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    25-Nov-2015

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Pgina 1 O Excel possui uma categoria de funes que voc pode utilizar para efetuar clculos em uma lista que esteja usando como banco de Data. O Excel possui 12 funes de banco de dados. Nos tpicos seguintes, voc vai aprender como usar essas funes: DCOUNT, que conta as ocorrncias de um valor em um banco de Data DCOUNTA, que conta os nmeros de clulas que no estejam em branco em um intervalo especfico de clulas DSUM, que soma o total de valores dos registros que coincidem com um critrio especificado DAVERAGE, que tira a mdia de valores dos registros que coincidem com um critrio especificado Sintaxe da Funo Banco de Dados A maioria das funes de banco da dados usa a mesma sintaxe, mostrada abaixo: = FUNO(banco de Data; campo; critrios) A tabela abaixo descreve cada um dos argumentos: Argumento Descrio Banco de Data o intervalo que contm a lista. Campo o nome do campo no qual deseja efetuar o clculo ou a clula contendo o nome do campo no qual deseja efetuar o clculo. Critrios o intervalo de critrios que contm os critrios para especificar os registros a serem includos no clculo. O Excel apenas inclui os registros que coincidam com os critrios do clculo. Pgina 2 As funes de banco de Data SQL.REQUERER e SUBTOTAL no utilizam os argumentos acima. SQL.REQUERER usada para trabalhar com bancos de Data externos, enquanto que SUBTOTAL fornece um subtotal dos valores em uma lista. Voc pode dar nomes aos intervalos aos quais deseja fazer referncia como argumentos de funo de banco de Data. Isto facilitar a referncia aos bancos de Data e aos intervalos de critrio. Pgina 3 Contando as Ocorrncias de um Valor Voc pode contar as ocorrncias de um valor em uma planilha, usando as funes DCOUNT e DCOUNTA. Em um banco de Data pequeno, voc pode procurar na planilha na sua prpria tela e contar as ocorrncias com facilidade, mas se tiver uma planilha extensa, as funes DCOUNT e DCOUNTA so Tools teis para descobrir quantos registros coincidem com um determinado critrio. A tabela abaixo descreve as duas funes: Funo Descrio DCOUNT conta as ocorrncias de um valor em um campo especfico de um banco de Data. Se um campo no for especificado, DCOUNT conta todos os registros do banco de Data que coincidem com o critrio. DCOUNTA conta apenas nmeros, datas, palavras que representam nmeros. DCOUNTA conta o nmero de clulas de um banco de Data que no estejam em branco, em um campo especificado. DCOUNTA conta uma clula com qualquer tipo de entrada. Para usar as funes DCOUNT e DCOUNTA, siga os passos abaixo: Defina o intervalo de critrios. O intervalo deve ser definido de forma que inclua uma coluna rotulada e uma clula abaixo do rtulo com a condio. Selecione a clula em que deseja Insert a funo. Clique no boto Paste Function. O Excel exibe a caixa de dilogo Paste Function. Pgina 4 Na listagem Paste Function, clique em Banco de dados. Na listagem Paste Function, clique em DCOUNT ou DCOUNTA. Clique em OK. O Excel exibe uma caixa de dilogo similar seguinte: Na caixa Database, especifique o intervalo que contm o banco de Data. O Excel exibe o intervalo do banco de Data direita da caixa. Na caixa Field, especifique o nome do campo onde deseja efetuar o clculo. O Excel exibe o nome do campo direita da caixa. Na caixa Criteria, especifique o intervalo que contm o critrio que deseja usar. O Excel exibe o intervalo de critrios direita da caixa. Clique em OK. O Excel exibe os resultados da contagem na clula. Pgina 5 Encontrando a Soma de Registros Especficos Voc pode usar a funo DSUM para encontrar a soma de um intervalo de clulas, no seu banco de Data. Por exemplo, voc poder querer calcular o total de vendas de uma categoria de produtos. Para usar a funo DSUM, siga os passos abaixo: Defina o intervalo de critrios. Selecione a clula em que deseja Insert a funo do banco de Data. Clique no boto Paste Function. O Excel exibe a caixa de dilogo Paste Function. Na listagem Function Category, clique em Database. O Excel mostra uma lista das funes de banco de Data disponveis. Na listagem Function Name, clique em DSUM. Clique em OK. O Excel exibe a caixa de dilogo DSUM. Na caixa Database, especifique o intervalo que contm o banco de Data. O Excel exibe o intervalo do banco de Data direita da caixa. Na caixa Field, especifique o campo onde deseja efetuar o clculo. O Excel exibe o nome do campo direita da caixa. Pgina 6 Na caixa Criteria, especifique o intervalo que contm o critrio que deseja usar. O Excel exibe o intervalo de critrios direita da caixa. Clique em OK. O Excel exibe o resultado da funo de banco de Data na clula que voc selecionou. Pgina 7 Encontrando a Mdia de Registros Especficos Voc pode calcular a mdia dos valores que coincidem com certos critrios, usando a funo DAVERAGE. Para usar a funo DAVERAGE, siga os passos abaixo: Crie o intervalo de critrios. Selecione a clula em que deseja inserir a funo de banco de dados. Clique no boto Paste Function. O Excel exibe a caixa de dilogo Paste Function. Na listagem Function Category, clique em Database. O Excel exibe uma lista das funes de banco de dados disponveis. Na listagem Function Name, clique em DAVERAGE, se ainda no estiver selecionada. Clique em OK. O Excel exibe a caixa de dilogo DAVERAGE. Na caixa Database, especifique o intervalo que contm o banco de Data. O Excel exibe o intervalo do banco de dados direita da caixa. Na caixa Field, especifique o nome do campo onde deseja efetuar o clculo. O Excel exibe o nome do campo direita da caixa. Na caixa Criteria, especifique o intervalo que contm o critrio que deseja usar. O Excel exibe o intervalo de critrios direita da caixa. Clique em OK. O Excel exibe o resultado da funo do banco de Data na clula que voc selecionou. Pgina 8 Se voc mudar os critrios listados em um intervalo de critrios, o Excel altera os resultados de qualquer funo que se refira a esse intervalo. Se desejar usar o mesmo intervalo de critrios em diversas funes (por exemplo, voc deseja ver as vendas mdias de cada local) mas ainda manter as respostas corretas para cada funo, poder converter as clulas que contm as funes, em valores. Para fazer isso, copie a clula que contm a funo, clique o boto direito na clula, clique em Paste especial, clique em VALUES na caixa de dilogo e clique em OK. Compreendendo Tabelas Dinmicas A maioria dos bancos de dados uma lista complexa de informaes que consiste de campos e itens. Os campos podem ser descritos como cabealhos de colunas genricas, enquanto os itens so entradas contidas em clulas individuais embaixo desses cabealhos. As Tabelas Dinmicas permitem organizar a lista e resumir campos especficos enquanto excluem outros. Voc pode mudar o enfoque, ou ponto inicial, da sua anlise e procurar campos diferentes na mesma lista. A capacidade de chamar sua ateno desta forma chamada tabela dinmica. O Excel permite criar tabelas dinmicas a partir de: uma lista do Excel. outro programa de banco de Data. diversos intervalos de consolidao. outra Tabela Dinmica. Pgina 9 Criando uma Tabela Dinmica Para criar uma Tabela Dinmica a partir de uma lista de informaes na sua planilha, siga os passos abaixo: Clique na lista da qual deseja criar a Tabela Dinmica. Clique no menu Data e clique em PivotTable and PivotChart Wizard Step 1 of 3 . Certifique-se de que Microsoft Excel list or database esteja selecionada e clique em Next. O Excel exibe a seguinte caixa de dilogo, indicando a lista que voc selecionou: Pgina 10 Execute um dos seguintes procedimentos: Se quiser mudar a lista que especificou inicialmente, digite o novo intervalo e clique em Next. Para aceitar o intervalo que o Excel est exibindo, clique em Next. O Excel exibe a seguinte caixa de dilogo: Se estiver criando uma Tabela Dinmica em uma pasta de trabalho que j contm uma Tabela Dinmica, o Excel exibe uma caixa de dilogo perguntando se deseja basear a nova Tabela Dinmica em uma Tabela Dinmica existente para economizar memria ou criar uma Tabela Dinmica separada. Clique em yes ou no. Execute um dos seguintes procedimentos: Se desejar colocar a Tabela Dinmica em uma nova planilha, clique em new worksheet. Se desejar colocar a Tabela Dinmica em uma planilha existente, clique em existing worksheet e selecione a planilha. Se voc clicar em existing worksheet, poder digitar a referncia da planilha e da clula na caixa existing worksheet ou clicar no boto Recolher caixa de dilogo e selecionar a planilha e a clula inicial. Pgina 11 Clique em Layout para definir o layout da sua Tabela Dinmica. O Excel exibe a seguinte caixa de dilogo, que permite organizar os dados na sua Tabela Dinmica: A tabela abaixo descreve as quatro reas que voc pode usar para ordenar seus dados na Tabela Dinmica: rea Descrio Pgina mostra Data separados para cada item do campo. Linha mostra os itens do campo como rtulos de linha. Coluna mostra os itens do campo como rtulos de coluna. Data mostra os valores do campo no corpo da Tabela dinmica. Este o campo no qual voc efetuar o clculo de resumo. Pgina 12 Clique no primeiro campo que deseja exibir e arraste-o para a rea de Row, Column, Data ou Page. Continue a arrastar todos os campos que deseja exibir, para a rea da Tabela Dinmica na qual deseja que eles apaream. Voc precisa especificar pelo menos um campo na rea Data. Clique em OK. O Excel retorna para a caixa de dilogo anterior. Clique em Options. Selecione entre as seguintes opes na caixa de dilogo PivotTable Opitions: Opo Descrio Totais gerais para colunas mostra os totais gerais dos Data exibidos nas colunas. Desmarque esta opo se no quiser exibir os totais gerais. Totais gerais para linhas mostra os totais gerais dos Data exibidos nas linhas. Desmarque esta opo se no quiser exibir os totais gerais. AutoFormatao de tabela formata a Tabela Dinmica usando o padro de AutoFormatao. Voc pode aplicar um autoformato diferente, clicando em AutoFormatao, do menu Formatar. Subtotalizar itens de pgina ocultos inclui itens de campos pgina ocultos no clculo dos subtotais. Mesclar rtulos mescla todos os rtulos de colunas e linhas externos. Pgina 13 Opo Descrio Preservar formatao retm a formatao aplicada tabela quando voc atualiza ou altera o layout da Tabela Dinmica. Repetir rtulos de item em cada pgina impressa imprime rtulos de linhas em cada pgina se houver uma quebra de pgina na Tabela Dinmica. Layout de pgina permite selecionar em que ordem os campos de pgina aparecero. O layout padro Abaixo e acima. Campos por coluna permite selecionar o nmero campos de pgina de linhas ou colunas que voc deseja antes do incio de outra linha ou coluna do layout de campo de pgina. Para valores de erro, mostrar permite exibir um valor padro no lugar de um erro. Para clulas vazias, mostrar permite exibir um valor padro no lugar de clulas vazias. Definir ttulos de impresso permite usar os rtulos de campo e item como ttulos de impresso. Opes de fonte de Data as trs prximas opes de Fonte de Data relacionadas nesta tabela apenas estaro disponveis se a Tabela Dinmica for baseada em Data externos. Pgina 14 Opo Descrio Save Data com layout da tabela salva uma cpia das informaes em que a Tabela Dinmica baseada. Quando voc desmarca esta opo, o Excel elimina origens de Data ocultos e Data tirados de outras Tabelas Dinmicas. Ativar Data Analysis permite evitar a exibio de Data detalhados, quando voc clica duas vezes em uma clula da rea de Data. Atualizar ao Open permite atualizar os Data de origens externas, quando a pasta de trabalho est aberta. Atualizar a cada xx minutos permite atualizar automaticamente a Tabela Dinmica usando Data externos. Opes de Data externos permite definir opes adicionais para Data externos, para permitir uma senha, consulta em segundo plano e otimizao de memria. Clique em OK. Pgina 15 Selecionando Data da Tabela Dinmica Voc poder querer diferenciar informaes especficas de uma Tabela Dinmica, aplicando uma formatao especial. O Excel permite selecionar todos os itens no campo que deseja formatar, com rapidez e facilidade. Se o campo contm rtulos e Data, voc pode selecionar apenas um ou ambos. H dois modos para selecionar Data em uma Tabela Dinmica. Voc pode usar os mtodos de seleo normais do Excel para clicar nos itens da tabela para formatar apenas aqueles itens que selecionou. Para usar os mtodos de seleo normais do Excel, clique e arraste as clulas da Tabela Dinmica que deseja selecionar. O Excel aplica a formatao apenas nas clulas selecionadas. Se desejar aplicar formatao em todas as clulas de qualquer parte da Tabela Dinmica, voc deve usar os mtodos de seleo da Tabela Dinmica, voc pode selecionar reas inteiras da Tabela Dinmica, como todos os itens em um campo. Para usar a seleo da Tabela Dinmica, voc precisa primeiro certificar-se de que o boto Ativar seleo. Voc pode acessar o boto Ativar seleo clicando no boto do menu Tabela dinmica na barra de Tools Tabela dinmica e apontando para Selecionar. O boto Ativar seleo aparece pressionado quando est ativo. A tabela seguinte descreve como selecionar certos itens em uma Tabela Dinmica: Seleo Procedimento Tabela inteira Para selecionar a tabela inteira, clique na tabela, clique no boto do menu Tabela dinmica na barra de Tools Tabela dinmica, aponte para Selecionar e clique em Tabela inteira. Pgina 16 Seleo Procedimento Todos os Data em um campo Para selecionar todos os itens de um campo, coloque o ponteiro do mouse sobre a borda superior do boto de campo at que ele exiba uma seta para baixo e clique no boto de campo. Por padro, o Excel seleciona apenas os rtulos de campo. Se desejar selecionar os Data e os rtulos ou somente os Data, selecione todos os itens no campo, clique no boto de menu Tabela dinmica, aponte para Selecionar e clique em Rtulos e Data ou Data. Todas as ocorrncias de um item Para selecionar todas as ocorrncias de um item, aponte para a borda superior de um campo de coluna de um item (o ponteiro do mouse transforma-se numa seta para baixo) ou a borda esquerda de um campo de linha de um item (o ponteiro do mouse trona-se uma seta para a direita) e clique no item. O Excel seleciona todas as ocorrncias do item na tabela. Por padro, quando voc seleciona um item, o Excel seleciona ambos, o rtulo e os Data. Para selecionar apenas o rtulo ou os Data, selecione o item, clique no boto do menu Tabela Dinmica, aponte para Selecionar r clique em Rtulo ou Data. Uma ocorrncia de um item Para selecionar apenas uma ocorrncia de um item, aponte para a borda superior do campo de coluna de um item (o ponteiro do mouse trona-se uma seta para baixo) ou para a borda esquerda do campo de linha de um item (o ponteiro do mouse torna-se uma seta para a direita) e clique no item. Continue clicando no item at que a nica ocorrncia esteja selecionada. Pgina 17 Seleo Procedimento Diversos itens Para selecionar diversos itens, mantenha pressionada a tecla Shift enquanto clica nos itens contguos ou mantenha pressionada a tecla Ctrl para selecionar itens no contguos.