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    25-Nov-2015

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  • Página 1 O Excel possui uma categoria de funções que você pode utilizar para efetuar cálculos em uma lista que esteja usando como banco de Data. O Excel possui 12 funções de banco de dados. Nos tópicos seguintes, você vai aprender como usar essas funções: • DCOUNT, que conta as ocorrências de um valor em um banco de Data • DCOUNTA, que conta os números de células que não estejam em branco em um intervalo específico de células • DSUM, que soma o total de valores dos registros que coincidem com um critério especificado • DAVERAGE, que tira a média de valores dos registros que coincidem com um critério especificado Sintaxe da Função Banco de Dados A maioria das funções de banco da dados usa a mesma sintaxe, mostrada abaixo: = FUNÇÃO(banco de Data; campo; critérios) A tabela abaixo descreve cada um dos argumentos: Argumento Descrição Banco de Data o intervalo que contém a lista. Campo o nome do campo no qual deseja efetuar o cálculo ou a célula contendo o nome do campo no qual deseja efetuar o cálculo. Critérios o intervalo de critérios que contém os critérios para especificar os registros a serem incluídos no cálculo. O Excel apenas inclui os registros que coincidam com os critérios do cálculo.
  • Página 2 � As funções de banco de Data SQL.REQUERER e SUBTOTAL não utilizam os argumentos acima. SQL.REQUERER é usada para trabalhar com bancos de Data externos, enquanto que SUBTOTAL fornece um subtotal dos valores em uma lista. � Você pode dar nomes aos intervalos aos quais deseja fazer referência como argumentos de função de banco de Data. Isto facilitará a referência aos bancos de Data e aos intervalos de critério.
  • Página 3 Contando as Ocorrências de um Valor Você pode contar as ocorrências de um valor em uma planilha, usando as funções DCOUNT e DCOUNTA. Em um banco de Data pequeno, você pode procurar na planilha na sua própria tela e contar as ocorrências com facilidade, mas se tiver uma planilha extensa, as funções DCOUNT e DCOUNTA são Tools úteis para descobrir quantos registros coincidem com um determinado critério. A tabela abaixo descreve as duas funções: Função Descrição DCOUNT conta as ocorrências de um valor em um campo específico de um banco de Data. Se um campo não for especificado, DCOUNT conta todos os registros do banco de Data que coincidem com o critério. DCOUNTA conta apenas números, datas, palavras que representam números. DCOUNTA conta o número de células de um banco de Data que não estejam em branco, em um campo especificado. DCOUNTA conta uma célula com qualquer tipo de entrada. Para usar as funções DCOUNT e DCOUNTA, siga os passos abaixo: Defina o intervalo de critérios. � O intervalo deve ser definido de forma que inclua uma coluna rotulada e uma célula abaixo do rótulo com a condição. Selecione a célula em que deseja Insert a função. Clique no botão Paste Function. O Excel exibe a caixa de diálogo Paste Function.
  • Página 4 Na listagem Paste Function, clique em Banco de dados. Na listagem Paste Function, clique em DCOUNT ou DCOUNTA. Clique em OK. O Excel exibe uma caixa de diálogo similar à seguinte: Na caixa Database, especifique o intervalo que contém o banco de Data. O Excel exibe o intervalo do banco de Data à direita da caixa. Na caixa Field, especifique o nome do campo onde deseja efetuar o cálculo. O Excel exibe o nome do campo à direita da caixa. Na caixa Criteria, especifique o intervalo que contém o critério que deseja usar. O Excel exibe o intervalo de critérios à direita da caixa. Clique em OK. O Excel exibe os resultados da contagem na célula.
  • Página 5 Encontrando a Soma de Registros Específicos Você pode usar a função DSUM para encontrar a soma de um intervalo de células, no seu banco de Data. Por exemplo, você poderá querer calcular o total de vendas de uma categoria de produtos. Para usar a função DSUM, siga os passos abaixo: Defina o intervalo de critérios. Selecione a célula em que deseja Insert a função do banco de Data. Clique no botão Paste Function. O Excel exibe a caixa de diálogo Paste Function. Na listagem Function Category, clique em Database. O Excel mostra uma lista das funções de banco de Data disponíveis. Na listagem Function Name, clique em DSUM. Clique em OK. O Excel exibe a caixa de diálogo DSUM. Na caixa Database, especifique o intervalo que contém o banco de Data. O Excel exibe o intervalo do banco de Data à direita da caixa. Na caixa Field, especifique o campo onde deseja efetuar o cálculo. O Excel exibe o nome do campo à direita da caixa.
  • Página 6 Na caixa Criteria, especifique o intervalo que contém o critério que deseja usar. O Excel exibe o intervalo de critérios à direita da caixa. Clique em OK. O Excel exibe o resultado da função de banco de Data na célula que você selecionou.
  • Página 7 Encontrando a Média de Registros Específicos Você pode calcular a média dos valores que coincidem com certos critérios, usando a função DAVERAGE. Para usar a função DAVERAGE, siga os passos abaixo: Crie o intervalo de critérios. Selecione a célula em que deseja inserir a função de banco de dados. Clique no botão Paste Function. O Excel exibe a caixa de diálogo Paste Function. Na listagem Function Category, clique em Database. O Excel exibe uma lista das funções de banco de dados disponíveis. Na listagem Function Name, clique em DAVERAGE, se ainda não estiver selecionada. Clique em OK. O Excel exibe a caixa de diálogo DAVERAGE. Na caixa Database, especifique o intervalo que contém o banco de Data. O Excel exibe o intervalo do banco de dados à direita da caixa. Na caixa Field, especifique o nome do campo onde deseja efetuar o cálculo. O Excel exibe o nome do campo à direita da caixa. Na caixa Criteria, especifique o intervalo que contém o critério que deseja usar. O Excel exibe o intervalo de critérios à direita da caixa. Clique em OK. O Excel exibe o resultado da função do banco de Data na célula que você selecionou.
  • Página 8 � Se você mudar os critérios listados em um intervalo de critérios, o Excel altera os resultados de qualquer função que se refira a esse intervalo. Se desejar usar o mesmo intervalo de critérios em diversas funções (por exemplo, você deseja ver as vendas médias de cada local) mas ainda manter as respostas corretas para cada função, poderá converter as células que contém as funções, em valores. Para fazer isso, copie a célula que contém a função, clique o botão direito na célula, clique em Paste especial, clique em VALUES na caixa de diálogo e clique em OK. Compreendendo Tabelas Dinâmicas A maioria dos bancos de dados é uma lista complexa de informações que consiste de campos e itens. Os campos podem ser descritos como cabeçalhos de colunas genéricas, enquanto os itens são entradas contidas em células individuais embaixo desses cabeçalhos. As Tabelas Dinâmicas permitem organizar a lista e resumir campos específicos enquanto excluem outros. Você pode mudar o enfoque, ou ponto inicial, da sua análise e procurar campos diferentes na mesma lista. A capacidade de chamar sua atenção desta forma é chamada tabela dinâmica. O Excel permite criar tabelas dinâmicas a partir de: • uma lista do Excel. • outro programa de banco de Data. • diversos intervalos de consolidação. • outra Tabela Dinâmica.
  • Página 9 Criando uma Tabela Dinâmica Para criar uma Tabela Dinâmica a partir de uma lista de informações na sua planilha, siga os passos abaixo: Clique na lista da qual deseja criar a Tabela Dinâmica. Clique no menu Data e clique em PivotTable and PivotChart Wizard – Step 1 of 3 . Certifique-se de que Microsoft Excel list or database esteja selecionada e clique em Next. O Excel exibe a seguinte caixa de diálogo, indicando a lista que você selecionou:
  • Página 10 Execute um dos seguintes procedimentos: � Se quiser mudar a lista que especificou inicialmente, digite o novo intervalo e clique em Next. � Para aceitar o intervalo que o Excel está exibindo, clique em Next. O Excel exibe a seguinte caixa de diálogo: � Se estiver criando uma Tabela Dinâmica em uma pasta de trabalho que já contém uma Tabela Dinâmica, o Excel exibe uma caixa de diálogo perguntando se deseja basear a nova Tabela Dinâmica em uma Tabela Dinâmica existente para economizar memória ou criar uma Tabela Dinâmica separada. Clique em yes ou no. Execute um dos seguintes procedimentos: � Se desejar colocar a Tabela Dinâmica em uma nova planilha, clique em new worksheet. � Se desejar colocar a Tabela Dinâmica em uma planilha existente, clique em existing worksheet e selecione a planilha. � Se você clicar em existing worksheet, poderá digitar a referência da planilha e da célula na caixa existing worksheet ou clicar no botão Recolher caixa de diálogo e selecionar a planilha e a célula inicial.
  • Página 11 Clique em Layout para definir o layout da sua Tabela Dinâmica. O Excel exibe a seguinte caixa de diálogo, que permite organizar os dados na sua Tabela Dinâmica: A tabela abaixo descreve as quatro áreas que você pode usar para ordenar seus dados na Tabela Dinâmica: Área Descrição Página mostra Data separados para cada item do campo. Linha mostra os itens do campo como rótulos de linha. Coluna mostra os itens do campo como rótulos de coluna. Data mostra os valores do campo no corpo da Tabela dinâmica. Este é o campo no qual você efetuará o cálculo de resumo.
  • Página 12 Clique no primeiro campo que deseja exibir e arraste-o para a área de Row, Column, Data ou Page. Continue a arrastar todos os campos que deseja exibir, para a área da Tabela Dinâmica na qual deseja que eles apareçam. � Você precisa especificar pelo menos um campo na área Data. Clique em OK. O Excel retorna para a caixa de diálogo anterior. Clique em Options. Selecione entre as seguintes opções na caixa de diálogo PivotTable Opitions: Opção Descrição Totais gerais para colunas mostra os totais gerais dos Data exibidos nas colunas. Desmarque esta opção se não quiser exibir os totais gerais. Totais gerais para linhas mostra os totais gerais dos Data exibidos nas linhas. Desmarque esta opção se não quiser exibir os totais gerais. AutoFormataçã o de tabela formata a Tabela Dinâmica usando o padrão de AutoFormatação. Você pode aplicar um autoformato diferente, clicando em AutoFormatação, do menu Formatar. Subtotalizar itens de página ocultos inclui itens de campos página ocultos no cálculo dos subtotais. Mesclar rótulos mescla todos os rótulos de colunas e linhas externos.
  • Página 13 Opção Descrição Preservar formatação retém a formatação aplicada à tabela quando você atualiza ou altera o layout da Tabela Dinâmica. Repetir rótulos de item em cada página impressa imprime rótulos de linhas em cada página se houver uma quebra de página na Tabela Dinâmica. Layout de página permite selecionar em que ordem os campos de página aparecerão. O layout padrão é Abaixo e acima. Campos por coluna permite selecionar o número campos de página de linhas ou colunas que você deseja antes do início de outra linha ou coluna do layout de campo de página. Para valores de erro, mostrar permite exibir um valor padrão no lugar de um erro. Para células vazias, mostrar permite exibir um valor padrão no lugar de células vazias. Definir títulos de impressão permite usar os rótulos de campo e item como títulos de impressão. Opções de fonte de Data as três próximas opções de Fonte de Data relacionadas nesta tabela apenas estarão disponíveis se a Tabela Dinâmica for baseada em Data externos.
  • Página 14 Opção Descrição Save Data com layout da tabela salva uma cópia das informações em que a Tabela Dinâmica é baseada. Quando você desmarca esta opção, o Excel elimina origens de Data ocultos e Data tirados de outras Tabelas Dinâmicas. Ativar Data Analysis permite evitar a exibição de Data detalhados, quando você clica duas vezes em uma célula da área de Data. Atualizar ao Open permite atualizar os Data de origens externas, quando a pasta de trabalho está aberta. Atualizar a cada xx minutos permite atualizar automaticamente a Tabela Dinâmica usando Data externos. Opções de Data externos permite definir opções adicionais para Data externos, para permitir uma senha, consulta em segundo plano e otimização de memória. Clique em OK.
  • Página 15 Selecionando Data da Tabela Dinâmica Você poderá querer diferenciar informações específicas de uma Tabela Dinâmica, aplicando uma formatação especial. O Excel permite selecionar todos os itens no campo que deseja formatar, com rapidez e facilidade. Se o campo contém rótulos e Data, você pode selecionar apenas um ou ambos. Há dois modos para selecionar Data em uma Tabela Dinâmica. Você pode usar os métodos de seleção normais do Excel para clicar nos itens da tabela para formatar apenas aqueles itens que selecionou. Para usar os métodos de seleção normais do Excel, clique e arraste as células da Tabela Dinâmica que deseja selecionar. O Excel aplica a formatação apenas nas células selecionadas. Se desejar aplicar formatação em todas as células de qualquer parte da Tabela Dinâmica, você deve usar os métodos de seleção da Tabela Dinâmica, você pode selecionar áreas inteiras da Tabela Dinâmica, como todos os itens em um campo. Para usar a seleção da Tabela Dinâmica, você precisa primeiro certificar-se de que o botão Ativar seleção. Você pode acessar o botão Ativar seleção clicando no botão do menu Tabela dinâmica na barra de Tools Tabela dinâmica e apontando para Selecionar. O botão Ativar seleção aparece pressionado quando está ativo. A tabela seguinte descreve como selecionar certos itens em uma Tabela Dinâmica: Seleção Procedimento Tabela inteira Para selecionar a tabela inteira, clique na tabela, clique no botão do menu Tabela dinâmica na barra de Tools Tabela dinâmica, aponte para Selecionar e clique em Tabela inteira.
  • Página 16 Seleção Procedimento Todos os Data em um campo Para selecionar todos os itens de um campo, coloque o ponteiro do mouse sobre a borda superior do botão de campo até que ele exiba uma seta para baixo e clique no botão de campo. Por padrão, o Excel seleciona apenas os rótulos de campo. Se desejar selecionar os Data e os rótulos ou somente os Data, selecione todos os itens no campo, clique no botão de menu Tabela dinâmica, aponte para Selecionar e clique em Rótulos e Data ou Data. Todas as ocorrências de um item Para selecionar todas as ocorrências de um item, aponte para a borda superior de um campo de coluna de um item (o ponteiro do mouse transforma-se numa seta para baixo) ou a borda esquerda de um campo de linha de um item (o ponteiro do mouse trona-se uma seta para a direita) e clique no item. O Excel seleciona todas as ocorrências do item na tabela. Por padrão, quando você seleciona um item, o Excel seleciona ambos, o rótulo e os Data. Para selecionar apenas o rótulo ou os Data, selecione o item, clique no botão do menu Tabela Dinâmica, aponte para Selecionar r clique em Rótulo ou Data. Uma ocorrência de um item Para selecionar apenas uma ocorrência de um item, aponte para a borda superior do campo de coluna de um item (o ponteiro do mouse trona-se uma seta para baixo) ou para a borda esquerda do campo de linha de um item (o ponteiro do mouse torna-se uma seta para a direita) e clique no item. Continue clicando no item até que a única ocorrência esteja selecionada.
  • Página 17 Seleção Procedimento Diversos itens Para selecionar diversos itens, mantenha pressionada a tecla Shift enquanto clica nos itens contíguos ou mantenha pressionada a tecla Ctrl para selecionar itens não contíguos.