caso , as maiores

    dificuldades so de ordem legal como o sigilo bancrio. Para que se tenha bom

    aproveitamento nesse levantamento , a condio principal que o auditor consiga

    reunir o maior nmero possvel de comprovantes , realmente representativos do total

    de pagamentos feitos pela empresa. E aqui resumimos nossa idia sobre o caixa-dois

    da entidade. Talvez seu dimensionamento correto muitas vezes seja tarefa difcil at

    mesmo para o prprio dono do negcio. Muitas vezes apenas arranhamos parte do

    iceberg submerso. O tamanho dessa parte submersa uma incgnita. Por meio dos

    levantamentos dos pagamentos , cotejando-os com as receitas declaradas podemos

    finalmente detectar uma parte desse iceberg. Apenas uma parte , porque mesmo que

    reunssemos todos os pagamentos e consegussemos comprov-los tarefa difcil

    ainda assim , no estaramos mensurando todo o bloco em virtude de:

    I- No mensurao da parcela de lucro auferida pela empresa e mais ainda,

    de prova-la de forma a ser aceita pelas cortes julgadoras.

    II- A empresa pode optar por sonegar apenas a parte referente ao lucro ,

    administrando as receitas declaradas de forma a cobrir apenas os

    pagamentos. Nesse caso nosso levantamento financeiro no lograria

    localizar o estourodo caixa pois no haveria saldo credor , apenas

    saldo zero.

  • O INCIO DA AUDITORIA

    Antes de iniciar a auditoria recomendvel que o auditor conhea a empresa.

    Para isso , as primeiras visitas devem servir como oportunidade de observao dos

    diversos aspectos que influenciam o movimento comercial. A aparncia externa da

    empresa , sua movimentao , seu fluxo de clientes. Esses detalhes so muito

    importantes e nessas observaes , muitos subsdios podem ser colhidos pelo auditor.

    Os clientes recebem os cupons fiscais de suas compras ? Isso permite que os

    primeiros indcios de omisso de receitas sejam detectados ao vivo pelo auditor fiscal ,

    quando discretamente observar o cumprimento das obrigaes por parte da empresa.

    Essas observaes podem dar ao auditor a direo a seguir em sua fiscalizao. Essa

    visita possibilita um conhecimento prvio da entidade e uma viso superficial de seu

    funcionamento, que depois poder ser comprovada pelo profissional. Alm do

    cuidado para com suas obrigaes fiscais , outros detalhes podem ser anotados. Como

    por exemplo , o quadro de funcionrios , seu nmero , se demonstram satisfao no

    desempenho de suas atividades. Poder ser observado se a empresa atende as

    orientaes emanadas da Previdncia Social , afixando em local visvel o quadro de

    funcionrios. Esses detalhes so peas que ajudaro a compor a imagem da empresa

    na avaliao do auditor fiscal e podero auxilia-lo a nortear a fiscalizao.

    OS EXAMES FISCAIS

    Na execuo de suas tarefas fiscais , o auditor dever atentar logo no incio de

    seus trabalhos , em qual dos grupos abaixo , poder enquadrar a entidade:

    I- Empresas sem contabilidade organizada

    II- Empresas com contabilidade organizada

    Aps efetuar esse enquadramento informal , passemos ento ao trabalho

    propriamente dito.

  • Empresas sem contabilidade organizada

    Nesse tipo de empresa , o auditor dever proceder ao levantamento do caixa de

    forma analtica , ele mesmo montando os dados. Para isso , ser necessria a coleta

    do maior nmero possvel de comprovantes de pagamento por parte da empresa sob

    fiscalizao. Depois de reunido o material , ser necessria sua separao em dois

    grupos: pagamentos e recebimentos. Nunca demais lembrar que o sucesso desta

    auditoria depende da persistncia do auditor em pesquisar e levantar os pagamentos

    feitos pela empresa. Quanto maior o volume de pagamentos levantados , mais prximo

    se chegar ao movimento financeiro real da entidade. Aqui , mais que em qualquer

    outra auditoria , temos de ter bem presente a visualizao do iceberg como metfora

    da situao de muitas empresas. A parte visvel , consideramos como a parte legal ,

    declarada e oferecida tributao. Mas a parte submersa possui um tamanho real que

    difcil mensurar. Por isso insistimos na tese de que quanto maior for o volume dos

    pagamentos detectados , melhor. Em seu mister , o auditor intimar a empresa a

    apresentar toda a sua documentao de pagamentos , abarcando toda sua atividade.

    Quando estiver lidando com uma empresa no cumpridora das obrigaes legais,

    podero ocorrer dificuldades em conseguir toda essa documentao. O empresrio

    faltoso sabe que precisa esconder pagamentos para no expor o estouro de seu

    caixa. Geralmente a documentao relativa s atividades comerciais da empresa

    apresentada , podendo haver alguma resistncia com a documentao referente aos

    pagamentos dos encargos trabalhistas e financeiros, aluguis, etc. facultado ao

    auditor arbitrar esses valores e tal poder ser feito com critrios rigorosos de forma a

    no se propiciar impugnaes decorrentes de excessos cometidos. Para as despesas

    de pessoal , pode ser observado o nmero de funcionrios e a partir da , arbitrar seus

    salrios , que so base de clculo tambm para os encargos sociais e trabalhistas.

    Quanto aos aluguis , pode ser feita pesquisa com o intuito de se apurar os preos

    praticados no mercado. As retiradas pr-labore de scios , honorrios de profissionais

    como contadores , advogados , administradores , tambm podem ser atribudos em

    conformidade com os valores fornecidos pelos respectivos conselhos.

  • De posse da documentao de pagamentos e recebimentos , o auditor

    confeccionar o levantamento analtico da conta caixa conforme modelo sugerido a

    seguir:

    LEVANTAMENTO ANALTICO DA CONTA

    CAIXA

    EXERCCIO:

    RECEBIMENTOS PAGAMENTOS

    1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 4 - 9

    PerodosVendas

    vista

    Receb.

    Duplicatas

    Outros

    suprimentosTotal

    Compras

    vistaFornecedores

    Folha

    de

    pagtos.

    Pagamentos

    diversos

    Total

    pg.SALDOS

    Saldo

    Anterior

    Janeiro

    Fevereiro

    Maro

    Abril

    *Fonte: Secretaria da Fazenda do Estado do Espirito Santo..PROCAF, Programao e Controle da Ao Fiscal.

    O saldo anterior para incluso no levantamento pode ser obtido atravs da

    declarao de rendimentos da empresa referente ao exerccio anterior. Como se v ,

    atravs desse levantamento , tem-se uma viso bastante sinttica do que o caixa de

    uma entidade como resultado de seu movimento de recebimentos menos pagamentos.

  • Empresas com contabilidade organizada:

    Por muitas razes , as grandes empresas necessitam de uma contabilidade

    organizada, bem como controles internos que realmente funcionem. Porm , muitas

    pequenas e mdias empresas tambm possuem sistemas modernos de contabilidade.

    Nesses casos , a diferena bsica entre os exames que o profissional ter que fazer

    ser o volume da documentao a ser examinada. O Auditor far um cruzamento

    entre os documentos de pagamentos e os valores lanados no caixa. Como a

    quantidade de documentos grande , muitas vezes poder-se-a adotar a amostragem

    como mtodo de auditoria. Nesses casos , pode ser escolhido um perodo para

    verificao , e ali , concentrar os esforos conferindo a fidedignidade dos lanamentos

    contbeis. Alm desses exames , outros so necessrios e devido ao fato de no

    serem muito trabalhosos , devem abarcar todo o exerccio financeiro auditado. Tal o

    caso da conferencia dos suprimentos do caixa. Primeiro deve-se verificar se os

    recebimentos lanados no caixa so de fato receitas auferidas legalmente pela

    empresa com a emisso das respectivas notas fiscais. Terminada a fiscalizao da

    receita oriunda das atividades normais da empresa, passa-se verificao dos

    outros suprimentos que so dbitos lanados conta caixa e ou bancos, no

    oriundos de receitas operacionais. E esses suprimentos tanto podem ser emprstimos

    bancrios como de pessoas fsicas , adiantamentos de clientes , etc. Essa verificao

    contempla sua legalidade , autenticidade e as repercusses tributrias. Prosseguindo

    na auditagem , ser efetuada uma verificao nas contas do passivo com o fim de

    verificar sua autenticidade. Contas como duplicatas a pagar , contas a pagar , devem

    ser examinadas cuidadosamente. Essas contas podem conter o chamado passivo

    fictcio que nada mais que a tentativa da empresa de esconder pagamentos. Na

    verdade , houve o desembolso de numerrio para cobrir obrigaes j vencidas e ainda

    pendentes nessas contas. Ocorre que para no lanar esses pagamentos a crdito da

    conta correta , o caixa , so mantidos como no pagos. Cabe lembrar, que quando

    nos referimos aqui ao caixa , estamos englobando todas disponibilidades da

    empresa , incluindo a evidentemente a conta bancos.

  • CONCLUSO

    A Fiscalizao do caixa e demais contas de disponibilidades deve ser bastante

    praticada na auditoria fiscal. No deve passar despercebido que essa importncia

    est ligada diretamente particularidade dessas contas de praticamente enfeixarem

    quase todo o movimento da empresa. Aprofundando-se nesse tipo de fiscalizao , o

    auditor fiscal estar queimando etapas e obtendo informaes sobre o quantum do

    movimento comercial tributrio da empresa, sem a necessidade de estender mais

    ainda seus levantamentos e sondagens . Enquanto na auditoria contbil o principal

    trabalho do profissional atestar a fidedignidade das demonstraes contbeis , na

    auditoria fiscal esse trabalho volta-se para a verificao das receitas ofertadas

    tributao. Entretanto , as concluses vlidas para o trabalho fiscal tambm o so

    para a empresa e suas auditorias , tanto interna como externa , na medida que

    contribuem para ressaltar o cuidado que se deve ter com esse grupo de contas. A

    viso simplificada do caixa da empresa contribui para que se veja dessas contas como

    um depsito de liquidez onde no h lugar para mistificaes ou iluses. De fato , em

    se tratando de dinheiro no h como fugir da dura realidade, tm-se ou no. Esse, o

    trabalho do auditor fiscal , se houve dinheiro para cobrir despesas deve-se apurar a

    regularidade de suas fontes . A Contabilidade tem caminhado na direo de reconhecer

    a importncia do caixa para todos os interessados na continuidade das empresas.

    Cabe a seus usurios , includo a o Fisco , saber interpretar e tirar concluses

    proveitosas de seus demonstrativos e levantamentos.

  • REFERNCIAS:

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    Souza, Benedito Felipe de. Contribuio ao Estudo da Estruturao do

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    o do I.C.M.S. no Estado de So Paulo. 1995. 185 p. Tese de Dou

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