• 1. Sistema de Gerenciamento de Atividades e Projetos Elaborado por: FernandoSampaio, PMP, ITIL
  • 2. Compartilhar o conhecimento na ferramenta Redmine, que permite o controle e gestão deprojetos de forma simples e colaborativa. OBJETIVO
  • 3. > Web > MySQL > Rubyand Rails > Apache > Instalador BitNami RedmineStack (https://bitnami.com/stack/redmine) > OpenSource(www.redmine.org) PLATAFORMA
  • 4. > Gestão de Atividades deforma individualizada > Controle do tempo gasto em cadaatividade (Projeto x Recurso) > AgrupamentoControle deversõesmilestones > Relatório de Roadmap > Relatório noformato Gantt > Calendário deAtividades > Gestão de Documentos e arquivos relacionados ao projeto > Wiki porprojeto > Controle deacesso epermissão porperfil > Rastreabilidade de todas as atividades executadas pelos recursos do projeto > Notificações poremail > Fórum > Área de Notícias para notificações da equipe > Suporte para RSS- Feeds > Personalização e criação denovos campos de dados FUNCIONALIDADES
  • 5. Configurando ... Configurações Iniciais- Administração 1) Configuração de Usuários e Grupos 2) Perfil e Nível de Acesso 3) Tipos e Situação das Tarefas 4) Fluxo de Trabalho (WorkFlow) 5) Atividades de controle de tempo 6) Customização do Sistema 7) Autenticação / HTTPS 8) Configuração do Email-Notificações
  • 6. Criando o projeto ...
  • 7. Selecionando os módulos... > Você pode selecionar apenas os módulosque você deseja utilizar no seu projeto. > Vamos passar por cada um deles nos próximos slides.
  • 8. Selecionando as pessoas (membros) > Agora vamos selecionar as pessoas e qual será a funçãodelas no projeto. > Selecione a pessoa (1) e depois o papel (2), em seguida, pressione adicionar (3). 1 2 3
  • 9. Definindoversões / milestones (1) Indique o nomeda etapa/fase/milestone do seu projeto. 1 2 3 4 5 6 (2) Descreva o que essa etapa fará. (3) ASituação inicial é sempre aberta, se criar como Fechada, você não conseguirá abrirnenhuma tarefa para essa fase. (4) Você pode criar uma páginaWiki para descrever melhor o que essa fase fará. (5) Defina a data limite para alcançaressa fase/milestone ou mesmo meta. (6) Você pode compartilhar essa fase com outros projetos ou com a hierarquia do projeto. O sugerido pormim énão compartilhar, pois cadaprojeto tem suas metas definidas e com datas limites.
  • 10. Definindocategorias das tarefas Categorias auxiliam a definir melhor as atividades/tarefas. O uso podevariar de acordocom a natureza/objetivo do projeto. Veja que no projeto utilizado nessa apresentação, foram criadas as categorias ao ladopara facilitar o filtro e controle. Note que é possível definir um responsável porcada categoria.
  • 11. Definindopáginas Wiki > Uma WebWiki permite que os documentos sejam editados coletivamente com uma linguagem demarcaçãomuito simples e eficaz, através da utilização deum navegador web. > Na área de projetos, comosugestão, vocêpode utilizar para fazero registroperiódico do andamento do projeto, manterum registro de ocorrências para manterum diário de bordo, muito útil quando fechamos o projeto e analisamos as lições aprendidas.
  • 12. DefinindoumRepositório > Para projetos de desenvolvimento desoftware, vocêpodeutilizar alguns sistemas de versionamento, já integrados ao REDMINE, facilitando assim a análise das alterações.
  • 13. DefinindoFórumGrupo Discussão > No REDMINE vocêpodehabilitar o módulo deFórum, com isso é possível teruma interação maior com alguns usuários. Porexemplo,imagine quevocê tem uma versão nova lançada no mercado, seus usuários/clientes, poderiam interagir diretamente com oseu time de desenvolvimento ou suporte, mantendo assim uma base centralizada deinformações, reclamações,melhorias etc...
  • 14. DefinindoAtividadesRegistro hora > Por fim, vocêdeve selecionar quais Atividades serão permitidas para registro de horas gastas no projeto. > Vocêpodecriar várias Atividades no menu principal do REDMINE e utilizar apenas as que serão úteis emseu projeto. > IMPORTANTE definir aqui as atividades para quevocê possa extrair relatórios de desempenho no final dos períodos detrabalho.
  • 15. Vamos ver naprática como funciona ! > A ferramenta foi instalada na Cloud da AMAZON (AWS), mas a instalação foi feita via BITNAMI, já que utilizamos uma versão que já é disponibilizada para instalação de usuários finais, facilitando assim a utilização da ferramenta. http://ufscar-redmine.bitnamiapp.com/redmine/
  • 16. Tela de Boas Vindas > Assim que você estiver logado no sistema, você visualizará as últimas notícias relacionadas ao projeto (aqui vem novamente um pilar muito importante na área de Gerenciamento de Projetos = COMUNICAÇÃO). > Você visualizará também os últimos projetos criados, mas note que você visualizará apenas os projetos que esteja participando.
  • 17. Visão Geral do Projeto > Clicando sobre o link do projeto, você será direcionado para a página do mesmo. Veja no exemplo abaixo.
  • 18. Resumode Atividades > Aqui você pode visualizarrapidamente quem fez o que no projeto, como: > quais tarefas foram atualizadas, > edições no Wiki, > Atualizaçãode Documentos etc...
  • 19. Planejamento Roadmap > Aqui você pode visualizar quais são astarefas realizadas e a serem realizadas em cada faseversão definida para o projeto:
  • 20. Consultando as Tarefas > No linkTarefas, você visualizaráas atividades que estão abertas no seu projeto. Você pode alterar as colunasque estão dispostas nessa tela, para isso, vá até o menu principal > Configurações > Tarefas > Você pode fazer diversos filtros e exportar para CSV ou PDF
  • 21. Criando Tarefas > Veja abaixocomo é simples criar uma tarefa. > Lembre-se que você pode customizar essa tela, criando novos campos.
  • 22. Gráfico de Gantt > Veja abaixoa visualizaçãodo gráfico e note que é possível gerar uma imagem PNG ou um arquivo PDF para encaminharpara outras pessoas.
  • 23. Calendáriodo Projeto > O calendário auxiliana visualizaçãode quais atividades e milestones estão planejadaspara o dia ou semana. DICA: Você pode customizar a sua página pessoal no REDMINE para exibir o seu calendáriocom todas as suas tarefas dos projetos em que você atua.
  • 24. Comunicação com o time > Nesse área você pode se comunicar com o time, veiculando notícias importantes sobre o seu projeto ou área em que o projeto atuará,dessa forma, o time ficaalinhado sobre o que está acontecendo no projeto.
  • 25. Gestão de Documentos > Nessaárea você pode organizar por categoria de documento, todas os registros importantes para o projeto. Veja que você pode criar novos tipos de documentos no menu principal do REDMINE > Administração > Tipos & Categorias
  • 26. Gestão de Informações - WIKI > Outra parte muito importante do REDMINE naminha opinião é a possibilidade de criar páginasWIKI, essa funcionalidade permite o registro diário ou periódico das informações do projeto, o que auxiliamuito a comunicação e colaboração do time no projeto.
  • 27. Interação – Fórum > A utilização de Fórum pode agregar muito em determinados projetos, já que pode dinamizar a comunicação e colaboração do time, permitindo assim o registro das idéias, sugestões e demais informações.
  • 28. Gestão de Arquivos > Utilize essa área para registrar arquivos relevantes no projeto, mas que não estejam ligados aos documentos gerenciais do projeto. > Por exemplo, você pode utilizar para subir diversos fotos tiradas durante o mapeamento de um processo. Os arquivos podem ser referenciados em tarefas e páginasWIKI.
  • 29. Exemplo de Relatórios > Com os dados gerados no sistema, é possível extrair os dados no formato CSV e as métricas podem ser geradas de acordo com a necessidade do clienteou definidas em contrato de ANS(Acordo de Nível de Serviço) 679.00 394.10 365.40 337.09 318.60 284.15 0 0 0 0 0 0 0.00 100.00 200.00 300.00 400.00 500.00 600.00 700.00 800.00 Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Horasapontadas Meses 11 105 27 16 25 3 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 Relação por tipo de atendimentos
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    Gestão de Projetos com Redmine

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    Conheça a ferramenta Redmine, que além de ser freeware, pode ser uma ótima opção para você fazer a gestão de projetos.

    Com essa ferramenta você vai conseguir fazer a gestão das atividades, recursos, tempo gasto, documentação do projeto, histórico e melhorar a comunicação com a equipe. Com ela você pode inclusive gerar um gráfico de Gantt e enviar para o seu cliente ou parceiro.

    É possível também fazer o controle das atividades elencando a precedência entre as atividades, indicando um lag entre as atividades. Muito boa e eficiente, além de ser muito estável e simples de configurar.

    Um outro ponto interessante da ferramenta é a possibilidade de customizar e criar novos campos sem a necessidade de codificar ou compilar novamente, basta criar o campo e indicar se ele vai ficar disponível ou não em seu projeto!
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    • 1. Sistema de Gerenciamento de Atividades e Projetos Elaborado por: FernandoSampaio, PMP, ITIL
  • 2. Compartilhar o conhecimento na ferramenta Redmine, que permite o controle e gestão deprojetos de forma simples e colaborativa. OBJETIVO
  • 3. > Web > MySQL > Rubyand Rails > Apache > Instalador BitNami RedmineStack (https://bitnami.com/stack/redmine) > OpenSource(www.redmine.org) PLATAFORMA
  • 4. > Gestão de Atividades deforma individualizada > Controle do tempo gasto em cadaatividade (Projeto x Recurso) > AgrupamentoControle deversõesmilestones > Relatório de Roadmap > Relatório noformato Gantt > Calendário deAtividades > Gestão de Documentos e arquivos relacionados ao projeto > Wiki porprojeto > Controle deacesso epermissão porperfil > Rastreabilidade de todas as atividades executadas pelos recursos do projeto > Notificações poremail > Fórum > Área de Notícias para notificações da equipe > Suporte para RSS- Feeds > Personalização e criação denovos campos de dados FUNCIONALIDADES
  • 5. Configurando ... Configurações Iniciais- Administração 1) Configuração de Usuários e Grupos 2) Perfil e Nível de Acesso 3) Tipos e Situação das Tarefas 4) Fluxo de Trabalho (WorkFlow) 5) Atividades de controle de tempo 6) Customização do Sistema 7) Autenticação / HTTPS 8) Configuração do Email-Notificações
  • 6. Criando o projeto ...
  • 7. Selecionando os módulos... > Você pode selecionar apenas os módulosque você deseja utilizar no seu projeto. > Vamos passar por cada um deles nos próximos slides.
  • 8. Selecionando as pessoas (membros) > Agora vamos selecionar as pessoas e qual será a funçãodelas no projeto. > Selecione a pessoa (1) e depois o papel (2), em seguida, pressione adicionar (3). 1 2 3
  • 9. Definindoversões / milestones (1) Indique o nomeda etapa/fase/milestone do seu projeto. 1 2 3 4 5 6 (2) Descreva o que essa etapa fará. (3) ASituação inicial é sempre aberta, se criar como Fechada, você não conseguirá abrirnenhuma tarefa para essa fase. (4) Você pode criar uma páginaWiki para descrever melhor o que essa fase fará. (5) Defina a data limite para alcançaressa fase/milestone ou mesmo meta. (6) Você pode compartilhar essa fase com outros projetos ou com a hierarquia do projeto. O sugerido pormim énão compartilhar, pois cadaprojeto tem suas metas definidas e com datas limites.
  • 10. Definindocategorias das tarefas Categorias auxiliam a definir melhor as atividades/tarefas. O uso podevariar de acordocom a natureza/objetivo do projeto. Veja que no projeto utilizado nessa apresentação, foram criadas as categorias ao ladopara facilitar o filtro e controle. Note que é possível definir um responsável porcada categoria.
  • 11. Definindopáginas Wiki > Uma WebWiki permite que os documentos sejam editados coletivamente com uma linguagem demarcaçãomuito simples e eficaz, através da utilização deum navegador web. > Na área de projetos, comosugestão, vocêpode utilizar para fazero registroperiódico do andamento do projeto, manterum registro de ocorrências para manterum diário de bordo, muito útil quando fechamos o projeto e analisamos as lições aprendidas.
  • 12. DefinindoumRepositório > Para projetos de desenvolvimento desoftware, vocêpodeutilizar alguns sistemas de versionamento, já integrados ao REDMINE, facilitando assim a análise das alterações.
  • 13. DefinindoFórumGrupo Discussão > No REDMINE vocêpodehabilitar o módulo deFórum, com isso é possível teruma interação maior com alguns usuários. Porexemplo,imagine quevocê tem uma versão nova lançada no mercado, seus usuários/clientes, poderiam interagir diretamente com oseu time de desenvolvimento ou suporte, mantendo assim uma base centralizada deinformações, reclamações,melhorias etc...
  • 14. DefinindoAtividadesRegistro hora > Por fim, vocêdeve selecionar quais Atividades serão permitidas para registro de horas gastas no projeto. > Vocêpodecriar várias Atividades no menu principal do REDMINE e utilizar apenas as que serão úteis emseu projeto. > IMPORTANTE definir aqui as atividades para quevocê possa extrair relatórios de desempenho no final dos períodos detrabalho.
  • 15. Vamos ver naprática como funciona ! > A ferramenta foi instalada na Cloud da AMAZON (AWS), mas a instalação foi feita via BITNAMI, já que utilizamos uma versão que já é disponibilizada para instalação de usuários finais, facilitando assim a utilização da ferramenta. http://ufscar-redmine.bitnamiapp.com/redmine/
  • 16. Tela de Boas Vindas > Assim que você estiver logado no sistema, você visualizará as últimas notícias relacionadas ao projeto (aqui vem novamente um pilar muito importante na área de Gerenciamento de Projetos = COMUNICAÇÃO). > Você visualizará também os últimos projetos criados, mas note que você visualizará apenas os projetos que esteja participando.
  • 17. Visão Geral do Projeto > Clicando sobre o link do projeto, você será direcionado para a página do mesmo. Veja no exemplo abaixo.
  • 18. Resumode Atividades > Aqui você pode visualizarrapidamente quem fez o que no projeto, como: > quais tarefas foram atualizadas, > edições no Wiki, > Atualizaçãode Documentos etc...
  • 19. Planejamento Roadmap > Aqui você pode visualizar quais são astarefas realizadas e a serem realizadas em cada faseversão definida para o projeto:
  • 20. Consultando as Tarefas > No linkTarefas, você visualizaráas atividades que estão abertas no seu projeto. Você pode alterar as colunasque estão dispostas nessa tela, para isso, vá até o menu principal > Configurações > Tarefas > Você pode fazer diversos filtros e exportar para CSV ou PDF
  • 21. Criando Tarefas > Veja abaixocomo é simples criar uma tarefa. > Lembre-se que você pode customizar essa tela, criando novos campos.
  • 22. Gráfico de Gantt > Veja abaixoa visualizaçãodo gráfico e note que é possível gerar uma imagem PNG ou um arquivo PDF para encaminharpara outras pessoas.
  • 23. Calendáriodo Projeto > O calendário auxiliana visualizaçãode quais atividades e milestones estão planejadaspara o dia ou semana. DICA: Você pode customizar a sua página pessoal no REDMINE para exibir o seu calendáriocom todas as suas tarefas dos projetos em que você atua.
  • 24. Comunicação com o time > Nesse área você pode se comunicar com o time, veiculando notícias importantes sobre o seu projeto ou área em que o projeto atuará,dessa forma, o time ficaalinhado sobre o que está acontecendo no projeto.
  • 25. Gestão de Documentos > Nessaárea você pode organizar por categoria de documento, todas os registros importantes para o projeto. Veja que você pode criar novos tipos de documentos no menu principal do REDMINE > Administração > Tipos & Categorias
  • 26. Gestão de Informações - WIKI > Outra parte muito importante do REDMINE naminha opinião é a possibilidade de criar páginasWIKI, essa funcionalidade permite o registro diário ou periódico das informações do projeto, o que auxiliamuito a comunicação e colaboração do time no projeto.
  • 27. Interação – Fórum > A utilização de Fórum pode agregar muito em determinados projetos, já que pode dinamizar a comunicação e colaboração do time, permitindo assim o registro das idéias, sugestões e demais informações.
  • 28. Gestão de Arquivos > Utilize essa área para registrar arquivos relevantes no projeto, mas que não estejam ligados aos documentos gerenciais do projeto. > Por exemplo, você pode utilizar para subir diversos fotos tiradas durante o mapeamento de um processo. Os arquivos podem ser referenciados em tarefas e páginasWIKI.
  • 29. Exemplo de Relatórios > Com os dados gerados no sistema, é possível extrair os dados no formato CSV e as métricas podem ser geradas de acordo com a necessidade do clienteou definidas em contrato de ANS(Acordo de Nível de Serviço) 679.00 394.10 365.40 337.09 318.60 284.15 0 0 0 0 0 0 0.00 100.00 200.00 300.00 400.00 500.00 600.00 700.00 800.00 Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Horasapontadas Meses 11 105 27 16 25 3 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 Relação por tipo de atendimentos
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