• 1. Como Automatizar a Sua Loja1. AplicaçãoO Guia Como Automatizar sua Loja orienta o varejista que busca um direcionamento de comoiniciar e desenvolver um Projeto de Automação, auxiliando-o na identificação da melhor solução emrelação aos equipamentos e softwares ideais para o seu negócio.Além do conhecimento das etapas de um Projeto de Automação, é importante definir os objetivos daautomação do estabelecimento e quais serão os resultados esperados para, posteriormente, colheras informações relativas à evolução das atividades e processos automatizados e quais os benefíciosobtidos com a automação.É importante também para o varejista conhecer as ferramentas utilizadas na automação, entre elas atecnologia de identificação (código de barras) e o intercâmbio de mensagens (EDI – Electronic DataInterchange), que são as bases do Sistema GS1, padrão internacionalmente reconhecido e queproporciona uma linguagem comum entre parceiros comerciais. Cada produto tem um único códigode identificação que pode ser utilizado por todos os elos da cadeia de suprimentos, contribuindo paraa eficácia no processo de comercialização dos mesmos. Os códigos do padrão GS1 possibilitam aidentificação de mercadorias, padronizam exportações e garantem segurança no recebimento,controle de estoque e gestão administrativa por meio de informações rápidas e precisas.O emprego dos padrões envolve a aplicação das estruturas de código de barras padronizadas emseus vários níveis, das unidades comerciais às unidades logísticas. Nesse caso, possibilitam acompleta integração e rastreabilidade das operações logísticas e comerciais do setor, desde osfornecedores das matérias-primas, fabricantes, varejistas até o consumidor final. As estruturaspadronizadas de identificação também são aplicadas no processo de implantação de sistemas decomércio eletrônico, principalmente nos modelos de intercâmbio de mensagens padronizadas, o EDI.2. O que é Automação Comercial?Automação é a informatização de todas as operações internas da empresa, bem como a integraçãodesses processos internos com fornecedores, bancos, serviços de proteção ao crédito, operadorasde cartão de crédito etc.; e até mesmo com os consumidores.O desenvolvimento da automação dá-se, a princípio, com a implantação de equipamentos e asubstituição dos procedimentos e rotinas manuais por procedimentos automáticos, até chegar à
  • 2. utilização de ferramentas que possibilitam maior controle e melhor gestão do negócio, reduzindoerros e obtendo rentabilidade e competitividade.Como conseqüência, a Automação Comercial confere mais produtividade e confiabilidade aosprocessos das empresas que desempenham atividades comerciais, indústrias, distribuidoras,atacadistas, varejistas e prestadoras de serviços, propiciando-lhes claras vantagens competitivas. Emtermos práticos, por meio da Automação Comercial, o varejista pode obter lucros adicionais, cativar ocliente e aumentar as vendas.3. Razões para Automatizar sua LojaVocê, que chegou até este ponto, certamente já identificou muitos benefícios de ter uma lojaautomatizada. Por outro lado, provavelmente você também está preocupado com as eventuaisdificuldades para implantar a Automação em seu negócio. Em relação aos obstáculos, deve estarpensando em coisas do gênero:"O investimento deve ser alto.”“Eu não entendo nada de informática.”“Vou ter de mudar tudo por aqui?”“É capaz de os clientes não se acostumarem.”“Afinal, por onde eu começo?”“Até hoje deu certo, por que tenho de mudar?”Etc. etc. etc..É exatamente por isso que a GS1 Brasil desenvolveu o Guia Como Automatizar sua Loja: ele servepara tirar suas dúvidas. Você verá, então, que as dificuldades pertinentes à Automação de sua lojapodem ser superadas com coragem, liderança, disciplina de trabalho e técnicas ensinadas nestematerial.Por enquanto, aproveite seu tempo para identificar e anotar os potenciais BENEFÍCIOS que aAutomação poderá trazer ao seu negócio, em relação à Operação, à Gestão, às ConformidadesLegais, Qualidade e Produtividade.4. Roteiro para Automação da Loja - ProjetoO roteiro para a automação da loja traz orientações básicas de como o varejista deve proceder paraconseguir, de forma simples e estruturada, planejar as fases do processo de automação. É por issoque a realização de um Projeto de Automação Comercial é imprescindível para o sucesso daautomação, somente por meio desta ferramenta é que o varejista terá claramente as informaçõesnecessárias do negócio, conseguirá identificar a melhor solução de hardware e software para a loja eobterá os melhores resultados.O que o varejista deve ter em mente é que o tempo e dinheiro despendidos no conhecimento eimplantação das ferramentas da automação comercial permitirão uma gestão eficiente e lucrativa donegócio. O ideal é tirar o máximo de proveito da automação maximizando o investimento, revertendo,portanto, em ganho real e competitividade, atendendo com qualidade às expectativas do consumidor.Um Projeto de Automação depende da dedicação e perseverança do varejista, uma vez quenormalmente não é um processo simples. Para obter-se sucesso com um Projeto de Automação é
  • 3. necessário que o empresário tome alguns cuidados, que se comprometa e exija o comprometimentode seus funcionários.O principal objetivo do Projeto é identificar a solução adequada ao negócio, atingindo as diretrizesdeterminadas para a sua realização.O gerenciamento de cada etapa do Projeto e seu fiel cumprimento garante o resultado positivoesperado: "A automação funciona e muito bem!".4.1. Etapas do Projeto de AutomaçãoO Projeto de Automação divide-se em três etapas distintas: PLANEJAMENTO, PREPARAÇÃO eIMPLANTAÇÃO, que serão detalhadas no decorrer do Guia, com dicas, especificações e pontoscríticos, tudo visando garantir com que VOCÊ - varejista empreendedor - consiga atingir os benefíciosproporcionados pela automação.4.1.1. Planejamento EstratégicoNesta etapa, você se concentrará nas questões "o que somos" e "o que queremos ser", paradeterminar como a Automação Comercial levará seu negócio "até lá". Estrategicamente, é precisoinvestir mais tempo planejando, pois esse tempo irá reverter-se em redução de custo do Projeto, oude um cronograma mais favorável de desembolso.A. Equipe do ProjetoDeverá ser indicado um responsável pelo planejamento, como coordenador do Projeto. A Equipe doProjeto deverá ser estruturada com pessoas envolvidas nas atividades da loja que conhecem muitobem o segmento em que atuam, sendo que, pelo menos uma delas, precisa estar familiarizada comequipamentos e softwares.Caso não haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessário, o melhor é procurar apoioespecializado. Existem diversas formas de buscar respostas às dúvidas: conhecer lojas que atuam nomesmo ramo e que já tenham implantado a automação; visitar feiras de revendedores deequipamentos e softwares de automação comercial, conversar com especialistas em tecnologia dainformação e em automação; solicitar visitas de fornecedores de equipamentos e softwares para umademonstração sem compromisso, pesquisar em revistas especializadas temas relacionados; e porfim, participar de treinamentos, seminários, palestras e cursos sobre automação comercial emAssociações e entidades que se propõem a capacitar varejistas.A GS1 Brasil dispõe de cursos específicos para Automação, ministrados em sua sede em São Paulo,e nas Associações Regionais de Supermercados por todo o Brasil. Para mais informações, acesse ocalendário de cursos e eventos no site www.gs1brasil.org.br.A contratação de um consultor especialista em automação comercial para gerenciar o Projetotambém pode ajudar a encontrar, em pouco tempo, a solução adequada.Reforçamos a necessidade de comprometimento dos participantes da Equipe do Projeto para arealização das atividades, determinação de prazos, acompanhamento e execução, inclusive, semprecontando com o apoio e patrocínio do dono do negócio.
  • 4. B. Análise do NegócioNa fase de análise do negócio a primeira coisa a fazer é identificar as necessidades gerenciais eoperacionais da empresa, ou seja, definirmos quem somos e onde pretendemos chegar com aautomação. É importantíssimo que haja a definição dos objetivos específicos da automação, quais osresultados que queremos alcançar com a automação do estabelecimento.Esta fase delineia toda a execução do Projeto, uma vez que determina qual direção tomar e, ao final,o objeto de checagem. O Projeto de Automação trará os resultados esperados se as necessidadesgerenciais e operacionais identificadas tiverem sido realizadas após a implementação. Por isso, oestudo detalhado da situação atual em contraposição à situação desejada é fundamental.B.1. Estudo da Situação AtualTrata-se do levantamento detalhado sobre todas as atividades realizadas na loja, desde a frente decaixa até a retaguarda. Nesta fase o varejista deve, com a equipe do Projeto, analisar e escreverseus processos atuais: Já existe alguma informatização? Quem está envolvido em cada processo?Por que e como são? O levantamento da situação atual trata de uma análise geral do negócio. É omomento em que se deve listar os principais problemas da empresa. Só assumindo os problemasexistentes, é que eles poderão ser resolvidos.Realizado o levantamento da situação atual, é necessário que o estabelecimento determineprioridades para o início do processo de automação. Pode-se iniciar selecionando as áreas que aserem automatizadas de modo mais simples e rápido, ou ainda selecionar aquelas que sãorealizadas de forma precária e sobre as quais a automação trará resultados positivos rapidamente.Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, precisando serreparados) e fortes (suas vantagens competitivas, que precisam ser preservadas).
  • 5. B.2. Estudo da Situação DesejadaQuantifique as atividades atuais. Por exemplo: quantos clientes são atendidos por dia e por hora;quantos cheques recebidos; quantos itens comercializados; quantos recebimentos de mercadorias,quantas devoluções e trocas; qual o tamanho médio das filas, quais os tempos médios de fila, dedesembaraço de mercadoria no crediário, e assim por diante.De posse desses dados, devem-se levar em conta os objetivos de crescimento e de atuação, semprevisando à situação futura desejada (os próximos dois a cinco anos), considerando inclusive aintrodução de novas linhas de produtos, a abertura de novas lojas etc.Preveja também as novas operações que pretende introduzir (ex.: lista de noivas, televendas, entregadomiciliar, reposição automática, entrega direta em loja etc.) e quantifique-as.Se tiver ou pretende ter atividades terceirizadas, leve-as em consideração. Não dimensione o sistemapensando somente nas suas necessidades atuais. É preciso ter em mente um horizonte de tempopara que ele se mantenha funcionando e seja útil como ferramenta para a tomada de decisões.B.3. Análise dos RiscosOs riscos devem ser levados em conta em todo o ciclo de vida do Projeto de automação. No início,esses riscos são sempre mais elevados, sendo minimizados ao longo do projeto e bastante reduzidosao final da implementação.Fatores de risco que devem ser analisados:Custo x Benefício: os custos da automação devem ser compatíveis com os benefícios esperadosnum período de tempo mínimo para que ocorra o retorno do investimento;Adesão da equipe: o risco de resistência dos funcionários é bastante alto, e deve ser contornadocom envolvimento e treinamento contínuo destes;Fornecedores: a escolha dos fornecedores de equipamentos e softwares deve ser bastanteminuciosa, devem ser feitas visitas aos seus atuais clientes e reuniões periódicas para informaçãodos passos a serem seguidos e o andamento das atividades no dia-a-dia. Trataremos com maisdetalhes nos itens: Escolha do Hardware / Equipamento e Escolha do Escolha do Software /Aplicativo.C. Detalhando Atividades - O QUE AUTOMATIZAR?Depois de definidos os objetivos da automação, passamos a detalhar as atividades e procedimentosque serão automatizados. A pergunta que se faz aqui é O QUE AUTOMATIZAR?É preciso olhar a empresa com um microscópio para selecionar todas as atividades realizadas naloja. Neste momento, não vamos nos preocupar se para automatizar esta ou aquela atividadeprecisaríamos de um equipamento ou de um software. O que nos interessa agora é quais são astarefas que realizamos, separando-as por departamento.A seguir, definimos algumas atividades que podem ser objeto de automação, e que são genéricaspara o comércio independentemente do segmento. Esta relação não está esgotada, serve apenaspara auxiliar o varejista a encontrar, em seu caso específico, algumas atividades que fazem parte doseu dia-a-dia e que são fundamentais para automação.A Automação Comercial "cobre" operações de frente de loja, mas também se estende pelasoperações de retaguarda. Para que as atividades sejam bem distribuídas, a estrutura é dividida pordepartamento, conforme segue:
  • 6. C.1. Reorganizar Processos e ProcedimentosQuando o levantamento da situação for realizado, muitas alternativas de melhorias podem seridentificadas nos procedimentos atuais. Muitas destas são simples e devem ser implementadas antesdos sistemas pertinentes ao Projeto de automação. É uma excelente oportunidade de "oxigenar" osprocedimentos atuais, incrementando a eficiência e agilidade nos processos operacionais.4.1.2. Planejamento BásicoNesta etapa, você estará concentrado na escolha das opções tecnológicas mais adequadas aos seusobjetivos presentes e futuros, assim como em negociações com fornecedores de hardware(equipamentos, periféricos) e software. Ao final dessa fase, o Projeto de Automação Comercial estaráformatado e contratado. Ou seja, o que será feito, quem fará e quanto custará.A. Escolha do Software / AplicativoA escolha do software / aplicativo é sempre realizada em primeiro lugar, isto porque é necessárioprimeiro saber qual será o software escolhido para a automação do negócio, para depois saber quaisserão as especificações dos equipamentos necessários ao funcionamento do software.Quando ocorre a escolha do equipamento em primeiro lugar, sempre se corre o risco de o aplicativonão funcionar, devido às especificações não serem adequadas ao funcionamento e, então, todo odinheiro investido pelo varejista torna-se mais um custo que deve ser absorvido pelo negócio.Outro fator importante na escolha do software / aplicativo é a opção que se faz por desenvolvimentointerno, desenvolvimento externo ou pacote pronto. A seguir, faremos a análise de cada uma dassituações.A.1. Desenvolvimento Interno / ExternoSe a opção for desenvolver um sistema que atenda às necessidades do negócio sob medida, odesenvolvimento interno é a melhor saída. É uma opção para os casos de empresas que têm práticasde trabalho extraordinariamente diferenciadas e os pacotes prontos disponíveis no mercado nãoatendem. Os processos (transações) são levantados passo a passo e desenvolvidos em linguagemde programação que melhor se adapte às necessidades e tamanho da empresa. O desenvolvimentode software é uma atividade que leva tempo e demanda recursos humanos qualificados e por estemotivo é uma atividade que apresenta custos elevados.No desenvolvimento externo o processo é praticamente o mesmo, o que ocorre é a terceirização dodesenvolvimento, mas também com o mesmo objetivo: desenvolver um software sob medida para asnecessidades da empresa. De qualquer forma, o custo também é elevado, e deve-se ter cuidado naescolha do fornecedor. A seguir, falaremos destes cuidados.A.2. Pacote Pronto (Softwares de Configuração)Para determinar até que ponto um pacote pronto atende às necessidades da empresa, é necessáriofazer uma análise minuciosa, confrontando as necessidades da empresa com as funcionalidadesoferecidas.Nos pacotes prontos, os processos são levantados e parametrizados no sistema. Templates(modelos) já fazem parte desses pacotes e a atividade primordial deste tipo de implementação é
  • 7. configurar as transações de negócio específicas nesses templates. No caso da automação comercial,os principais aplicativos são: controle de estoque, compras, contas a pagar, contabilidade,faturamento, frente de caixa, entre outros. Um fator importante a ser levado em conta é adisponibilidade de emissão de relatórios gerenciais que o pacote apresenta.A.3. Cuidados na Escolha do Software / AplicativoA.3.1. Seleção do FornecedorA seleção do fornecedor do aplicativo, seja ele designado para promover o desenvolvimento interno /externo ou fabricante de pacote pronto, merece alguns cuidados que evitarão problemas futuros.Peça amostras (protótipos) de sistemas já desenvolvidos por eles e referências de clientes. Façavisitas aos clientes que tenham contratado seus serviços a fim de certificar-se da qualidade dosserviços prestados pelo fornecedor. Certifique-se que o tempo que ele está no mercado é suficientepara prestar um bom serviço e faça consultas aos órgãos especializados sobre sua idoneidade.A.3.2. Suporte e TreinamentoO fornecedor do aplicativo deverá explicitar no contrato de prestação de serviços como será o suportee o treinamento durante e pós-implementação.O suporte poderá ser remoto (fora da empresa), on site (dentro da empresa), 7 x 24 (7 dias porsemana, 24 horas por dia), etc. A grade de atendimento de suporte deverá ser adequada àsnecessidades de cada empresa, obedecendo aos horários de trabalho dos usuários do sistemaaplicativo e do negócio.O treinamento é um fator bastante crítico, pois é a base para o bom uso do aplicativo. Estetreinamento deverá ser dado antes do início da utilização do aplicativo e para todas as pessoas que outilizarão.A.3.3. Experiência no RamoO fornecedor deverá conhecer o ramo de atuação de comércio com profundidade para que odesenvolvimento ou parametrização seja facilitado e implementado com qualidade e voltados àsmelhores práticas do mercado. Visite lojas nas quais o fornecedor implantou o sistema. Informe-sesobre seu desempenho.A.4. Requisitos Importantes na Escolha do Software / AplicativoA.4.1. Adequação ao NegócioO aplicativo a ser implementado deve apresentar características inerentes ao negócio para que autilização seja viável. Não é possível controlar o estoque de um depósito com um aplicativo voltadoao planejamento de produção. Garanta também que o aplicativo seja homologado de acordo com alegislação vigente.
  • 8. A.4.2. Capacidade de ExpansãoO aplicativo deve ser expansível, ou seja, à medida que a empresa vai crescendo, ele deve ter acapacidade de acompanhar este crescimento, sendo aberto à inclusão de novas funcionalidades etransações.A.4.3. ModularQuando desenvolvido em módulos, a implementação, treinamento, manutenção e expansão doaplicativo ficam bastante facilitados, pois possibilitam o tratamento pontual das transações denegócio, não afetando àquelas transações que não necessitam sofrer alterações.A.4.4. IntegraçãoNão devemos esquecer que estes módulos do aplicativo devem estar totalmente integrados paraevitar rupturas nas transações de negócios ou afetar a visão global dos resultados do negócio. Issosignifica, por exemplo, que o módulo de compras de mercadorias deve estar integrado ao módulo definanças, disparando uma transação de contas a pagar. Deve-se levar em conta que odesenvolvimento de um Projeto de automação comercial deve prever um mínimo de conexão àInternet, principalmente para fins de pesquisa de preços de fornecedores e uso de correio eletrônico.Dê preferência aos softwares de "frente-de-caixa" e de retaguarda que tenham a mesmaprocedência. Não sendo possível, faça com que os fornecedores garantam a integração dosaplicativos antes do fechamento do contrato.A.4.5. Adequado ao Sistema GS1O aplicativo a ser implementado deve ser capaz de decodificar códigos de barras, possibilitando autilização de padrões do Sistema GS1.Os produtos devem estar previamente cadastrados na base de dados para que a leitura óptica sejapossível, viabilizando a busca das informações atreladas aos códigos de barras dos produtos. Éimportante ressaltar que o GTIN (Número Global de Item Comercial) deverá ser cadastrado no Bancode Dados com 14 dígitos, incluindo zeros à esquerda se for o caso.Estabeleça o sistema de codificação de produtos e/ou serviços a serem utilizados. Adote o SistemaGS1, pois, além de ser padronizado mundialmente e ser utilizado em todo o mercado nacional, osprodutos já vêm com esta codificação do fabricante.B. Escolha do Hardware / EquipamentosRelacionamos abaixo os principais equipamentos utilizados para automação comercial, ao final,falaremos dos cuidados e requisitos na escolha dos equipamentos para automação doestabelecimento.a) Emissores de Cupom Fiscal: - Máquina Registrada - MR: - Impressora Fiscal - IF: - Terminal Ponto-de-Venda - PDV:b) Leitores de Código de Barras: - Leitores de Mão / Portáteis CCD ou LASER; - Leitores de Mesa /Fixos;c) Coletores;d) Impressora de Cheques e Consulta de Crédito:e) Micro-registradora;
  • 9. f) Balanças Eletrônicas;g) Consulta de Preços - Tira –Teima;h) Terminais Multimídias;i) Equipamentos TEF - Transferência Eletrônica de Fundos:k) Impressora de Código de Barras;l) Outros equipamentos: - Computador; - Impressora simples; - Gaveta modular; - Teclado modular; -Teclado do Usuário; - Display cliente etc.Concluindo, é necessário definir os tipos de equipamentos, periféricos e aplicativos que vão compor asolução. Considere também itens de segurança, como geradores e no-breaks. Avalie as opções desistema operacional (plataformas). Opte por equipamentos e aplicativos com capacidade compatívelcom o seu volume de operação atual e futura. Verifique a conveniência de aumentar gradativamentea capacidade máxima, mediante expansões. Nesse caso, escolha uma tecnologia que viabilize aexpansão necessária.Cuide, em especial, para que a capacidade de processamento do servidor (microcomputador quegerencia a rede) não seja subdimensionada. Nessa eventualidade, há sérios riscos de sobrecarga darede automatizada e de lentidão no cumprimento de tarefas.Para buscar fornecedores de equipamentos, consulte nosso Guia de Parceiros emwww.gs1brasil.org.brC. Ferramentas de Apoio - CronogramasComo já dissemos, um dos erros mais freqüentes nos Projetos de Automação é começar pelaaquisição dos equipamentos. Determinando quando estes equipamentos serão realmentenecessários e estarão em operação, bem como o aplicativo, pode-se proporcionar a empresa o fôlegonecessário entre os momentos de desembolsos ao longo do Projeto.Visando um melhor resultado do Projeto de Automação, pode-se utilizar como formas de controle eferramentas de apoio dois tipos de Cronogramas: ATIVIDADES e INVESTIMENTOS.O Cronograma de Atividades servirá para delimitar dentro de um espaço de tempo quais serão astarefas e procedimentos a serem automatizados, identificando que tipo de ferramenta será utilizadapara a automação de cada atividade (hardware / software).Tendo como base as tarefas e procedimentos a serem automatizados e as ferramentas necessárias,será possível fazer um Cronograma de Aquisição e Investimentos, identificando, então, se haveránecessidade de financiamentos ou se será realizado com recursos próprios.4.1.3. Planejamento Executivo ou PreparaçãoApós a realização de todo o Planejamento Estratégico e Básico, passamos para o PlanejamentoExecutivo ou a chamada Preparação. Neste momento do Roteiro de Automação, deve-se “aparar asarestas” do Projeto, identificando requisitos importantes para Automação da Loja, necessáriosinclusive para dar suporte à próxima fase, que é a IMPLANTAÇÃO.
  • 10. A. Infra-Estrutura - Alterações Físicas NecessáriasA implantação de um Projeto de Automação envolve desde o aterramento até a passagem de cabospara a conexão dos equipamentos por meio da rede de computadores.Não se esqueça de elaborar um projeto, cotar e contratar as indispensáveis obras civis, elétricas e decabeamento da rede de equipamentos. É necessário realizar a interligação física e lógica de todos osrecursos (PDVs , scanners, impressoras, etc.) e bancos de dados necessários à automação da loja.Adicionalmente, algumas alterações no layout físico podem ser necessárias para adequar eventuaisreorganizações de processos operacionais, como por exemplo, realocação de caixas, balcões,prateleiras etc. Considere os aspectos funcionais, estéticos e ergonômicos.B. Treinamento de UsuáriosDurante o treinamento, todas as situações do operacional no dia-a-dia devem ser levadas em contaassim como as possíveis exceções e como proceder nestes casos. Devem-se levar em conta todasas funções a serem desempenhadas pelos funcionários no novo sistema a ser implantado e tersempre mais uma pessoa treinada para as tarefas críticas.C. Montar Banco de Dados com o Código de BarrasA montagem de um banco de dados preciso, com informações confiáveis, necessita de dedicação ecuidado em sua realização. É necessária a descrição correta dos produtos que já vêm codificadospelo fornecedor, e a identificação por meio de estrutura padronizada dos itens que são vendidos naloja a granel, por peso, etc. Solicite ao seu fornecedor uma lista dos produtos com a identificação(código de barras) e a descrição detalhada.Como já dissemos, o ideal é que o aplicativo / software adquirido seja adequado ao Sistema GS1 eque tenha em seu banco de dados os cadastros relacionados ao GTIN (Número Global de ItemComercial), que deve obrigatoriamente possuir, no mínimo, 14 (quatorze) dígitos, conforme modeloabaixo:Todos os números de identificação deverão estar "justificados" em 14 dígitos, recebendo "zeros" àesquerda quando necessário.O GTIN serve para identificar o Item comercial, ou seja, definido como qualquer item, produto ouserviço, sobre o qual há necessidade de recuperar informações predefinidas e que possa receberpreço, ser encomendado ou faturado em qualquer ponto na cadeia de suprimentos.
  • 11. O Código de Barras utilizado pela indústria / fornecedor para identificação das mercadorias quepassam pelo check-out do varejo são o EAN -13, EAN -8 e UPC-A.Para mais detalhes sobre a identificação de itens comerciais utilizando o GTIN consulte o Manual doUsuário na Biblioteca Virtual acessando: www.gs1brasil.org.brO código interno de loja é utilizado para os produtos que são vendidos na loja a granel, por peso,etc., o varejista pode utilizar-se de uma estrutura padrão internacionalmente reconhecida, conformeabaixo:D. Ferramentas de Identificação para Apoio aos Processos LogísticosExistem ainda estruturas padrões de codificações utilizadas para a automação do Recebimento doVarejo. São aplicações do Sistema GS1 para unidades logísticas, por meio das estruturas ITF-14 eGS1-128 que auxiliam inclusive na rastreabilidade logística e de produtos.Unidade Logística é uma unidade física determinada para transporte e estocagem de mercadorias dequalquer tipo que necessitem ser gerenciadas e rastreadas individualmente na cadeia desuprimentos.
  • 12. E. Integração com FornecedoresA integração com fornecedores é essencial para obter informações precisas nas negociações, agilizarprocessos de compra e recebimento, alcançando resultados positivos, como a manutenção deestoques e não ocorrência de faltas de produtos nas gôndolas.Uma ferramenta bastante importante para esta integração é o EDI (Electronic Data Interchange), ouseja, a Troca Eletrônica de Dados entre parceiros comerciais. É o processo de comunicação entreempresas, sem papel, mediante a transmissão eletrônica de documentos "pré-formatados", utilizandouma linguagem padronizada chamada EANCOM.Para mais informações sobre o EDI e as mensagens padronizadas EANCOM do Sistema GS1,acesse nosso site www.gs1brasil.org.br4.1.4. ImplantaçãoPara que o sucesso da fase de implantação seja alcançado de forma mais suave e rápida, as etapasanteriores devem ter sido realizadas de forma cuidadosa e detalhadas. Faça um check-list de todasas atividades antes da implantação.A. Check List para ImplantaçãoTarefas que devem ser efetuadas nesta etapa do projeto de automação:• Elaborar cronograma detalhado de atividades e investimentos para o controle das tarefas, prazose recursos;• As instalações físicas devem estar adaptadas (obras civis, elétricas etc.);• Os equipamentos, periféricos, softwares e processos deverão estar disponíveis, instalados etestados;• Os processos e procedimentos organizacionais devem estar reorganizados, documentados edeverão ser comunicados aos funcionários e parceiros comerciais;• Montar a base de dados de codificação interna dos produtos com código de barras;• Realizar testes integrados de todos os aplicativos simulando as operações do dia-a-dia, com oacompanhamento dos funcionários;• Treinar os funcionários de forma elaborada;• Identificar produtos que receberão codificação interna;• Efetuar inventário para obter a posição atual do estoque;• Etiquetar mercadorias;• Avisar os clientes e fornecedores sobre os novos procedimentos;• Incorporar os novos relatórios aos procedimentos gerenciais e operacionais do estabelecimento;• Providenciar insumos como fitas, formulários etc.;• Estabelecer métodos de diagnóstico e correção de problemas.
  • 13. Deve-se levar em conta a ordem de execução das tarefas, por exemplo: as mercadorias só podemser etiquetadas depois que o sistema estiver operando; os equipamentos devem estar disponíveis einstalados para o treinamento prático dos funcionários; o treinamento não deve ser finalizado commuita antecedência a da finalização do Projeto, pois todo o aprendizado corre o risco de seresquecido.A IMPLANTAÇÃO é uma atividade contínua e exige dedicação do varejista empreendedor. Asalterações necessárias ao acompanhamento da evolução da tecnologia, dos requisitos legais e dasatisfação do cliente devem ser constantes. Visualize sempre quais são seus objetivos e adapte-separa conquistá-los.9. Fatores Críticos de Sucesso na AutomaçãoExistem fatores determinantes em um Projeto de automação, que se não forem bem geridos podemser críticos e impedirem o sucesso da automação na loja.a) Solução mais adequada: Insistimos que é preciso atenção especial e dedicação em todo oProjeto de Automação para a escolha correta da solução de hardware, software e infra-estrutura.Uma escolha incorreta pode comprometer o investimento transformando-se em custo para ovarejista.b) Capacitação dos Usuários: Já dissemos sobre a necessidade de treinamento dos usuários queparticipam das atividades automatizadas. Reforçamos que não há como a automação funcionaradequadamente se os usuários não alimentarem os processos automatizados corretamente.c) Manutenção de Aplicativos e Equipamentos: Apesar do custo envolvido a manutenção éindispensável para o funcionamento dos equipamentos e software.d) Aspectos Culturais: A automação faz com que se altere fundamentalmente o "como as coisassão feitas". A adaptação a novas tarefas enfrenta resistências, sempre presentes e que nãopodem ser negligenciadas. Todas as resistências devem ser tratadas de forma a não prejudicar aautomação da loja. Existem várias formas de fazê-lo, por meio de motivação, realocação depessoal para outras atividades, integração das pessoas contrárias para participarem ativamente doProjeto de Automação etc.e) Tratamento das Informações: Há uma demanda por cadastros eficientes. Isso implica anecessidade de um rigoroso planejamento e administração desses cadastros - alinhamento dedados. Se os cadastros viabilizam os benefícios da automação, eles exigem, em compensação,uma férrea disciplina e tempo adicional das pessoas. Pode ocorrer, inicialmente, uma sobrecargade informações, dada a abundância de dados antes indisponíveis. Assim, é preciso repensar osrelatórios antigos e planejar seletivamente os novos, levando em conta conteúdo, formato eperiodicidade que os tornem eficazes, bem como sua tecnologia de apresentação (on line, batch,consulta etc.). Ainda em razão da nova carga de informações, é indispensável que estas sejamavaliadas discriminando-se o que é relevante do que é apenas interessante saber. Embora nãoseja o costume anterior, deve-se passar a empregar métodos de seleção do tipo "curva ABC",entre outros.Em resumo, a Automação Comercial exige investimentos que causam um profundo impacto nosprocessos da empresa e proporcionam benefícios concretos.
  • 14. CUSTOS BENEFÍCIOSXINVESTIMENTOS Equipamentos e softwares Redes de comunicação Lay-out e mobiliárioTREINAMENTO DE PESSOAL Na implantação De manutençãoPRODUTIVIDADE Mais vendas devido aos melhores serviçose comodidades oferecidas ao Consumidor. Redução de custos Eliminação de papelada.MANUTENÇÃO Equipamentos Aplicativos Cadastros e bancos de dadosQUALIDADE Melhoria no atendimento Redução de erros Aumento de segurançaIMPACTO CULTURAL Novos processos e tarefas Muito mais informação para sertratada e absorvida ResistênciasCOMUNICAÇÃO VISUAL Facilidade e atratividade para clientela Identidade corporativa moderna epersonalizadaCAPACITAÇÃO TÉCNICA Atualização permanente Manter equipe mínimaGESTÃO EFICAZ Facilidade para apuração de resultados Segurança e agilidade em inventários Eficiência na administração do fluxo de caixa5. Informações ImportantesA aplicação dos módulos e padrões, presentes neste Guia, é voluntária embora todo esforço possíveltenha sido feito para assegurar que as informações contidas estejam corretas, não é possívelprometer ou assegurar os resultados advindos da aplicação dele. Os participantes do Projeto decodificação e a GS1 Brasil não se responsabilizam por qualquer omissão ou erros eventualmentepresentes neste Guia.Informações mais detalhadas dos padrões do Sistema GS1 poderão ser obtidas no Manual doUsuário e no Encarte GS1-128.
  • 15. A GS1 Brasil dispõe de cursos regulares sobre automação do varejo em sua sede em São Paulo, efaz parcerias com Associações Regionais Supermercadistas e do Comércio para realizar cursos epalestras anualmente em todos os Estados do Brasil.6. Como Tornar-se um Associado GS1 Brasil?Para tornar-se um associado da GS1 Brasil e usuário do Sistema GS1, entre em contato pelo Centrode Serviços www.gs1brasil.org.br© 2009 - GS1 Brasil. Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem aprévia autorização da GS1 Brasil, Associação Brasileira de Automação.
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    Como automatizar sua loja

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    • 1. Como Automatizar a Sua Loja1. AplicaçãoO Guia Como Automatizar sua Loja orienta o varejista que busca um direcionamento de comoiniciar e desenvolver um Projeto de Automação, auxiliando-o na identificação da melhor solução emrelação aos equipamentos e softwares ideais para o seu negócio.Além do conhecimento das etapas de um Projeto de Automação, é importante definir os objetivos daautomação do estabelecimento e quais serão os resultados esperados para, posteriormente, colheras informações relativas à evolução das atividades e processos automatizados e quais os benefíciosobtidos com a automação.É importante também para o varejista conhecer as ferramentas utilizadas na automação, entre elas atecnologia de identificação (código de barras) e o intercâmbio de mensagens (EDI – Electronic DataInterchange), que são as bases do Sistema GS1, padrão internacionalmente reconhecido e queproporciona uma linguagem comum entre parceiros comerciais. Cada produto tem um único códigode identificação que pode ser utilizado por todos os elos da cadeia de suprimentos, contribuindo paraa eficácia no processo de comercialização dos mesmos. Os códigos do padrão GS1 possibilitam aidentificação de mercadorias, padronizam exportações e garantem segurança no recebimento,controle de estoque e gestão administrativa por meio de informações rápidas e precisas.O emprego dos padrões envolve a aplicação das estruturas de código de barras padronizadas emseus vários níveis, das unidades comerciais às unidades logísticas. Nesse caso, possibilitam acompleta integração e rastreabilidade das operações logísticas e comerciais do setor, desde osfornecedores das matérias-primas, fabricantes, varejistas até o consumidor final. As estruturaspadronizadas de identificação também são aplicadas no processo de implantação de sistemas decomércio eletrônico, principalmente nos modelos de intercâmbio de mensagens padronizadas, o EDI.2. O que é Automação Comercial?Automação é a informatização de todas as operações internas da empresa, bem como a integraçãodesses processos internos com fornecedores, bancos, serviços de proteção ao crédito, operadorasde cartão de crédito etc.; e até mesmo com os consumidores.O desenvolvimento da automação dá-se, a princípio, com a implantação de equipamentos e asubstituição dos procedimentos e rotinas manuais por procedimentos automáticos, até chegar à
  • 2. utilização de ferramentas que possibilitam maior controle e melhor gestão do negócio, reduzindoerros e obtendo rentabilidade e competitividade.Como conseqüência, a Automação Comercial confere mais produtividade e confiabilidade aosprocessos das empresas que desempenham atividades comerciais, indústrias, distribuidoras,atacadistas, varejistas e prestadoras de serviços, propiciando-lhes claras vantagens competitivas. Emtermos práticos, por meio da Automação Comercial, o varejista pode obter lucros adicionais, cativar ocliente e aumentar as vendas.3. Razões para Automatizar sua LojaVocê, que chegou até este ponto, certamente já identificou muitos benefícios de ter uma lojaautomatizada. Por outro lado, provavelmente você também está preocupado com as eventuaisdificuldades para implantar a Automação em seu negócio. Em relação aos obstáculos, deve estarpensando em coisas do gênero:"O investimento deve ser alto.”“Eu não entendo nada de informática.”“Vou ter de mudar tudo por aqui?”“É capaz de os clientes não se acostumarem.”“Afinal, por onde eu começo?”“Até hoje deu certo, por que tenho de mudar?”Etc. etc. etc..É exatamente por isso que a GS1 Brasil desenvolveu o Guia Como Automatizar sua Loja: ele servepara tirar suas dúvidas. Você verá, então, que as dificuldades pertinentes à Automação de sua lojapodem ser superadas com coragem, liderança, disciplina de trabalho e técnicas ensinadas nestematerial.Por enquanto, aproveite seu tempo para identificar e anotar os potenciais BENEFÍCIOS que aAutomação poderá trazer ao seu negócio, em relação à Operação, à Gestão, às ConformidadesLegais, Qualidade e Produtividade.4. Roteiro para Automação da Loja - ProjetoO roteiro para a automação da loja traz orientações básicas de como o varejista deve proceder paraconseguir, de forma simples e estruturada, planejar as fases do processo de automação. É por issoque a realização de um Projeto de Automação Comercial é imprescindível para o sucesso daautomação, somente por meio desta ferramenta é que o varejista terá claramente as informaçõesnecessárias do negócio, conseguirá identificar a melhor solução de hardware e software para a loja eobterá os melhores resultados.O que o varejista deve ter em mente é que o tempo e dinheiro despendidos no conhecimento eimplantação das ferramentas da automação comercial permitirão uma gestão eficiente e lucrativa donegócio. O ideal é tirar o máximo de proveito da automação maximizando o investimento, revertendo,portanto, em ganho real e competitividade, atendendo com qualidade às expectativas do consumidor.Um Projeto de Automação depende da dedicação e perseverança do varejista, uma vez quenormalmente não é um processo simples. Para obter-se sucesso com um Projeto de Automação é
  • 3. necessário que o empresário tome alguns cuidados, que se comprometa e exija o comprometimentode seus funcionários.O principal objetivo do Projeto é identificar a solução adequada ao negócio, atingindo as diretrizesdeterminadas para a sua realização.O gerenciamento de cada etapa do Projeto e seu fiel cumprimento garante o resultado positivoesperado: "A automação funciona e muito bem!".4.1. Etapas do Projeto de AutomaçãoO Projeto de Automação divide-se em três etapas distintas: PLANEJAMENTO, PREPARAÇÃO eIMPLANTAÇÃO, que serão detalhadas no decorrer do Guia, com dicas, especificações e pontoscríticos, tudo visando garantir com que VOCÊ - varejista empreendedor - consiga atingir os benefíciosproporcionados pela automação.4.1.1. Planejamento EstratégicoNesta etapa, você se concentrará nas questões "o que somos" e "o que queremos ser", paradeterminar como a Automação Comercial levará seu negócio "até lá". Estrategicamente, é precisoinvestir mais tempo planejando, pois esse tempo irá reverter-se em redução de custo do Projeto, oude um cronograma mais favorável de desembolso.A. Equipe do ProjetoDeverá ser indicado um responsável pelo planejamento, como coordenador do Projeto. A Equipe doProjeto deverá ser estruturada com pessoas envolvidas nas atividades da loja que conhecem muitobem o segmento em que atuam, sendo que, pelo menos uma delas, precisa estar familiarizada comequipamentos e softwares.Caso não haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessário, o melhor é procurar apoioespecializado. Existem diversas formas de buscar respostas às dúvidas: conhecer lojas que atuam nomesmo ramo e que já tenham implantado a automação; visitar feiras de revendedores deequipamentos e softwares de automação comercial, conversar com especialistas em tecnologia dainformação e em automação; solicitar visitas de fornecedores de equipamentos e softwares para umademonstração sem compromisso, pesquisar em revistas especializadas temas relacionados; e porfim, participar de treinamentos, seminários, palestras e cursos sobre automação comercial emAssociações e entidades que se propõem a capacitar varejistas.A GS1 Brasil dispõe de cursos específicos para Automação, ministrados em sua sede em São Paulo,e nas Associações Regionais de Supermercados por todo o Brasil. Para mais informações, acesse ocalendário de cursos e eventos no site www.gs1brasil.org.br.A contratação de um consultor especialista em automação comercial para gerenciar o Projetotambém pode ajudar a encontrar, em pouco tempo, a solução adequada.Reforçamos a necessidade de comprometimento dos participantes da Equipe do Projeto para arealização das atividades, determinação de prazos, acompanhamento e execução, inclusive, semprecontando com o apoio e patrocínio do dono do negócio.
  • 4. B. Análise do NegócioNa fase de análise do negócio a primeira coisa a fazer é identificar as necessidades gerenciais eoperacionais da empresa, ou seja, definirmos quem somos e onde pretendemos chegar com aautomação. É importantíssimo que haja a definição dos objetivos específicos da automação, quais osresultados que queremos alcançar com a automação do estabelecimento.Esta fase delineia toda a execução do Projeto, uma vez que determina qual direção tomar e, ao final,o objeto de checagem. O Projeto de Automação trará os resultados esperados se as necessidadesgerenciais e operacionais identificadas tiverem sido realizadas após a implementação. Por isso, oestudo detalhado da situação atual em contraposição à situação desejada é fundamental.B.1. Estudo da Situação AtualTrata-se do levantamento detalhado sobre todas as atividades realizadas na loja, desde a frente decaixa até a retaguarda. Nesta fase o varejista deve, com a equipe do Projeto, analisar e escreverseus processos atuais: Já existe alguma informatização? Quem está envolvido em cada processo?Por que e como são? O levantamento da situação atual trata de uma análise geral do negócio. É omomento em que se deve listar os principais problemas da empresa. Só assumindo os problemasexistentes, é que eles poderão ser resolvidos.Realizado o levantamento da situação atual, é necessário que o estabelecimento determineprioridades para o início do processo de automação. Pode-se iniciar selecionando as áreas que aserem automatizadas de modo mais simples e rápido, ou ainda selecionar aquelas que sãorealizadas de forma precária e sobre as quais a automação trará resultados positivos rapidamente.Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, precisando serreparados) e fortes (suas vantagens competitivas, que precisam ser preservadas).
  • 5. B.2. Estudo da Situação DesejadaQuantifique as atividades atuais. Por exemplo: quantos clientes são atendidos por dia e por hora;quantos cheques recebidos; quantos itens comercializados; quantos recebimentos de mercadorias,quantas devoluções e trocas; qual o tamanho médio das filas, quais os tempos médios de fila, dedesembaraço de mercadoria no crediário, e assim por diante.De posse desses dados, devem-se levar em conta os objetivos de crescimento e de atuação, semprevisando à situação futura desejada (os próximos dois a cinco anos), considerando inclusive aintrodução de novas linhas de produtos, a abertura de novas lojas etc.Preveja também as novas operações que pretende introduzir (ex.: lista de noivas, televendas, entregadomiciliar, reposição automática, entrega direta em loja etc.) e quantifique-as.Se tiver ou pretende ter atividades terceirizadas, leve-as em consideração. Não dimensione o sistemapensando somente nas suas necessidades atuais. É preciso ter em mente um horizonte de tempopara que ele se mantenha funcionando e seja útil como ferramenta para a tomada de decisões.B.3. Análise dos RiscosOs riscos devem ser levados em conta em todo o ciclo de vida do Projeto de automação. No início,esses riscos são sempre mais elevados, sendo minimizados ao longo do projeto e bastante reduzidosao final da implementação.Fatores de risco que devem ser analisados:Custo x Benefício: os custos da automação devem ser compatíveis com os benefícios esperadosnum período de tempo mínimo para que ocorra o retorno do investimento;Adesão da equipe: o risco de resistência dos funcionários é bastante alto, e deve ser contornadocom envolvimento e treinamento contínuo destes;Fornecedores: a escolha dos fornecedores de equipamentos e softwares deve ser bastanteminuciosa, devem ser feitas visitas aos seus atuais clientes e reuniões periódicas para informaçãodos passos a serem seguidos e o andamento das atividades no dia-a-dia. Trataremos com maisdetalhes nos itens: Escolha do Hardware / Equipamento e Escolha do Escolha do Software /Aplicativo.C. Detalhando Atividades - O QUE AUTOMATIZAR?Depois de definidos os objetivos da automação, passamos a detalhar as atividades e procedimentosque serão automatizados. A pergunta que se faz aqui é O QUE AUTOMATIZAR?É preciso olhar a empresa com um microscópio para selecionar todas as atividades realizadas naloja. Neste momento, não vamos nos preocupar se para automatizar esta ou aquela atividadeprecisaríamos de um equipamento ou de um software. O que nos interessa agora é quais são astarefas que realizamos, separando-as por departamento.A seguir, definimos algumas atividades que podem ser objeto de automação, e que são genéricaspara o comércio independentemente do segmento. Esta relação não está esgotada, serve apenaspara auxiliar o varejista a encontrar, em seu caso específico, algumas atividades que fazem parte doseu dia-a-dia e que são fundamentais para automação.A Automação Comercial "cobre" operações de frente de loja, mas também se estende pelasoperações de retaguarda. Para que as atividades sejam bem distribuídas, a estrutura é dividida pordepartamento, conforme segue:
  • 6. C.1. Reorganizar Processos e ProcedimentosQuando o levantamento da situação for realizado, muitas alternativas de melhorias podem seridentificadas nos procedimentos atuais. Muitas destas são simples e devem ser implementadas antesdos sistemas pertinentes ao Projeto de automação. É uma excelente oportunidade de "oxigenar" osprocedimentos atuais, incrementando a eficiência e agilidade nos processos operacionais.4.1.2. Planejamento BásicoNesta etapa, você estará concentrado na escolha das opções tecnológicas mais adequadas aos seusobjetivos presentes e futuros, assim como em negociações com fornecedores de hardware(equipamentos, periféricos) e software. Ao final dessa fase, o Projeto de Automação Comercial estaráformatado e contratado. Ou seja, o que será feito, quem fará e quanto custará.A. Escolha do Software / AplicativoA escolha do software / aplicativo é sempre realizada em primeiro lugar, isto porque é necessárioprimeiro saber qual será o software escolhido para a automação do negócio, para depois saber quaisserão as especificações dos equipamentos necessários ao funcionamento do software.Quando ocorre a escolha do equipamento em primeiro lugar, sempre se corre o risco de o aplicativonão funcionar, devido às especificações não serem adequadas ao funcionamento e, então, todo odinheiro investido pelo varejista torna-se mais um custo que deve ser absorvido pelo negócio.Outro fator importante na escolha do software / aplicativo é a opção que se faz por desenvolvimentointerno, desenvolvimento externo ou pacote pronto. A seguir, faremos a análise de cada uma dassituações.A.1. Desenvolvimento Interno / ExternoSe a opção for desenvolver um sistema que atenda às necessidades do negócio sob medida, odesenvolvimento interno é a melhor saída. É uma opção para os casos de empresas que têm práticasde trabalho extraordinariamente diferenciadas e os pacotes prontos disponíveis no mercado nãoatendem. Os processos (transações) são levantados passo a passo e desenvolvidos em linguagemde programação que melhor se adapte às necessidades e tamanho da empresa. O desenvolvimentode software é uma atividade que leva tempo e demanda recursos humanos qualificados e por estemotivo é uma atividade que apresenta custos elevados.No desenvolvimento externo o processo é praticamente o mesmo, o que ocorre é a terceirização dodesenvolvimento, mas também com o mesmo objetivo: desenvolver um software sob medida para asnecessidades da empresa. De qualquer forma, o custo também é elevado, e deve-se ter cuidado naescolha do fornecedor. A seguir, falaremos destes cuidados.A.2. Pacote Pronto (Softwares de Configuração)Para determinar até que ponto um pacote pronto atende às necessidades da empresa, é necessáriofazer uma análise minuciosa, confrontando as necessidades da empresa com as funcionalidadesoferecidas.Nos pacotes prontos, os processos são levantados e parametrizados no sistema. Templates(modelos) já fazem parte desses pacotes e a atividade primordial deste tipo de implementação é
  • 7. configurar as transações de negócio específicas nesses templates. No caso da automação comercial,os principais aplicativos são: controle de estoque, compras, contas a pagar, contabilidade,faturamento, frente de caixa, entre outros. Um fator importante a ser levado em conta é adisponibilidade de emissão de relatórios gerenciais que o pacote apresenta.A.3. Cuidados na Escolha do Software / AplicativoA.3.1. Seleção do FornecedorA seleção do fornecedor do aplicativo, seja ele designado para promover o desenvolvimento interno /externo ou fabricante de pacote pronto, merece alguns cuidados que evitarão problemas futuros.Peça amostras (protótipos) de sistemas já desenvolvidos por eles e referências de clientes. Façavisitas aos clientes que tenham contratado seus serviços a fim de certificar-se da qualidade dosserviços prestados pelo fornecedor. Certifique-se que o tempo que ele está no mercado é suficientepara prestar um bom serviço e faça consultas aos órgãos especializados sobre sua idoneidade.A.3.2. Suporte e TreinamentoO fornecedor do aplicativo deverá explicitar no contrato de prestação de serviços como será o suportee o treinamento durante e pós-implementação.O suporte poderá ser remoto (fora da empresa), on site (dentro da empresa), 7 x 24 (7 dias porsemana, 24 horas por dia), etc. A grade de atendimento de suporte deverá ser adequada àsnecessidades de cada empresa, obedecendo aos horários de trabalho dos usuários do sistemaaplicativo e do negócio.O treinamento é um fator bastante crítico, pois é a base para o bom uso do aplicativo. Estetreinamento deverá ser dado antes do início da utilização do aplicativo e para todas as pessoas que outilizarão.A.3.3. Experiência no RamoO fornecedor deverá conhecer o ramo de atuação de comércio com profundidade para que odesenvolvimento ou parametrização seja facilitado e implementado com qualidade e voltados àsmelhores práticas do mercado. Visite lojas nas quais o fornecedor implantou o sistema. Informe-sesobre seu desempenho.A.4. Requisitos Importantes na Escolha do Software / AplicativoA.4.1. Adequação ao NegócioO aplicativo a ser implementado deve apresentar características inerentes ao negócio para que autilização seja viável. Não é possível controlar o estoque de um depósito com um aplicativo voltadoao planejamento de produção. Garanta também que o aplicativo seja homologado de acordo com alegislação vigente.
  • 8. A.4.2. Capacidade de ExpansãoO aplicativo deve ser expansível, ou seja, à medida que a empresa vai crescendo, ele deve ter acapacidade de acompanhar este crescimento, sendo aberto à inclusão de novas funcionalidades etransações.A.4.3. ModularQuando desenvolvido em módulos, a implementação, treinamento, manutenção e expansão doaplicativo ficam bastante facilitados, pois possibilitam o tratamento pontual das transações denegócio, não afetando àquelas transações que não necessitam sofrer alterações.A.4.4. IntegraçãoNão devemos esquecer que estes módulos do aplicativo devem estar totalmente integrados paraevitar rupturas nas transações de negócios ou afetar a visão global dos resultados do negócio. Issosignifica, por exemplo, que o módulo de compras de mercadorias deve estar integrado ao módulo definanças, disparando uma transação de contas a pagar. Deve-se levar em conta que odesenvolvimento de um Projeto de automação comercial deve prever um mínimo de conexão àInternet, principalmente para fins de pesquisa de preços de fornecedores e uso de correio eletrônico.Dê preferência aos softwares de "frente-de-caixa" e de retaguarda que tenham a mesmaprocedência. Não sendo possível, faça com que os fornecedores garantam a integração dosaplicativos antes do fechamento do contrato.A.4.5. Adequado ao Sistema GS1O aplicativo a ser implementado deve ser capaz de decodificar códigos de barras, possibilitando autilização de padrões do Sistema GS1.Os produtos devem estar previamente cadastrados na base de dados para que a leitura óptica sejapossível, viabilizando a busca das informações atreladas aos códigos de barras dos produtos. Éimportante ressaltar que o GTIN (Número Global de Item Comercial) deverá ser cadastrado no Bancode Dados com 14 dígitos, incluindo zeros à esquerda se for o caso.Estabeleça o sistema de codificação de produtos e/ou serviços a serem utilizados. Adote o SistemaGS1, pois, além de ser padronizado mundialmente e ser utilizado em todo o mercado nacional, osprodutos já vêm com esta codificação do fabricante.B. Escolha do Hardware / EquipamentosRelacionamos abaixo os principais equipamentos utilizados para automação comercial, ao final,falaremos dos cuidados e requisitos na escolha dos equipamentos para automação doestabelecimento.a) Emissores de Cupom Fiscal: - Máquina Registrada - MR: - Impressora Fiscal - IF: - Terminal Ponto-de-Venda - PDV:b) Leitores de Código de Barras: - Leitores de Mão / Portáteis CCD ou LASER; - Leitores de Mesa /Fixos;c) Coletores;d) Impressora de Cheques e Consulta de Crédito:e) Micro-registradora;
  • 9. f) Balanças Eletrônicas;g) Consulta de Preços - Tira –Teima;h) Terminais Multimídias;i) Equipamentos TEF - Transferência Eletrônica de Fundos:k) Impressora de Código de Barras;l) Outros equipamentos: - Computador; - Impressora simples; - Gaveta modular; - Teclado modular; -Teclado do Usuário; - Display cliente etc.Concluindo, é necessário definir os tipos de equipamentos, periféricos e aplicativos que vão compor asolução. Considere também itens de segurança, como geradores e no-breaks. Avalie as opções desistema operacional (plataformas). Opte por equipamentos e aplicativos com capacidade compatívelcom o seu volume de operação atual e futura. Verifique a conveniência de aumentar gradativamentea capacidade máxima, mediante expansões. Nesse caso, escolha uma tecnologia que viabilize aexpansão necessária.Cuide, em especial, para que a capacidade de processamento do servidor (microcomputador quegerencia a rede) não seja subdimensionada. Nessa eventualidade, há sérios riscos de sobrecarga darede automatizada e de lentidão no cumprimento de tarefas.Para buscar fornecedores de equipamentos, consulte nosso Guia de Parceiros emwww.gs1brasil.org.brC. Ferramentas de Apoio - CronogramasComo já dissemos, um dos erros mais freqüentes nos Projetos de Automação é começar pelaaquisição dos equipamentos. Determinando quando estes equipamentos serão realmentenecessários e estarão em operação, bem como o aplicativo, pode-se proporcionar a empresa o fôlegonecessário entre os momentos de desembolsos ao longo do Projeto.Visando um melhor resultado do Projeto de Automação, pode-se utilizar como formas de controle eferramentas de apoio dois tipos de Cronogramas: ATIVIDADES e INVESTIMENTOS.O Cronograma de Atividades servirá para delimitar dentro de um espaço de tempo quais serão astarefas e procedimentos a serem automatizados, identificando que tipo de ferramenta será utilizadapara a automação de cada atividade (hardware / software).Tendo como base as tarefas e procedimentos a serem automatizados e as ferramentas necessárias,será possível fazer um Cronograma de Aquisição e Investimentos, identificando, então, se haveránecessidade de financiamentos ou se será realizado com recursos próprios.4.1.3. Planejamento Executivo ou PreparaçãoApós a realização de todo o Planejamento Estratégico e Básico, passamos para o PlanejamentoExecutivo ou a chamada Preparação. Neste momento do Roteiro de Automação, deve-se “aparar asarestas” do Projeto, identificando requisitos importantes para Automação da Loja, necessáriosinclusive para dar suporte à próxima fase, que é a IMPLANTAÇÃO.
  • 10. A. Infra-Estrutura - Alterações Físicas NecessáriasA implantação de um Projeto de Automação envolve desde o aterramento até a passagem de cabospara a conexão dos equipamentos por meio da rede de computadores.Não se esqueça de elaborar um projeto, cotar e contratar as indispensáveis obras civis, elétricas e decabeamento da rede de equipamentos. É necessário realizar a interligação física e lógica de todos osrecursos (PDVs , scanners, impressoras, etc.) e bancos de dados necessários à automação da loja.Adicionalmente, algumas alterações no layout físico podem ser necessárias para adequar eventuaisreorganizações de processos operacionais, como por exemplo, realocação de caixas, balcões,prateleiras etc. Considere os aspectos funcionais, estéticos e ergonômicos.B. Treinamento de UsuáriosDurante o treinamento, todas as situações do operacional no dia-a-dia devem ser levadas em contaassim como as possíveis exceções e como proceder nestes casos. Devem-se levar em conta todasas funções a serem desempenhadas pelos funcionários no novo sistema a ser implantado e tersempre mais uma pessoa treinada para as tarefas críticas.C. Montar Banco de Dados com o Código de BarrasA montagem de um banco de dados preciso, com informações confiáveis, necessita de dedicação ecuidado em sua realização. É necessária a descrição correta dos produtos que já vêm codificadospelo fornecedor, e a identificação por meio de estrutura padronizada dos itens que são vendidos naloja a granel, por peso, etc. Solicite ao seu fornecedor uma lista dos produtos com a identificação(código de barras) e a descrição detalhada.Como já dissemos, o ideal é que o aplicativo / software adquirido seja adequado ao Sistema GS1 eque tenha em seu banco de dados os cadastros relacionados ao GTIN (Número Global de ItemComercial), que deve obrigatoriamente possuir, no mínimo, 14 (quatorze) dígitos, conforme modeloabaixo:Todos os números de identificação deverão estar "justificados" em 14 dígitos, recebendo "zeros" àesquerda quando necessário.O GTIN serve para identificar o Item comercial, ou seja, definido como qualquer item, produto ouserviço, sobre o qual há necessidade de recuperar informações predefinidas e que possa receberpreço, ser encomendado ou faturado em qualquer ponto na cadeia de suprimentos.
  • 11. O Código de Barras utilizado pela indústria / fornecedor para identificação das mercadorias quepassam pelo check-out do varejo são o EAN -13, EAN -8 e UPC-A.Para mais detalhes sobre a identificação de itens comerciais utilizando o GTIN consulte o Manual doUsuário na Biblioteca Virtual acessando: www.gs1brasil.org.brO código interno de loja é utilizado para os produtos que são vendidos na loja a granel, por peso,etc., o varejista pode utilizar-se de uma estrutura padrão internacionalmente reconhecida, conformeabaixo:D. Ferramentas de Identificação para Apoio aos Processos LogísticosExistem ainda estruturas padrões de codificações utilizadas para a automação do Recebimento doVarejo. São aplicações do Sistema GS1 para unidades logísticas, por meio das estruturas ITF-14 eGS1-128 que auxiliam inclusive na rastreabilidade logística e de produtos.Unidade Logística é uma unidade física determinada para transporte e estocagem de mercadorias dequalquer tipo que necessitem ser gerenciadas e rastreadas individualmente na cadeia desuprimentos.
  • 12. E. Integração com FornecedoresA integração com fornecedores é essencial para obter informações precisas nas negociações, agilizarprocessos de compra e recebimento, alcançando resultados positivos, como a manutenção deestoques e não ocorrência de faltas de produtos nas gôndolas.Uma ferramenta bastante importante para esta integração é o EDI (Electronic Data Interchange), ouseja, a Troca Eletrônica de Dados entre parceiros comerciais. É o processo de comunicação entreempresas, sem papel, mediante a transmissão eletrônica de documentos "pré-formatados", utilizandouma linguagem padronizada chamada EANCOM.Para mais informações sobre o EDI e as mensagens padronizadas EANCOM do Sistema GS1,acesse nosso site www.gs1brasil.org.br4.1.4. ImplantaçãoPara que o sucesso da fase de implantação seja alcançado de forma mais suave e rápida, as etapasanteriores devem ter sido realizadas de forma cuidadosa e detalhadas. Faça um check-list de todasas atividades antes da implantação.A. Check List para ImplantaçãoTarefas que devem ser efetuadas nesta etapa do projeto de automação:• Elaborar cronograma detalhado de atividades e investimentos para o controle das tarefas, prazose recursos;• As instalações físicas devem estar adaptadas (obras civis, elétricas etc.);• Os equipamentos, periféricos, softwares e processos deverão estar disponíveis, instalados etestados;• Os processos e procedimentos organizacionais devem estar reorganizados, documentados edeverão ser comunicados aos funcionários e parceiros comerciais;• Montar a base de dados de codificação interna dos produtos com código de barras;• Realizar testes integrados de todos os aplicativos simulando as operações do dia-a-dia, com oacompanhamento dos funcionários;• Treinar os funcionários de forma elaborada;• Identificar produtos que receberão codificação interna;• Efetuar inventário para obter a posição atual do estoque;• Etiquetar mercadorias;• Avisar os clientes e fornecedores sobre os novos procedimentos;• Incorporar os novos relatórios aos procedimentos gerenciais e operacionais do estabelecimento;• Providenciar insumos como fitas, formulários etc.;• Estabelecer métodos de diagnóstico e correção de problemas.
  • 13. Deve-se levar em conta a ordem de execução das tarefas, por exemplo: as mercadorias só podemser etiquetadas depois que o sistema estiver operando; os equipamentos devem estar disponíveis einstalados para o treinamento prático dos funcionários; o treinamento não deve ser finalizado commuita antecedência a da finalização do Projeto, pois todo o aprendizado corre o risco de seresquecido.A IMPLANTAÇÃO é uma atividade contínua e exige dedicação do varejista empreendedor. Asalterações necessárias ao acompanhamento da evolução da tecnologia, dos requisitos legais e dasatisfação do cliente devem ser constantes. Visualize sempre quais são seus objetivos e adapte-separa conquistá-los.9. Fatores Críticos de Sucesso na AutomaçãoExistem fatores determinantes em um Projeto de automação, que se não forem bem geridos podemser críticos e impedirem o sucesso da automação na loja.a) Solução mais adequada: Insistimos que é preciso atenção especial e dedicação em todo oProjeto de Automação para a escolha correta da solução de hardware, software e infra-estrutura.Uma escolha incorreta pode comprometer o investimento transformando-se em custo para ovarejista.b) Capacitação dos Usuários: Já dissemos sobre a necessidade de treinamento dos usuários queparticipam das atividades automatizadas. Reforçamos que não há como a automação funcionaradequadamente se os usuários não alimentarem os processos automatizados corretamente.c) Manutenção de Aplicativos e Equipamentos: Apesar do custo envolvido a manutenção éindispensável para o funcionamento dos equipamentos e software.d) Aspectos Culturais: A automação faz com que se altere fundamentalmente o "como as coisassão feitas". A adaptação a novas tarefas enfrenta resistências, sempre presentes e que nãopodem ser negligenciadas. Todas as resistências devem ser tratadas de forma a não prejudicar aautomação da loja. Existem várias formas de fazê-lo, por meio de motivação, realocação depessoal para outras atividades, integração das pessoas contrárias para participarem ativamente doProjeto de Automação etc.e) Tratamento das Informações: Há uma demanda por cadastros eficientes. Isso implica anecessidade de um rigoroso planejamento e administração desses cadastros - alinhamento dedados. Se os cadastros viabilizam os benefícios da automação, eles exigem, em compensação,uma férrea disciplina e tempo adicional das pessoas. Pode ocorrer, inicialmente, uma sobrecargade informações, dada a abundância de dados antes indisponíveis. Assim, é preciso repensar osrelatórios antigos e planejar seletivamente os novos, levando em conta conteúdo, formato eperiodicidade que os tornem eficazes, bem como sua tecnologia de apresentação (on line, batch,consulta etc.). Ainda em razão da nova carga de informações, é indispensável que estas sejamavaliadas discriminando-se o que é relevante do que é apenas interessante saber. Embora nãoseja o costume anterior, deve-se passar a empregar métodos de seleção do tipo "curva ABC",entre outros.Em resumo, a Automação Comercial exige investimentos que causam um profundo impacto nosprocessos da empresa e proporcionam benefícios concretos.
  • 14. CUSTOS BENEFÍCIOSXINVESTIMENTOS Equipamentos e softwares Redes de comunicação Lay-out e mobiliárioTREINAMENTO DE PESSOAL Na implantação De manutençãoPRODUTIVIDADE Mais vendas devido aos melhores serviçose comodidades oferecidas ao Consumidor. Redução de custos Eliminação de papelada.MANUTENÇÃO Equipamentos Aplicativos Cadastros e bancos de dadosQUALIDADE Melhoria no atendimento Redução de erros Aumento de segurançaIMPACTO CULTURAL Novos processos e tarefas Muito mais informação para sertratada e absorvida ResistênciasCOMUNICAÇÃO VISUAL Facilidade e atratividade para clientela Identidade corporativa moderna epersonalizadaCAPACITAÇÃO TÉCNICA Atualização permanente Manter equipe mínimaGESTÃO EFICAZ Facilidade para apuração de resultados Segurança e agilidade em inventários Eficiência na administração do fluxo de caixa5. Informações ImportantesA aplicação dos módulos e padrões, presentes neste Guia, é voluntária embora todo esforço possíveltenha sido feito para assegurar que as informações contidas estejam corretas, não é possívelprometer ou assegurar os resultados advindos da aplicação dele. Os participantes do Projeto decodificação e a GS1 Brasil não se responsabilizam por qualquer omissão ou erros eventualmentepresentes neste Guia.Informações mais detalhadas dos padrões do Sistema GS1 poderão ser obtidas no Manual doUsuário e no Encarte GS1-128.
  • 15. A GS1 Brasil dispõe de cursos regulares sobre automação do varejo em sua sede em São Paulo, efaz parcerias com Associações Regionais Supermercadistas e do Comércio para realizar cursos epalestras anualmente em todos os Estados do Brasil.6. Como Tornar-se um Associado GS1 Brasil?Para tornar-se um associado da GS1 Brasil e usuário do Sistema GS1, entre em contato pelo Centrode Serviços www.gs1brasil.org.br© 2009 - GS1 Brasil. Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem aprévia autorização da GS1 Brasil, Associação Brasileira de Automação.
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