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Gestão Documental – racionalidade e transparência administrativa

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Apresentação sobre Gestão Documental e que integra post:
Gestão Documental para racionalidade e transparência administrativa, cujo link é este: http://pensadosatinta.blogspot.com.br/2014/02/gestao-documental-para-racionalidade-e.html
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  • 1. Profª Drª Eliana Almeida de Souza Rezende Consultora em Gestão Documental e Memória Institucional
  • 2. a) Relação intrínseca com Planejamento Estratégico com vistas à racionalidade e transparência administrativa; b) Garantia de exercício de cidadania; c) Definida em Legislação Federal nº 8.159/91 d) Cumprimento da Lei de Acesso à Informação ;
  • 3. a) Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária a Instituição e aos cidadãos; b) Propiciar a guarda, o acesso e preservação dos documentos de caráter permanente; c) Assegurar a eliminação do que não tenha mais valor administrativo, fiscal e legal; d) Normatizar o uso adequado do gerenciamento eletrônico da informação. (Gestão Documental, da Informação e do Conhecimento, por Emeide Nóbrega Duarte outros, Estado da Paraíba)
  • 4. Desafio Atender às solicitações de forma eficiente e eficaz; Eliminar gastos desnecessários; Introduzir a cultura da gestão documental moderna; Racionalização de recursos humanos, tecnológicos e financeiros
  • 5. Plano Adoção de normas, procedimentos e técnicas de gestão arquivística documental Planejamento e introdução de uma informática aplicada
  • 6. Estabelecer diretrizes, normas e procedimentos com base na legislação vigente para as atividades que envolvam Gestão Arquivística de Documentos, articulando e orientando tecnicamente os setores e departamentos a como gerenciar seus acervos documentais e disponibilizar a informação contida nos mesmos
  • 7. Informação Suporte Documento
  • 8. Para que tais documentos cumpram sua função: quer social, administrativa, técnica, cultural, jurídica, artística eles necessitam estar acessíveis, organizados e preservados Co-responsabilidade no processo de recuperação da informação, em benefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e social, bem como do testemunho jurídico e histórico
  • 9. ConhecimentoInformação
  • 10. Conceito polissêmico Ela é o material de que é feito o conhecimento, após posicionamento crítico do indivíduo.
  • 11. A idéia de que todo esse patrimônio necessita ser cuidado é pertinente, mas nem por isso se deve partir do pressuposto de que tudo deva ser conservado, nem tão pouco, de eliminar É necessário fazer escolhas conscientes, baseadas em conhecimento aprofundado, para que os bens mais significativos possam ser preservados e valorizados
  • 12. Portanto, a informação é um recurso que não permite ser tratada com falta de profissionalismo, ela exige cuidado e conhecimento em seu trato, de forma a oferecer o máximo enquanto recurso de fomento à competitividade da organização frente ao mercado.
  • 13. Deve ser tratada como absolutamente fundamental no ambiente institucional e seu gerenciamento deve corresponder à todas as fases em que se divide a Gestão Documental, ou seja, da sua produção até sua destinação e guarda permanente.
  • 14. O conceito de gestão de documentos, compreende todos os procedimentos e operações técnicas das fases corrente e intermediária, isto é, desde a produção até a destinação final. Adoto este conceito de gestão arquivística dos documentos para diferenciar de outros sistemas de documentos que usualmente usam o termo gestão mas que não cumprem com todas as exigências arquivisticas.
  • 15. Um exemplo dessa situação ocorre na área de informática que passou a utilizar o termo gestão de documentos para alguns procedimentos de recuperação da informação de material digitalizado, implantação de protocolos informatizados e/ou para controle do armazenamento, não incorporando ao mesmo tempo o conceito de original para produção de documentos, Código de Classificação de Assuntos, Tabela de Temporalidade Documental, Avaliação e Destinação.
  • 16. Uma ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) não necessariamente atende a todos requisitos arquivísticos e jurídicos, se aproximando, na maioria das vezes, de uma aplicação de gestão de documentos e não de um sistema de gestão arquivística de documentos
  • 17.  A gestão de documentos originou-se a partir da impossibilidade de se lidar, nos “moldes tradicionais” até então, com as massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas administrações públicas americanas e canadenses  Assim, a partir das soluções apontadas por comissões governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos Estados Unidos e do Canadá, no final da década de 40 do século XX, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental, a saber: produção, utilização, conservação e destinação (incluída a avaliação por TTD) de documentos (Fonseca, 1998, p.38)
  • 18. A sua regulamentação no Brasil se deu pela Lei Federal n.º 8.159 de 1991, que a define da seguinte forma: “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimentos para guarda permanente”.
  • 19. Além disso, no art n° 8 foi reconhecido o conceito de ciclo vital, importante definição do valor dos documentos e da sua responsabilidade de guarda, incluindo sua organização, conservação e condições de acesso e uso O conceito de gestão de documentos e de ciclo vital, ao serem incorporados à legislação subsidiaram e possibilitaram a criação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade das atividades-meio da Administração Pública Federal
  • 20. Divisão de Gestão Documental Tecnologia da Informação Área Jurídica DIRETORIAS INSTITUIÇÃO Comunidade Setor Público Empresas Sociedade Entidades GERÊNCIAS Informação
  • 21. TECNOLOGIA ARQUIVAMENTO E CONSULTA PRESERVAÇÃO GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS PRODUÇÃO E TRÂMITE
  • 22. Arquivo Intermediário ARQUIVO GERAL Massa documental:50% Guarda: média 50 anos Acesso restrito ao setor de origem Avaliação Transferência Avaliação Recolhimento Arquivo Corrente SETOR PRODUTOR Massa documental:100% Guarda: média 5 anos Arquivo Permanente ARQUIVO GERAL Massa documental:10% Guarda: permanente Acesso Público
  • 23. As atividades de gestão não se restringem a evitar a produção de documentos desnecessários e a estabelecer depósitos intermediários para garantir a organização e a preservação dos documentos.
  • 24. A gestão abrange todas as operações referentes à produção (definição de suportes, estrutura do documento, incluindo código de classificação e assunto), à tramitação (protocolo), ao uso (consulta e empréstimo), à avaliação (aplicação da tabela de temporalidade e destinação) e ao arquivamento (guarda e armazenamento)
  • 25. Os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez necessária sua utilização, a localização é rápida, sem transtorno ou confusão, quando são conservados a um custo mínimo de espaço e/ou manutenção e quando nenhum documento é guardado por tempo maior ou menor do que o estabelecido em lei.
  • 26. Desenvolvimento e pesquisa de tecnologias que propiciem  Armazenamento;  Preservação;  Conservação;  Disponibilização de informação para usuários internos e/ou externos. Todas as tecnologias pensadas de acordo com Requisitos Funcionais propostos pelo CONARq e que tomam em consideração aspectos como sigilo, acesso e segurança
  • 27.  Política de Gestão Arquivística de Documentos;  Otimização no atendimento interno e/ou externo;  Redução de custos para a Instituição;  Envolvimento e comprometimento dos Setores e Departamentos;  Garantia ao direito de acesso à informação;  Garantia de transparência administrativa;  Planejamento e previsão de custos e definição de ações estratégicas.  Preservação da Memória Institucional
  • 28. Profª Drª Eliana Almeida de Souza Rezende Consultora em Gestão Documental & Memória Institucional http://pensadosatinta.blogspot.com.br/2014/02/gestao-documental- para-racionalidade-e.html
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